工程管理を適切におこなうにためには、工程表は欠かせません。
費用を抑えるためにエクセルを利用して、工程表の作成を考えている工務店もいるでしょう。
しかし、エクセルを使って工程表を一から作るのは簡単ではありません。
簡単にエクセルで工程表を作成するためのツールとしておすすめなのが「無料テンプレート」です。
今回は、エクセルで工程表作成するときのコツと、テンプレートを使用する際の注意点、おすすめの無料テンプレートを紹介します。
詳細は各社のホームページをご確認ください。
目次
エクセルで工程表を作成するメリット
エクセルで工程表を作成するメリットは、以下の3点です。
上記のメリットに魅力を感じる場合は、エクセルで工程表を作成するのがおすすめです。
システムを導入するコストがかからない
エクセルを使った工程表作成の大きなメリットは初期費用を抑えられる点で、新しいシステムや専用ソフトを購入する必要がありません。
特に、潤沢な資金がない中小企業では経費を抑えることが重要であるため、既存のツールを活用できるエクセルは非常に便利です。
また、初期費用がかからないため、試験的に運用を始めやすい利点もあります。
誰でも簡単に操作できる
誰でも簡単に操作できる点も、エクセルで工程表を作成するメリットです。
エクセルは多くの人が一度は使ったことのあるツールで、新しい操作を覚える必要がほとんどありません。
基本的なエクセルの操作だけで工程表を作成できるため、特別なスキルが求められず、作成に手間がかからない点が魅力です。
また、初心者向けのガイドやテンプレートも豊富にあり、工程表の作成が初めてでもスムーズに作成できます。
工程表の編集や更新も簡単で直感的に操作できるため、作業効率が向上してミスも減らせます。
社内での情報共有がしやすい
エクセルファイルは、メール添付やクラウドサービスを通じて簡単に共有できる点がメリットです。
特に、クラウドストレージを活用すれば、リアルタイムでの編集や確認も可能になります。
リアルタイムの編集・確認ができれば、チーム内のコミュニケーションがスムーズになり、最新の情報を誰でも把握しやすくなります。
また、エクセルのファイル形式は広く普及しているため、他のソフトウェアでも開ける互換性がある点もメリットです。
エクセルで工程表を作成するデメリット
エクセルで工程表を作成するデメリットは、主に以下の3つです。
上記のデメリットを懸念する場合は、工程管理システムなどを導入するのがおすすめです。
社外との情報共有はしづらい
エクセルで作成した工程表は、社外で共有しづらい点がデメリットです。
特に、メールで送付する場合、ファイルの互換性が問題になるケースがあります。
例えば、エクセルに互換性があったとしても、異なるソフトウェアで開くとレイアウトが崩れる可能性があります。
また、工程表で管理している項目が多くファイルサイズが大きい場合、送付やダウンロードに時間がかかるケースも多いです。
さらに、セキュリティ面での懸念もあり、メールで添付して送付する場合は情報漏洩のリスクがあるため、暗号化やパスワード設定が必要です。
上記のような手間が、社外とのスムーズな情報共有を妨げる要因となります。
人為的ミスが起きやすい
エクセルは手動入力が中心となるため、人為的なミスが発生しやすい点がデメリットです。
特に、複雑な工程表では数値の入力ミス・セルの配置ミスが起こりがちです。
ミスを防ぐためには作成後の確認作業が必要ですが、その分のリソース・時間が余計にかかってしまいます。
また、数式やリンク設定が間違っていると、工程表に連動するデータにも影響が及ぶことも難点です。
上記のようなミスが頻発すると工程管理の信頼性が低下し、関係先とのトラブルの原因になるケースがあります。
工程管理しかできない
エクセルは工程管理しかできない点もデメリットです。
例えば、プロジェクト全体の進捗状況を可視化したり、リソース管理を行ったりするにはエクセルだけだと限界があります。
また、複雑なデータを扱う場合はマクロやVBAなどのスキルが必要となり、エクセルに詳しくない従業員にはハードルが高いです。
また、工程表以外のデータを連携させる際には、手作業でのデータ移行が必要で手間がかかります。
