建築業界の請求書には、業界ならではの書き方・請求方法があります。
エクセルで作成すると時間と手間がかかるため、最近では業務効率化システムを活用する工務店が増えています。
そこで今回は、請求書をエクセルで作成する場合と業務効率化システムで作成する場合の違いや、業務効率化システムを活用するメリットを説明します。
また、請求書作成時の注意点も紹介するため、ぜひ参考にしてください。
目次
建築業界ならではの請求書作成方法
請求書とは、商品やサービスを提供した際に、対価の支払いを受けるために発行する書類です。取引の内容を証明したり、金銭のやりとりを記録したりする役割があります。
建築業界では、かかった経費を現場ごとにまとめて請求することが多いでしょう。金額の内訳は、人件費や材料費、申請に関する費用などを、数量と共に記載します。
建築業界の請求書は、その他の業種とは大きく異なります。
たとえば、小売業や製造業では、多くの場合1ヶ月ごとに締め日を設定しています。完成済の商品を扱うため、納品した商品の数量から金額を算出し、請求書を発行します。
一方、建築業界では、請求書の発行方法にいくつかの種類があります。
事前に請求のタイミングを取り決めておく方法もあります。住宅の建築では、「着手金」「中間金」「最終金」などの3段階に分けて請求することが一般的です。
また、それぞれの工事がどれくらい進んだか、出来高を基準に請求する方法もあります。資材のみを受け渡した時には資材の代金を請求することになります。
このように建築業界では、他の業界とは違って、複数の方法で請求書を発行します。
【建築業】請求書の作成方法
請求書の作成には、主に次の2通りの方法があります。
それぞれの作成方法について確認しましょう。
エクセルで作成
表形式の書類を手軽に作成できるエクセルは、請求書を作る際によく使われるツールです。エクセルが搭載されたパソコンがあれば、あまり時間をかけずに請求書を作成できます。
また、インターネット上にはエクセルの請求書テンプレートがたくさんあります。項目名や数字を書き換えるだけで済むため、パソコンの特別な知識も必要ありません。
また、マス目の大きさや色を自由に変えられるため、工夫次第で見やすい請求書を作成することができるでしょう。
一方で、書式のカスタマイズを行う場合には、ある程度の知識が必要です。取引内容を集計したり、項目を検索したりするには、エクセル関数と呼ばれる特殊な計算式を扱うことになります。
また、内容の変更が簡単にできてしまう分、データの管理に注意が必要です。経理業務を人に任せる際にも、与える権限をコントロールできないため、セキュリティ面で不安を感じるかもしれません。
さらに、エクセルで作成する書類は、一つ一つが独立したファイルです。工事内容の変更点などは、手作業で編集する必要があります。伝達がうまくいかなかった際に人為的なミスが起こりやすい点には、注意が必要です。
業務効率化システムで作成
業務効率化システムは、経理情報や取引先情報を一元管理できるように作られており、簡単な操作でミスなく請求書を作成できます。中にはスマホやタブレットで操作できるものもあります。
また、請求書だけでなく、経理に関連する書類も効率よく管理できます。見積書をもとに請求書を作成したり、複数枚の見積書・納品書の内容をまとめて請求したりと、事務作業の負荷が軽くなります。
セキュリティ面の対策が行えるのもポイントです。権限を超えた変更ができないようにすることや、認証を求めることができるため、経理業務を人に任せる場合でも安心です。
業務効率化システムは有料ですが、費用対効果が高いため、多くの建築会社が導入しています。
業務効率化システムで請求書を作成
続いては、業務効率化システムの特徴とメリットについて、次の3つに注目して説明します。
見積書内容の反映
多くの業務効率化システムの場合、見積書から自動的に請求書を作成できます。
書類の内容を抜け漏れなく反映できるため、見積書と請求書で項目名がしっかりと一致します。
ゼロから手動で作成する必要がないため、作業時間が大幅に軽減されます。
見積書と請求書の項目が統一されていると、簡単に比較・確認できます。確認しやすい親切な請求書なら、施主様から喜ばれることでしょう。
人為的ミスの削減
建築業界では、必要な人工や材料が現場ごとに異なります。そのため、請求項目の種類や数も現場ごとに異なり、金額の大小もさまざまです。工事の規模が大きくなると、請求項目も多くなり、項目の漏れや重複、計算間違いなどの人為的なミスが発生しやすくなります。
業務効率化システムは、先ほども述べたように見積書をもとに請求書を自動的に作成できるため、人為的なミスを削減できます。
電子印で捺印
書類に捺印する作業が非効率だと感じる方もいるのではないでしょうか。業務効率化システムには、電子印で捺印できる機能を備えているものもあります。印鑑データをあらかじめ登録しておくだけで、作成した書類に捺印できます。
建築業界では取り扱う金額が大きいため、請求書の偽造被害などにしっかりと対策をしなくてはなりません。偽造防止のためにも、請求書には捺印をしておくことをおすすめします。
【建築業】請求書の作成注意点
続いては、請求書を作成する際に注意すべき次の2点について解説します。
業界用語を一般的な言葉へ置き換え
請求書は、誰でも理解できる言葉を使って作成しましょう。請求書は税務処理にも使われる書類であるため、建築業界になじみのない人にも理解しやすいように仕上げる必要があります。
業界内で使われる専門用語は、一般の人にとってはわかりにくいものです。「人工」や、各工程名、材料名などの専門用語は、一般的な言葉に置き換えて記載するのがおすすめです。
どうしても記載が必要な言葉は、欄外に説明文を追加するなど、内容が相手に伝わりやすくなるようように工夫しましょう。
出来高払いの請求書発行
建築業界では、請求書の発行方法にいくつかの種類があります。
出来高払いでは、工事の進捗に応じて段階的に請求を行います。施主様が建築業界になじみがない場合は、出来高払いについての事前説明が必要です。
また、協力業者によっては、「出来高」のはかり方が異なる点も注意が必要です。大工は工程ごと、クロスは部屋ごと、左官は面積ごとなど、作業内容によって出来高の単位はバラバラです。事前に、「出来高」の検査基準を明確にしておく必要があります。
業務効率化システムには、建築業界の柔軟な請求書発行に対応できるものもあります。お試し利用のサービスなども活用して、自社に合ったシステムを探してみましょう。
まとめ
建築業界では、他の業界よりも請求書の発行方法が複雑です。スタンダードな請求書もあれば、工事項目が多い請求書や出来高に応じた請求書もあり、作成する手間や人為的ミスのリスクも大きくなります。
忙しい社長・親方には、請求書を簡単に発行できる業務効率化システムの導入がおすすめです。
お金のデータを「一元管理」できることは、業務効率化システムならではの特長です。請求書の発行から入金管理まで、画面上でまとめて管理できるため、無駄な経費の削減や収益率のアップにもつながるかもしれません。
請求書の作成をミスなく効率的に行いたいなら、業務効率化システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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