工事における発注管理のコツとおすすめ管理システム5選!

発注管理の様子

現場管理において欠かせない業務のひとつに発注管理があります。

発注管理は単に足りなくなった在庫の補充や業者の手配をするだけではなく、在庫状況の把握や発注先の選定、発注フローの管理をいかに行えるかが重要です。

無駄なコストを出さず事業の利益を上げ、スケジュール通りに施工を進めるために、どのようなことに気をつけて発注管理を行えば良いのかを解説します。

発注管理の手順とコツ

発注管理の手順とコツ

発注管理には手順があります。

まずは全体の流れを押さえて、ひとつ一つの手順を正確に行うことが大切です。

発注管理の手順
  1. 発注フローの整備
  2. 発注先の選定と契約
  3. 発注状況の管理

それぞれの手順について、効率的に行う方法と気をつけるべきポイントを見ていきましょう。

発注フローの整備

発注フローを整備して、発注の流れが見えやすいようにしましょう。

発注者、発注先、発注内容を把握することで、無駄なコストが発生せずに済みます。

また、発注先とのやり取りのツールを統一することも重要です。
発注先によって連絡手段が違うと見積書・発注書を探しづらかったり、発注までの金額調整の流れを把握しづらくなり、業務の負担が増えてしまいます。

発注先とのやり取りはチャットツールに統一するなどの対策を取っておきましょう

発注先の選定

発注先の選び方も発注管理に重要な要素です。自社のビジネスの目的を果たすために、業務を遂行するだけのスキルを持った発注先を選ぶ必要があります。

ただ、初取引の業者であればスキルの見極めが難しいため、まずは少ない業務量で依頼して、仕上がりを確認後に発注業務を増やすかを判断すると良いでしょう。

発注先を選ぶポイントは以下の点があります。

発注先を選ぶポイント
  • 納期に間に合うか
  • 発注数量・発注ロット
  • 価格
  • 業務遂行能力はあるか
  • こちらの意図を理解してくれる相手か
  • きちんとコミュニケーションが取れるか

建築現場の知恵袋には、読者から発注先の選定に関するご質問をいただく機会が増えてきました!

代表的なご質問と回答をご紹介します。

予定していた発注先から急に「請けられない」と返信がきました…。

納期について、施工時期とスケジュールが合うかということも事前に確認しておく必要があります。特に年末や期末などの繁忙期であれば、業者のスケジュールがすでに埋まっている可能性があります。発注前に必ず施工時期の共有とスケジュールの確認を行いましょう。

発注した建材が想定以上に在庫になってしまいました…

発注数量・ロットについて、発注するものによってはロットの数量が大きい場合があります。複数現場で同じものを使うことがなくスポットで小数ほしいものであれば、必要単位に近い数量で発注できる先を探す、安く済む代替品はないか検討すると無駄なコストが発生せずに済みます。

なかなか業者に意図が伝わりません…。

意図を理解してくれる相手かという点に関して、自社の目指したい設計や世界観をしっかりと伝えましょう。設計や世界観に共感してくれる業者であれば、施工がスムーズに進みます。また、指示したことに加えてさらに業者目線から提案をくれる相手であればなお良いでしょう。

発注状況の把握

発注した業務の進捗状況を把握しておくことも発注管理において必要なことです。

スケジュール通りに施工を進めるため、発注後に「発注したものが届いているか」「納品に遅れは出ていないか」などの確認を随時行いましょう。

また、発注先のリソースを社内で共有することで、今後どのようなサイクルで発注から納品を行えば良いかの指針となります。
発注先ごとの発注担当者や納品までの手順をルール化しておきましょう。

発注管理システムで工数削減・精度向上を実現

発注管理システムで工数削減・精度向上を実現

発注管理には正しい手順やポイントがあり、プロセスが複雑であれば確認作業に時間がかかってしまいます。

効率的にかつ正確に発注管理を行うためには発注管理システムを利用することがおすすめです。
ここでは、発注管理システムを導入することでできることを解説します。

Excelやスプレッドシートでの発注管理は、0からのシート作成のため、時間がかかります。また、最新の情報を共有しにくいといった悩みが建築現場の知恵袋にもご質問として多くいただいています。

発注業務の工数削減

発注管理システムを利用すると、発注管理を行うための管理シートを作成する手間が省けます。
あらかじめフォーマットが定められていたり、テンプレートから選んで使用できたりするため、必要事項を入力するだけでシート管理ができるようになります。