上記の要因から、工程表作成だけでなく統合的なプロジェクト管理を行う場合には工程管理システムなどの専用ソフトの方が適しています。
エクセル工程表テンプレートのメリット
無料エクセルテンプレートを利用して、工程表を作るメリットを紹介します。
工程表作成の手間を削減
無料工程表テンプレートを使えば、1から工程表を作る手間を省けます。
工程表を1から作る作業は、慣れていない人には大変な負担になるため、テンプレートを使った方が早く正確に工程表を作れるでしょう。
コストを削減
エクセルを使用している工務店は多いため、特別なツールを使わずに工程管理を始められる点もメリットです。
無料テンプレートを利用すれば、無料で工程を管理できます。
属人化の防止
無料テンプレートは、項目に必要な作業や人員、日付を入力するだけで工程表が完成します。
複雑な操作が必要ないため、エクセルの扱いが得意な人に作業が属人化しません。
作業効率化を妨げる属人化をさせないことで、より効率的に工程表の管理をおこなえます。
エクセルで工程表を作るコツ
ここでは、エクセルで工程表を作る際に押さえておきたいコツについて解説します。
ガントチャート工程表を作成
工程表の種類は多岐に渡ります。
エクセルで工程表を作成する場合、建設業界では「ガントチャート工程表」を使用するのが一般的です。
ガンチャート工程表とは、縦軸に作業名を記載し、横軸に進捗率を記載している工程表です。
作業が進むと横軸の進捗率に書き加える仕組みになっているため、一目で直感的に進捗状況を把握できます。
また、ガンチャート工程表は簡単に作成できるため、忙しい現場担当者の方でも作業の合間などにも作成が可能です。
ただしガンチャート工程表は、タスク間の関連性がわかりにくくなっており注意しましょう。
テンプレートを使用
工程表を一から作成するのは意外と手間がかかります。
自社での対応が難しいと感じた場合は、インターネット上でダウンロードできるテンプレートを利用するのがおすすめです。
テンプレートには無料のものもあり、バリエーションも豊富なため、手間もお金もかけることなく自社に適した工程表を作成できます。
おすすめは、エニワン株式会社が提供している無料テンプレートです。
エニワン株式会社の無料テンプレートは、工程表を合わせて下記4つのテンプレートが含まれています。
- 見積り書
- 工事請負書
- 工程表
- 工事台帳
テンプレートをアレンジ
テンプレートが自社の業務内容に適していない場合、テンプレートをベースにアレンジすることも可能です。
関数やマクロを用いれば、自社オリジナルの工程表を作成できます。
しかし、関数やマクロを使いこなすには知識が必要で、誰でもできることではありません。
エクセルでガントチャート工程表を作成する手順
エクセルでガントチャート工程表を作成する手順は、以下のとおりです。
上記の手順を参考に、自社の状況にあわせたガントチャート工程表を作成しましょう。
①日付を設定する
まずは、工程表の横軸に日付を設定しましょう。
プロジェクトの開始日から終了日までを見やすく記載するのがコツで、例えば、1列に1日分を入力すると進捗が詳細にわかります。
また、休日や祝日をあらかじめ色づけしてマークしておくと、作業計画を立てやすくなります。
さらに、フォーマットを「日付」の形式にしておけば、数値を入力するだけで自動的に日付形式で記載されます。
②列幅とウィンドウ枠を固定してずれないようにする
日付を設定した後は、列幅を調整して見やすいレイアウトに整えます。
1列の幅は均等に設定し、全体がすっきり見えるようにしましょう。
また、ウィンドウ枠を固定すれば、スクロールしても作業名や担当者が表示されたままになります。
ウィンドウ枠を固定すると、「どのタスクがどの日付に該当するのか」が一目でわかるのがメリットです。
ウィンドウ枠の固定は、画面上部の「表示」タブから「ウィンドウ枠の固定」を選択して行います。
③縦軸に作業・担当者を入力して工期部分に色を付ける
縦軸には具体的な作業内容と担当者名を入力し、「誰がどの作業を担当しているのか」を明確に示しましょう。
