アイピアは工務店・リフォーム会社のために作られた業務管理システムで、顧客管理から営業・工程進捗管理、アフターフォローまで、さまざまな業務に対応しています。
本記事では、業務の効率化に役立つ『アイピア』の機能や口コミ、助成金を活用してお得に導入する方法を解説します。
目次
アイピアとは？
アイピアとは、建築業向け業務管理システムです。
顧客情報や案件の進捗、見積り書や原価管理、入金・支払管理、アフターフォローまで、会社全体で情報管理ができます。
見積りをベースに原価計算から発注まで処理できるため、業務時間が短縮され入力・発注漏れなどのミスを削減することが可能です。
また、優れた操作性のため、ITに慣れていない方でもスムーズ使用することができるでしょう。
株式会社アイピアの会社概要
業務管理システム『アイピア』の開発・販売・サポートを行っている株式会社アイピアは、2018年に創業しました。
会社概要は下記の通りです。
| 社名 | 株式会社アイピア |
| 連絡先 | TEL 078-335-8975 |
| 設立 | 2018年1月5日 |
| 代表取締役 | 森 輝三章 |
| 本社所在地 | 〒650-0031 兵庫県神戸市中央区東町123-1 貿易ビル910-4 |
| 業務内容 | 業務管理システム「アイピア」の開発・販売・サポート 建築業向けメディア「AIPPEAR NET(アイピアネット)」運営 その他ITシステムの請負開発 ITコンサルティング |
| 資本金 | 1,000万円 |
アイピアのサービス
アイピアのサービスを下記の用途別に解説します。
顧客管理
- 顧客情報の集約
- 問い合わせ管理
- 過去案件の紐付け
- 外部アクセス
顧客に関するすべての情報がアイピアに集約されます。
名前や住所だけでなく、問い合わせ履歴、過去の案件内容などアフターフォローに必要な情報まで登録可能です。
アイピアだけで情報管理が完結するため「欲しい情報の保存場所が分からない」ということがなくなります。
また、従業員であれば誰でも顧客情報にアクセスできるため、急な引き続きや顧客からの問い合わせに対しても、バタつくことなくスムーズな対応が可能になるでしょう。
見積り書作成・管理
- 5階層の見積書に対応
- 見積書テンプレートの利用
- オリジナル帳票の作成（オプション）
- 過去見積もりの取り込み
- 見積もりの検索
- エクセルの見積もりをコピー＆ペースト
- 外出先からの見積もり確認
アイピアでの見積り書作成は、エクセルに似た操作性で行えます。
普段からエクセルを活用している方は、使い方に戸惑うことはないでしょう。
5階層にまで対応しており、工事規模の小さなものから大規模工事まで幅広い工事現場に対応しています。
さらに、見積書のテンプレートは縦型・横型が選べるため、自社の既存書式と似た感覚で作成可能です。
過去の見積もりの取り込みや案件の検索も可能なため、見積もり作成時に過去データを参照し、大幅に作成時間を短縮できます。
営業進捗管理
- 顧客との打ち合わせ内容の記録
- 見積もり提出日や着工日の記録
- 次回アポの予定日管理
日々の顧客との打ち合わせ内容を記録することも可能です。
また見積り提出日や着工日など案件ごとのイベントも登録できるため、スケジュール管理も容易となります。
経営者は、アイピアに情報が登録されると、案件ごとの進捗をリアルタイムで確認することが可能です。
原価・発注管理
- 見積り・実行予算を作成していない案件の発注書作成
- 発注フローの管理
- 見積り原価を元にした発注書の作成
- 発注・請求・支払一覧の可視化
原価情報のベースは見積り書です。
一度見積り書を作成すれば、原価情報の作成から発注までワンクリックで処理されます。
そのため、同じ内容を再度入力する必要がなく、入力ミスや漏れがなくなり、作業時間短縮による業務の効率化が可能です。
工事中の追加工事も、原価情報へ簡単に反映できます。
粗利をリアルタイムで把握できるため「竣工後に、実は原価割れしていた」という事態を防げるでしょう。
請求管理
- 下請け業者の請求対応
