見積書の信頼度を高めるために必要な印鑑。法的効力はないものの、押印することが一般的です。
印鑑の種類は5種類あり、近年では電子印鑑が主流です。各種印鑑の特徴や、押印の際の注意点を確認して見積書を作成しましょう。
目次
【見積書】印鑑の目的
見積書における印鑑の目的は、該当書類に「目を通した」「承認した」等の証拠を残すことや証明するためのものです。
つまり、印鑑が押されている書類は、一般的に信頼度の高い書類と認識され、重要な書類とされます。
【見積書】印鑑の法的効力
見積書の印鑑自体には、法的効力はありません。仮に押印されていなくても法律上問題はなく、拘束力はありません。
あくまで見積書は工事代金や費用を見積もるだけのもので、押印の有無によって見積もりの効力が変わるわけではありません。
見積書を作成時に「必ず印鑑を押さなければならない」と思っている方は多いでしょうが、印鑑がなくても特に問題はないため、安心してください。
印鑑がないとどうなる？
前述しましたが、印鑑に法的効力はなく、見積書には必ず押印しなければならないという決まりはありません。しかし、会社によっては押印がない見積書を受け取らないケースがあります。
例えば、歴史の長い会社や伝統を重んじる会社の場合、印鑑の有無で「しっかりと社内で承認された重要な見積書」かどうか判断します。
押印されていないと見積書だけでなく、会社への安心感や信頼を失ってしまう可能性も。
日本の多くの会社は、まだまだ書類に印鑑を押す文化が根付いています。取引している会社への印象を悪くしないためにも、見積書には印鑑をしっかりと押しておきましょう。
【見積書】印鑑を押す位置はどこ？
請求書で印鑑を押す位置は、「押印欄、あるいは会社名の右側」です。
明確な決まりはありませんが、一般的にはこの位置とされています。
見積書に押印欄がある場合、そちらを優先してください。
押印欄がない場合は、会社名の右側に押すことが一般的です。押印する際には会社名に重なるように押印してください。
会社名と印鑑がセットになっているという意味と、見積書が改ざん・偽造されていない証明になります。
【見積書】使用する印鑑の種類
見積書に使用する印鑑は、主に5種類あります。
いざ、見積書に印鑑を押そうとした際に「見積書にはどの印鑑を押せばいいのか」といった疑問を持つ方も多いでしょう。
以下で、見積書に使用する印鑑の種類と特徴を解説します。
実印
実印は、役所に登録した、公的に認められている印鑑のことを指します。
役所に印鑑を登録することを印鑑登録といい、登録されたハンコを実印と呼びます。
会社における実印はとても重要な印鑑で、日本では実印がなければ会社を設立できません。
会社を設立するためには「会社を登記」しなければならず、その際に代表取締役の実印が必要です。
実印の登録は法務局で行い、手続きをすることで見積書や印鑑がはじめて「会社の代表者の同意がある」ということの証明になります。
銀行印
銀行印は、銀行などの金融機関で登録された印鑑のことです。
口座開設や預金の取引など金融機関で手続きをする際に使われ、お金に関わる重要な印鑑となっています。
手続きの際に、本人確認のために銀行印が使われます。
銀行であらかじめ印鑑の印影を登録しておきましょう。
印鑑での本人確認として、実際に引き落としに使われる印鑑と、あらかじめ登録しておいた印影を比較して行われます。
認印
認印とは、どこにも届出されておらず、公的に証明されていない印鑑を指します。
会社での事務作業や宅配便を受け取る際など、日常的に使用されるケースが多く、汎用性の高い印鑑です。
角印
角印とは、見積書や会社の契約書、領収書など日常業務で使われる、四角形の印鑑です。
社印とも呼ばれ、会社の認印にあたります。
会社から発行された書類であることを、単に相手に知らせるために使用する印鑑を指します。
電子印鑑
電子印鑑とは、紙に押す印鑑と同じような効力をもっている、インターネット上で利用できる印鑑を指します。
新型コロナウイルスの流行や働き方改革によって注目され、多くの会社で電子印鑑を使って決済や書類作成等が行われています。
電子印鑑のメリットは以下の3つです。
電子印鑑の導入によるメリットもありますが、注意点もいくつかあります。
【見積書】電子印鑑の3つの注意点
実際に電子印鑑で社印を作成する際には、注意点が3つあります。
初めて電子印鑑を利用する際には、注意点を理解した上で、取りかかりましょう。
必要に応じて2種類の電子印鑑を使い分け
電子印鑑には、下記の2種類があります。
2種類の電子印鑑を必要に応じて使い分ける必要があります。
重要性があまり高くない取引は、印影画像のみの電子印鑑を使いましょう。
画像のみの電子印鑑はパソコンでかんたんに作成できるため、契約書等の重要な書類には使用しないようにしましょう。
一方、重要な書類には、印影に識別情報が組み込まれている電子印鑑を使いましょう。
識別情報が組み込まれている電子印鑑の場合、たとえ複製されたとしても、文書改ざんの履歴や変更履歴を目視で確認できます。
社印のように、社外に提出する重要な書類には、いつ誰が押印したか証明できる識別情報が組み込まれた電子印鑑を使用しましょう。
複製リスク
電子印鑑は、かんたんに複製されるリスクがあります。
用紙に押印された印影をスキャンして、電子印鑑を作成した場合は特に危険です。
また、文書をメールでやり取りする際は、受け取る側がいくらでもデータを改ざんすることが容易なため、リスクがあります。
複製されないためにも、前述した識別情報が組み込まれている印鑑を使用しましょう。
押印した側の情報や押印した時間を表す情報が組み込まれているため、複製しづらく、リスクを減らせます。
取引先が電子印鑑を認めているか事前に確認
取引先には、電子印鑑の使用を認めているか事前に確認しておきましょう。
せっかく電子印鑑で書類を作成したのにもかかわらず、取引先が認めていない場合は無駄になってしまいます。
電子印鑑はここ数年でかなり普及し、 多くの会社が正式な書類のやり取りとして電子印鑑を使用しています。
しかし、会社によっては電子印鑑の使用自体を認めていないケースもあり、注意が必要です。
まとめ：見積書における印鑑の目的と種類は？法的効力や電子印鑑の注意点も
見積書における印鑑の目的は、該当書類に「目を通した」「承認した」などの証拠を残すことや証明するためのものです。
印鑑自体には、法的効力はありません。仮に押印されていなくても法律上問題はなく、拘束力はありません。
請求書で印鑑を押す位置は、一般的に「押印欄、あるいは会社名の右側」です。
見積書に使用する印鑑は主に5種類あり、それぞれの場面や用途に応じて使い分けましょう 。
電子印鑑にはメリットもありますが、注意点もあるためしっかりと把握しておくことが大切です。
また、電子印鑑を登録できる帳票作成ソフトや業務効率化ソフトを利用すれば、見積書作成業務をより効率的に行えます。
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