テンプレートは無料ダウンロードできるものも多いため一度確認してみてはいかがでしょうか。

また、データを自動更新できるところも工数削減につながるポイントです。

Excelなどの管理では発注をかけるたびに、その内容を直接シートに入力しなければなりません。

発注管理システムであれば、前に入力したデータを自動で反映させることや在庫に応じて自動発注することが可能になります。

【建設業】エクセル工程表の無料テンプレート6選!使用する注意点も

進捗の可視化

各仕入先や各注文の進捗をデータベース上で簡単に確認できます。
進捗が可視化されることで、現場で材料がないといったトラブルが減り納期の遅れを防ぐことが可能です。

システムで進捗を更新すると現場の端末にリアルタイムで反映されるため、工事の進捗状況と照らし合わせて活用でき、より確実な発注管理につながります。

発注履歴の蓄積

発注履歴も保存・管理されるため、発注漏れや発注ミスが少なくなります。
担当者が変わった際の引継ぎや再発注も行いやすく便利です。

また、検索機能を活用すると、過去の施工現場での発注先を調べて進行中の現場での参考にしたり、見積りを行う際の原価の予測を立てたりできるようになります。

おすすめの発注管理システム5選

おすすめの発注管理システム5選

ここではおすすめの発注管理システムを紹介します。特に建設業に強いシステムを取り上げています。自社に合った管理システムを選び、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

AnyONE(エニワン)

AnyONE(エニワン)
【引用】AnyONE

AnyONEは、発注管理だけではなく、顧客情報管理や社員情報管理、施工管理、見積もり作成、入出金管理、アフター管理など様々な機能を備えているシステムです。

エクセルのデータを連携させることもできるという特徴があり、これまで発注管理をエクセルで行っていた企業でもスムーズに業務支援システムに移行することができるでしょう。

またセキュリティ面では、サービスの利用者を制限でき、さらに利用者別にパスワードを設定することもできるため安心して利用できます。

今後他の機能との連携を考えている企業や従業員がエクセルに使い慣れている企業におすすめです。

【AnyONE(エニワン)編】料金や口コミは?気になる工務店向けサービスを徹底調査!

アラジンオフィス

アラジンオフィス
【引用】アラジンオフィス

アラジンオフィスは、案件ナンバーごとに手配状況や利益の見通しができ、幅広い業務に対応しています。

コンサルティングやカスタマイズ、システム運用支援からメンテナンスまで充実したサポート体制があることも特徴です。

個別受注生産管理や、販売と施工をまとめて行いたい企業に合っているシステムといえます。

ANDPAD(アンドパッド)

ANDPAD(アンドパッド)
【引用】ANDPAD(アンドパッド)

ANDPAD(アンドパッド)は、現場管理の効率化から経営改善までを行える施工管理システムです。
工務店やハウスメーカーに限らず、メーカー・商社・流通会社など、施工に関わる幅広い業種で活用されています。

特長は、今まで電話・メール・FAXで行っていた業者さんとのやりとりをチャットで完結させられることや機能改善を積極的に行っていることです。

契約社数2,000社利用社数50,000社以上の実績もあるため、実績豊富なシステムを導入したい企業におすすめです。

【ANDPAD編】料金や口コミは?気になる工務店向けサービスを徹底調査!

SMAC工事管理

SMAC工事管理
【引用】SMAC工事管理

SMAC工事管理は、目的にあわせたシステム構築ができ、導入コストを最小化できる点が特徴です。また、システム連携により現場別、得意先別でデータ管理が可能です。

データ利用率が向上して業務全体の効率を大幅に改善できるでしょう。

コストを抑え必要な機能のみ選びたい企業におすすめです。導入後のユーザーサポート体制も整っており安心です。

建て役者

建て役者
【建て役者】建て役者

建て役者は、工事に関わる受発注や工事工程の管理、実行予算作成ができるだけでなく、工事後の定期点検管理や契約データをグラフ集計することができるシステムです。

顧客関係管理機能も充実しているため、過去の工事履歴を元にDMを打つなど、リピート需要の獲得にも有効です。

【建築】工事管理・業務効率化システム10社比較!分類別で見るおすすめは?

まとめ:発注管理のコツとおすすめの管理システム

今回は、発注管理の手順とコツ、おすすめの発注管理システムについて紹介しました。

発注準備から発注後までの段階ごとにポイントを押さえて管理することで、無駄なコストを出さず事業の利益を上げ、スケジュールが遅れる恐れもなくなります。

また、システムを活用することでさらに管理がスムーズになったり、蓄積したデータを今後の現場管理に活かすことができます。
これを機に自社に合ったシステムの導入を検討してみてください。

建築現場博士がおすすめする工務店・建築業界の業務効率化ソフトはAnyONEです。
導入実績2700社超の業界No.1基幹システムで、国交省「第一回 長期優良住宅先導的モデル事業」に採択されています。

Excelのような操作感で、レイアウトもマウスで変更できるため、ITが苦手な方でも簡単にお使いいただけます。
また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

大手・中堅企業様から一人親方様まで規模感を問わず、業務状況に合わせて様々な場面でご利用いただけます。

AnyONEで効率化できる主な業務
  • 顧客管理
  • 工事・施工管理
  • 見積もり・実行予算・発注管理
  • 入出金管理
  • アフター管理
AnyONE
【引用】AnyONE

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