- 発注情報を元にした請求管理
アイピアの請求管理は、発注情報を元にして実施されます。
そのため二重に情報を打ち込む手間はなく、発注情報との誤差が生じません。
請求書も請求情報から処理できるため、事務作業が効率化します。
入金管理
- 案件ごとの請求予定と入金予定の管理
- キーワード検索
- 情報共有
アイピアの入金管理は、案件ごとに請求予定・入金予定を管理でき、またその情報をキーワードなどで検索できます。
また、経理担当者が銀行からのデータを取り込み処理を完了させれば、入金情報が速やかに社員に共有され、メールや電話で営業担当に入金報告をする必要はありません。
実際に銀行口座へ入金された額との突き合わせも効率化するため、事務部門の処理も効率化するでしょう。
工程管理
- 工程表の作成
- 各工程の工程表を現場ごとに表示
- 取引業者の絞り込み
- 工程表の共有
工程進捗管理に必須の工程表も、簡単な操作で作成できます。
また、一度作成したあとで「工事の順番」「工期の変更」などが変更ができるため、誰でも使いやすく、見やすい工程表を作ることが可能です。
さらに、工程表を取引業者で絞り込むことができ、業者の空いている日程を確認して、スムーズに工事進行ができるように調整できます。
書類管理
- Googleドライブとの連携で画像や資料を管理
- 画像や資料の共有
アイピアはGoogleドライブとの連携機能を搭載しており、資料や画像を簡単に共有できます。
出先で画像や資料を共有したり、編集したりできるため、資料共有の手間を減らせます。
帳票作成
- ワンクリックでの帳票作成
アイピアでは、当月の売り上げ一覧や入金予定一覧など、数十種類の帳票を作成できます。
エクセルを開いて分析作業を実施する手間はなく、ワンクリックで帳票を出力・共有が可能です。
現場日報管理
- 担当者による日報提出
- 現場監督者による代理入力
- 作業時間を現場経費に自動計上
現場日報管理では、担当者が日報を作成する手間を削減する機能です。
担当者はもちろん、現場監督がまとめて日報を作成、提出できます。
さらに、作業時間は自動集計されて現場に計上できる機能も搭載されており、経費計算も効率化します。
物件管理
- 施主の物件一覧の作成
- 物件情報と工事履歴、案件の紐付け
- 原状回復工事やリフォーム工事の管理
アイピアは施主の所有物件を一覧化し、物件の情報を把握、案件と連携させることができます。
さらに、物件と工事履歴を連携する機能も搭載しているため、オーナーからの原状回復工事やリフォーム依頼の管理も効率化します。
アフターフォロー
- 設備機器の情報登録
- アフター管理
取り付けた設備機器の情報を登録しておくことで、アフターフォローに役立てられます。
仮にリコールが発生しても、メーカーや設備機器、型番などで検索可能なため、該当する顧客に対してすぐ連絡が取れます。
その他
アイピアに搭載されているその他の機能をまとめます。
- 勤怠管理
- KPI機能
- 労務管理
- 集計
- スクリーニング
- RFM分析
- 在庫管理
アイピアは基本的な施工管理に役立つ機能以外に、人事部門や財務部門で活用できる機能を搭載しています。
また、経営に欠かせないKPIの設計なども可能であるため、現場のスタッフだけでなく経営者層にも役立つシステムです。
アイピアの特徴
アイピアの特徴は下記の4つです。
- IT補助金の活用
- クラウドツール
- エクセルコピー機能
- 安心のサポート体制
IT補助金の活用
アイピアはIT導入補助金2024対象ツールに認定されています。
IT導入補助金2024対象ツールに認定されると、ITツールを導入する際に導入費用の最大80％までが補助されるため、お得に導入できます。
公式サイトのシミュレーションによると、IT補助金を活用すれば、下記のように実質負担額が軽くなります。
ベーシックプランを5ユーザーで契約し、IT導入補助金のインボイス枠を利用した場合
1,056,000円→332,667円で導入可能（補助額：723,333円）