その後、工期部分に色を付けてガントチャート形式の工程表を完成させます。
例えば、作業開始日から終了日までのセルに色を塗りつぶし、工期を視覚的に表現しましょう。
「完了したタスクには緑」「未完了のタスクには黄色」など色分けを活用すれば、進捗状況や優先度も示せます。
【無料で使える】工程表のエクセルテンプレート9選
ここでは、無料で利用できるエクセル工程表を8つ紹介します。
前半の7つは建設業界専用の工程表で、残りの2つは建設業界専用ではありませんが、建設業界でも使いやすい形の工程表です。
工程表作成業務を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。
エニワン株式会社
エニワン株式会社が提供している工程表のテンプレートは、工程項目と日付を選ぶだけで、下記を自動セットしてくれるため簡単に工程表を作成できます。
- 日付
- 曜日
- 定休日
工務店向け業務効率化ソフトAnyONEを手がけるエニワン株式会社は、これまで工務店向けの業務システムを長年にわたって開発してきました。
そのため、工務店のニーズをしっかりと汲み取ったテンプレートを用意しています。
ちなみに、工事請負契約書、工事台帳、見積り表のテンプレートも同時にダウンロードできるため、こちらも利用してください。
アイピア
建設業向けの業務管理システムを開発しているアイピアのホームページでも、工程表の無料テンプレートがダウンロードできます。
1〜6ヶ月の期間別テンプレートと、2週間の短期工程表、またタイムスケジュール表もダウンロード可能です。
建設業界専用のテンプレートのため記載項目も充実しており、工程を細かく設定できる便利な工程表です。
テンプレートBANK
テンプレートBANKでも、建設業で利用できる工程表テンプレートが公開されています。
1〜3ヶ月のバーチャート工程表が3種類用意されており、進捗管理に便利です。
ファイル形式はエクセルで、セルごとに進捗を入力できるよう設定されているため、工程を入力すればすぐにテンプレートを利用できます。
bizocean
トライベック株式会社が運営するビジネス情報サイト「bizocean」が提供する「工程管理表 スケジュール管理表」は、「〇」「×」「未定」のいずれかを入力するだけの簡単操作が特徴のテンプレートです。
工程表の作成にかかる時間を削減できるため、業務効率化も測ることができるでしょう。
他にも、スケジュール表やカレンダーなどのテンプレートも利用可能です。
bizroute（週間工程表）
株式会社エクシアが運営するビジネス支援するWebメディア「bizroute」は、1週間のみのタスク管理がおこなえる、ガントチャートのテンプレートを提供しています。
進捗状況を表す矢印などは手動で設定する必要がありますが、日付や曜日は工程を設定すれば自動的に反映されます。
また、テンプレートの項目は「タスク」のみとなっているため、必要に応じて項目を追加しましょう。
非常にシンプルな作りの工程表なため、アレンジを加えやすいです。
Excel Pro 工程表
システムワタナベが提供する「Excel Pro 工程表」は、1ヵ月、3ヵ月、6ヵ月、12ヵ月単位の工程表作成に対応しています。
工程の開始日と終了日を入力することで、ガンチャートが自動的に表示される仕組みです。また、工程表上には、予定と実際の工程の入力・表示ができます。
ただし、Mac用のエクセルでは使用できないので注意してください。ちなみに、こちらは無料版以外にも、有料の正規版もあります。
Hotateの苦悩
株式会社POPLEAF（ポップリーフ）の代表が運営する「Hotateの苦悩」のテンプレートは、工程の開始日の他に非稼働日の設定がおこなえます。
シートに工程開始日を入力するとカレンダーになるため、非稼動日を入力するだけです。
また、エクセルのA〜C列はそれぞれ「プロジェクト」「テーマ」「タスク」となっているため、該当箇所にタイトルを入力するとカレンダーに反映されます。
ただし、数年以上更新されていないサイトのため、利用には注意が必要です
Microsoft プロジェクトスケジュール
