建設業においては、工事の受発注の際に工事注文書を使用します。
しかし「工事注文書がどういったものなのか」「どのように書くのかわからない」という人もいるのではないでしょうか。
この記事では、注文書を扱ったことがほとんどない初心者に向けて、工事注文書の書き方や作成時の注意点などについて解説します。
目次
注文書とは
注文書とは、その名の通り注文を行う際に使用する書類であり、取引を行う際に使用する契約書の1つです。具体的には、注文する商品名や数、金額、仕様、納期、支払方法などが記載されています。
注文書の役割
注文書の役割は、注文者が取引先に対して注文する意思を示すことです。
言い換えれば、注文書に記載されている内容は、注文の確定版であることを示す役割があります。
この注文書の内容をもとに、取引先は作業を進めていくこととなります。
そういった意味で、非常に重要なものであり、間違いがあると大きな損害を被ることになる恐れもあります。
注文書と注文請書との違い
注文書と混同してしまいやすいものに「注文請書」があります。
注文書が、注文者が注文の意思を示すのに対して、注文請書は注文を受けた取引先の業者が「この内容で注文を引き受けます」と注文を引き受ける旨を示すための書類です。そのため、注文書と注文請書は異なる書類です。
基本的に、注文書と注文請書はセットとなっており、2つの書類が取り交わされることにより契約が成立することを覚えておきましょう。
注文書の保管期間
注文書を受け取った場合、企業は自社の都合で注文書を廃棄することができません。
注文書は、法人税法では帳簿書類として扱われ、保管期間が定められています。
企業は確定申告の提出期限以降7年間は、注文書を保管しなければなりません。
なお、注文書が電子によるものだとしても、印刷して紙で保管する必要があります。
これは、税務調査が発生した際に対応できるようにするためです。
また、税務調査に備えて注文書は時系列でわかりやすく保管しておくようにしましょう。
なお、企業を所轄する税務署長の許可があれば電子の注文書でも保管可能です。
注文書の書き方
ここでは注文書の書き方として、記入必須項目と、その他の記入項目について解説します。
それぞれの記載内容をしっかりと確認していきましょう。
記入必須項目
以下の項目は、注文書の記入必須項目です。注文書を作成する場合は、忘れずに記載するようにしましょう。
実際には、上記の記入必須項目以外にも取引をスムーズに進めるために他の項目も記載します。
その他の記入項目
工事注文書の場合、記入必須項目以外では、以下のような項目を記入することが一般的です。
項目の抜け漏れは、後々のトラブルにつながる恐れがあります。
ここで紹介した項目を把握し、適切な注文書を作成しましょう。
注文書の訂正方法
注文書を発行する際に記入ミスがあった場合、基本的には注文書自体を再発行することとなります。
しかし、さまざまな理由から注文書の再発行ができない場合は「二重線＋印鑑」で訂正します。
この時使用する印鑑は、注文書に押されているものと同じ印鑑を使用するようにしてください。
また、取引先によっては、注文書の訂正方法にルールがある場合もあります。
そのため、自社の判断で訂正するのではなく、取引先に確認したうえで、訂正するようにしましょう。
印紙の必要性
印紙に関しては、必要とならないケースと必要となるケースがあります。
必要とならないケースは、注文書を注文書としてのみ使用するとき（別途、請書を作成するとき）です。
一方で、注文書を注文請書としても使用するときは、印紙が必要になる可能性があります。
また、契約金額が1万円以上（税抜）で、なおかつ電子契約でない時にも注文書に印紙が必要となります。
まとめると以下の通りです。間違えないように注意してください。
契約を行う上での注意点
ここでは、契約を行う際の注意点として、以下の2点について解説します。
それぞれの場合の注意点を確認して、作成時に間違えないように注意してください。
基本契約書を締結している場合
基本契約書を締結している場合、注文書・注文請書には、工事内容・請負代金額・工期およびそのほかの必要な事項を記載しましょう。
また、基本契約書には、注文書・注文請書に記載されている事項とその他の必要な事項を記載してください。
このとき、当事者による署名もしくは記名がされている必要があるため、忘れないようにしましょう。
基本契約書は、押印をおこなったうえで自社と取引先の相互に交付します。
注文書・注文請書には、注文書・注文請書の記載事項以外の事項は、基本契約書の定めによることを明記してください。
そして、注文書には注文者が、注文請書には請負者が署名押印します。
基本契約書を締結していない場合
基本契約書を締結していない場合は、注文書と注文請書それぞれに同じ内容を記した契約約款を添付する必要があります。
注文書・注文請書には、工事内容・請負代金額・工期およびそのほかの必要な事項を記載します。
なお、契約約款には注文書・注文請書に記載されていない事項、その他の必要な事項を記載してください。
また、注文書・注文請書には、注文書・注文請書の記載事項以外の事項は、基本契約書の定めによることを明記してください。
そして、注文書には注文者が署名押印を、注文請書には請負者が署名押印します。
もし、注文書・注文請書と契約約款が複数枚になる場合は割印を忘れないでください。
基本契約書を締結している場合と、基本的には似ていますが、契約約款が必要になる点が大きな違いだといえます。
まとめ
今回は、工事注文書の概要から、具体的な書き方や作成時の注意点などについて解説しました。
工事注文書は工事注文請書とセットで利用される契約書です。
記入必須項目があるほか、スムーズに取引を行うために記入すべき項目もあります。
また契約を行う際は、基本契約書を締結しているのか、締結していないのかにも注意しましょう。
工事注文書の作成経験があまりない人は、今回の内容を参考に作成に取り組んでみてください。
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