「負担額が軽くなることは分かったけど、補助金を活用するためには、手続きや申請が面倒なのではないか」と考える方もいるでしょう。
補助金に関わる面倒な手続きについても、アイピアがサポートしてくれるため、手続きや申請作業に慣れていない方でも、補助金を活用してお得にITツールの導入が可能です。
「ITツールを導入したいけど、価格が高く手が出ない」と悩んでいる方は、一度アイピアに問い合わせてはいかかでしょうか。
IT導入補助金2024について知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
クラウドツール
クラウドツールであるため、インターネット環境があればどのパソコンからでも利用できます。
またスマートフォンからの利用もできるため、外出先でも情報の確認や共有が可能です。
外出先で情報のやり取りが可能になると、帰社してからの業務が減り、残業時間の削減にもつながるでしょう。
エクセルコピー機能
エクセルで作成した見積りの活用も簡単です。
例えば、下記のような活用方法があります。
- 過去に作成した見積も流用
- 協力業者からのエクセルで貰ったエクセルデータの転記
- CADから作成したエクセルデータの転記
エクセルデータを簡単にコピーできるため、見積り作成の手間がなくなり、生産性向上に寄与します。
安心のサポート体制
安心して利用するための5つのサポートが用意されています。
- メール
- 操作マニュアル
- 電話サポート
- 訪問・リモート検収
- 動画マニュアル
さらに不明点をZOOMの画面共有機能を用いて、その場でサポートしてくれるサービスもあります。
サポート体制が充実しているため、ITの活用に自信のない方でも安心して利用できるシステムです。
アイピアの料金
| プラン | ライト | ベーシック | プロフェッショナル |
|---|---|---|---|
| 初期導入費用 | 120,000円 | 480,000円 | 570,000円 |
| 最低月額利用料金 （5ユーザーまで） | 10,000円 | 20,000円 | 30,000円 |
| ユーザー追加料金 | 1ユーザーにつき2,000円 |
アイピアは、ライト・ベーシック・プロフェッショナルの3つプランがあるため、自社の状況や目的に合わせてプランを選ぶことが可能です。
料金は、初期導入費用が「120,000円～570,000円」、最低月額利用料金が「10,000円～30,000円」と幅があります。
標準仕様では5ユーザーまで使用でき、2,000円で1ユーザー追加可能です。
プラン別の標準機能は下記の表を参照してください。
| 機能 | ライト | ベーシック | プロフェッショナル |
|---|---|---|---|
| 顧客管理 | ○ | ○ | ○ |
| 案件管理 | ○ | ○ | ○ |
| 商談進捗管理 | ○ | ○ | |
| 工事進捗管理 | ○ | ○ | |
| 見積作成・見積書印刷 | ○ | ○ | |
| 入金管理・請求書印刷 | ○ | ○ | ○ |
| 原価管理 | ○ | ○ | |
| 発注管理・発注書印刷 | ○ | ○ | |
| 取引先請求・支払管理 | ○ | ○ | |
| 工程表作成 | ○ | ○ | |
| 集計帳票作成 | ○ | ○ | ○ |
| 経営分析・コックピット | ○ | ○ | |
| 写真・資料共有（※1） | ○ | ○ | ○ |
| タスク管理 | ○ | ○ | |
| 権限機能（※2） | ○ | ||
| 申告・承認申請 | ○ |
※2：各ページの閲覧権限・編集権限を設定できます。設定範囲は導入時に設定いたします。
引用：アイピア（費用）
また、よりアイピアを便利に使いたい方のために、その他オプションも用意されています。
| 機能 | 費用（税抜き） | 内容 |
|---|---|---|
| オリジナル帳票作成 | 30,000円～ | 見積り書や請求書のデザイン変更、独自のデータ集計表など、さまざまな帳票の作成が可能 |