Microsoft プロジェクトスケジュールは、その名の通りMicrosoft社が提供している工程表テンプレートです。
プロジェクトのスケジュール確認・進捗状況確認が一目でわかる管理表のため、工事現場においても使い勝手抜群です。
スケジュール設定をすれば日付が自動で入力される仕組みで、プロジェクトや作業内容に応じて行を自由に追加することもできます。
なんといっても、Microsoft社が提供しているという安心感が大きな特徴です。
無料工程表テンプレートを使用する注意点
工程表のテンプレートは非常に便利なものですが、使用の際は次の4つのことに注意する必要があります。
信頼できるテンプレートを使用
インターネット上には、企業が作成し提供しているテンプレートから、個人が提供しているテンプレートまで、さまざまです。
しかし、安心感という点では、企業が作成しているテンプレートの方が優れています。
個人が提供しているテンプレートの方が、法改正や建設業界のルールに適応していない可能性が高いです。
特別な理由がなければ、企業が作成しているテンプレートを利用することをおすすめします。
必要項目の抜け漏れの確認
エクセルテンプレートを使用する際は、テンプレートを適宜アレンジして使いましょう。
インターネットで公開されているテンプレートは汎用的なものが多く、それぞれの工務店や工事に特化したものではありません。
そのため、利用時には項目などを確認し、記載すべき事項が抜けている場合はセルを追加して必要情報を追加してから利用し始めましょう。
テンプレートのアレンジ方法の共有
テンプレートをアレンジした場合「テンプレートをアレンジ担当者が退職してしまい、メンテナンスができない」といった業務の属人化が起きてしまう可能性があります。
テンプレートのアレンジ方法・メンテナンス方法を特定の担当者しか把握していない状態だと、業務の引き継ぎも難しいです。
テンプレートをアレンジする際は、作成方法・メンテナンスのマニュアルを同時に作成するなど工夫が必要です。
また、担当者を1人に絞らず複数人を担当者とすることで、業務の属人化を防止できます。
PCの種類・OSの確認
無料テンプレートを利用する場合、PCの種類とOSに注意しなければなりません。
テンプレートによっては、下記のような事態になることも考えられます。
- MacのPCではファイルが開かない
- OSに対応していない
テンプレートを利用する前に使用しているPC・OSに対応しているのか、確認するようにしてください。
無料工程表テンプレートに限界を感じた場合の対処法
エクセルで無料テンプレートを使えば、確かに簡単に工程表を作れます。
しかしエクセルは表管理ソフトであり、工程管理に特化したソフトではありません。
修正作業に時間がかかってしまったり、工程表に組まれたマクロや関数を壊してしまうリスクもあるでしょう。
工程管理を徹底的に効率化したいなら、工務店向け業務効率化ソフトによる工程管理がおすすめです。
工程管理ソフトを使えば、工程表をワンタッチで作成でき、また修正作業も思いのまま。
おすすめの工程管理ソフトはこちらで紹介しています。
工程表のエクセルテンプレートのよくある質問
最後に、工程表のエクセルテンプレートに関するよくある質問を回答します。
疑問を解消するためにも、ぜひチェックしてください。
無料のテンプレートをカスタマイズできる？
Excelテンプレートは自由にカスタマイズ可能です。
作業項目やデザインを調整して、自社のニーズに合わせましょう。
どの形式の工程表を選べばいい？
プロジェクトの規模や目的によって、利用すべき形式は異なります。
短期プロジェクトにはグラフ式やカレンダー形式、大規模プロジェクトにはネットワーク工程表や曲線式がおすすめです。
まとめ
今回は、エクセルで工程表を作成する際のコツや工程表テンプレートを使用する際の注意点、さらには、無料で利用できるおすすめのテンプレートについて解説しました。
工程表作成を一から行うのは手間がかかるため、テンプレートの利用がおすすめです。工務店向けのテンプレートもあるため、業務内容に応じてアレンジするなどしてみてください。
工程表作成以外の業務も効率化したい方には、業務効率化ソフトの導入がおすすめです。