| 既存システムからデータ移行 | 50,000円～ | エクセルや管理システムのデータをアイピアに移行 |
| ご訪問・リモート研修 | 100,000円+交通費 | 基礎的な操作方法やデータの活用方法が分かるセミナー |
| 機能カスタマイズ | 別途お見積り | ご要望に合わせて、独自の機能を追加開発 |
アイピア導入の流れ
アイピア導入の流れは下記の通りです。
問い合わせで資料請求
希望要件や課題についてのヒアリング・デモシステムの利用
見積り作成
契約
導入環境のサイト構築・環境設定
希望のオプション設計
アイピアのサイト構築完了後の引き渡し
別途有償での操作説明会
アイピアはWindowsとMacどちらのOSにも対応しているため、新たにパソコンを購入する必要はありません。
ただし、推奨ブラウザーは『Google Chrome』です。
アイピア利用者の本音をチェック！
アイピアの利用者は、どのような本音を持っているでしょうか。
導入前に、評判と口コミをチェックしましょう。
アイピアの口コミ
こういうシステムは「道具」ですから、どれだけ良い機能があっても使いこなせなければ意味がないと思っています。なのでできるだけ見やすいインターフェースで、感覚的な操作ができるものを探していたんですが、調べた中でアイピアが最も分かりやすかったんです。
引用：株式会社アイピア（導入事例インタビュー 上島プロパン株式会社様）
気になることがあったら電話をつないですぐにZoomで画面共有しながら案内してもらえるのは「値段じゃない付加価値」をすごく感じています。
こういうサポート体制は、導入直後の滑り出しをスムーズにする意味でもすごくいいと思うんですよね。この体制を続けてくれるなら、私たちのような規模の会社には絶対重宝されると思います。
引用：株式会社アイピア（導入事例インタビュー 有限会社協和リホームセンター様）
アイピアの使い方や運用方法の相談には問合せサポートへ連絡しますが、このサポートにITコンサルタントがついてくれるのには驚きました。システムを導入して使いこなせるのか？というのはずっと不安だったので助かります。
アイピアの操作方法だけでなく、Excelや他のツールの使い方までアドバイスしてくれるのは嬉しいですね。
引用：株式会社アイピア（導入事例インタビュー 株式会社ビオトープ様）
結論：アイピアの総合評価★★★★☆
アイピアは、機能が充実していることはもちろんですが、操作性に優れており感覚的に使える点が評価されています。
また、不明点を画面共有しながら説明してくれるため、導入直後からスムーズに使用できるとの口コミも見られました。
さらに、今まで事務作業ができなかった外出中にも作業ができるようになり、帰社してからの作業時間が大幅に減ると評価されています。
まとめ
アイピアは、建築業向け業務管理システムです。
顧客情報や案件の進捗、見積り書や原価管理、発注書作や請求書、アフターフォローまで、一気通貫で管理ができます。
感覚的に操作できるため、ITが苦手な方でも簡単に使うことが可能です。
また、3つの料金プランがあるため、会社の規模や目的に合わせてプランを選択できることも魅力といえるでしょう。
さらに、IT導入補助金2024対象ツールに認定されているため、当初の負担額の半額以下で利用できることあり、コスト面も非常に魅力的です。
工務店が生産性の向上を図れるITシステムはさまざまな企業が提供しています。
自社に最適なITシステムを比較検討しましょう
建築現場博士がおすすめする工務店・建築業界の業務効率化ソフトはAnyONEです。
導入実績2,700社超の業界No.1基幹システムで、国交省「第一回 長期優良住宅先導的モデル事業」に採択されています。
エクセルのような操作感で、レイアウトもマウスで変更できるため、ITが苦手な方でも簡単にお使いいただけます。
また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。
大手・中堅企業様から一人親方様まで規模感を問わず、業務状況に合わせて様々な場面でご利用いただけます。
