工務店の業務において、請求書や見積書、注文書などの各種帳票の作成は欠かせません。しかし、この作業をエクセルで行うと手間がかかります。
そこでこの記事では、帳票の作成・管理に活用できる電子帳票システムについて、その概要からメリット・デメリットなどを解説します。
業務効率化を進めたい、帳票作成・管理をもっと簡単に行いたい方は参考にしてください。
目次
電子帳票システムとは
電子帳票システムとは、請求書や見積書、注文書といった各種帳票の作成や管理、配信ができるシステムのことです。
業務システムとの連携も可能で、連携によって帳票の自動作成も行えます。システムの導入によって、帳票作成や管理にかかる業務が大幅に効率化されるでしょう。
電子帳票システムでできること
電子帳票システムは、帳票に関連する各種業務に対応可能です。ここでは、電子帳票システムによってできることとして、以下の3点について解説します。
電子帳票の作成
電子帳票システムを利用すれば、各種帳票の作成が行えます。
また、業務に関するデータを蓄積している業務システムと連携すれば、帳票に必要なデータの抽出ができ、PDF帳票出力やエクセル帳票出力なども行えます。
さらに、多くのシステムではレイアウトも自社のスタイルに変更可能です。
データの取り込みに関しては、手動でも行えますが、業務システムと連携することでより効率よく帳票作成ができるでしょう。
電子帳票の配信
システム上で作成した電子帳票は、そのまま取引先へ配信もできます。配信方法は、以下の通りさまざまであるため、自社や取引先のニーズに応じた配信が可能です。
- メール送信（ダウンロード）
- メール送信（添付ファイル）
- FAX送信
- 郵送代行
メールで送る方法は、大きく分けてダウンロード方式と添付ファイル方式に分かれます。前者は、ダウンロード用のURLをメールに記載し、受信者がリンク先へアクセスすることでダウンロードする仕組みです。後者は、メールにそのまま帳票のファイルを添付して送信します。
また、FAX送信は、FAX機やFAXサーバーを持っていなくても、システム上で取引先に送信できます。
取引先によってはデータではなく紙の帳票を求めるケースもあります。その場合は、郵送代行を活用しましょう。
電子帳票の管理
工事の数が多くなると帳票の数も多くなり管理に手間がかかりますが、そのような場合でも電子帳票システムは活躍してくれます。
例えば、帳票の種類別に分類できるほか、宛先別にも分類できます。
また、保存している帳票の検索にも対応しているため、過去の帳票を参考にしたいときなどにも役立つでしょう。
電子帳票システムを利用することで、ペーパーレス化にもつながるため、コストカットや省スペースにもつながります。
電子帳票システムを導入すべき理由
電子帳票システムを導入すべき理由の1つに、新型コロナウイルスの感染拡大によって、働き方の見直しが行われていることが挙げられます。これまでは会社に出社して帳票を作成、印刷し郵送もしくは直接手渡しをするかたちが一般的でした。
しかし、新型コロナウイルスの影響により在宅ワークを導入する企業が多くなり、これまでのような働き方ができなくなっています。
電子帳票システムを導入すれば、インターネット環境があれば自宅からでも帳票の作成、配信、管理が行えます。
また、電子文書に関する法律の存在も電子帳票システム導入の大きな後押しといえるでしょう。例えば、「電子帳票保存法」は2020年10月に改正が行われ、従来紙で保存しなければならなかった税務関係の書類をデータでも保存できるようになりました。これにより、帳票を電子データで管理しようとする企業がより多くなると予想されます。
電子帳票システム導入のメリット・デメリット
電子帳票システムは便利なものですが、実際に導入するとどのようなメリット・デメリットがあるのか理解しておく必要があります。
電子帳票システムのメリット
電子帳票システムの導入に得られる大きなメリットの1つが業務効率化です。これまで、帳票の作成や管理を手作業で行っていた企業にとって、システムによって作業が自動化されれば大幅な業務効率化が見込めるでしょう。また、配信も簡単に行えるため、印刷して郵便局に行くといった手間もカットできます。
さらに紙の帳票を印刷する必要がなくなるため、用紙代や切手代、インク代などのコスト削減にもつながります。
ほかにも、紙の帳票だと紛失や消失のリスクがありますが、電子帳票システムはバックアップ機能を備えているため、万が一トラブルが発生しても帳票のデータがなくなる心配もありません。
電子帳票システムのデメリット
電子帳票のデメリットは、導入時点では少なからずコストが発生する点が挙げられます。電子帳票システムによっては、土台となるシステムに各社が必要な機能をオプションとして追加していくケースもあるため、場合によっては初期費用がかなりかさんでしまうことも。
また、紙の帳票に慣れている人とっては、電子帳票システムが使いにくいものとなる可能性もあります。システムを導入したものの従業員に定着しないといったことにもなりかねません。
電子帳票システムを選ぶ際のポイント
電子帳票システムを選ぶ際は、いくつかのポイントを押さえておきましょう。ここでは、具体的なポイントとして、以下の4点について解説します。
自社の業務内容に適しているか
電子帳票システムと一言で言っても、サービスを提供する企業によってフォーマットはさまざまであるため、自社の業務内容に適しているか確認しておきましょう。例えば、システムによってはエクセルやPDFに対応しているケースもあれば、そのほかのフォーマットに対応しているケースもあります。
また、「帳票の作成はもちろん、配信まで行えるシステムが欲しい」と思っているにもかかわらず、作成機能のみを搭載したシステムを選んでしまっては意味がありません。
処理スピードの速さ
電子帳票の数が多くなるとデータ容量も大きくなるため、処理に時間がかかる可能性があります。システムの導入前に、無料版を試すかデモンストレーションを受けて処理スピード
を確認しましょう。
処理スピードが遅いシステムだと、帳票の作成や配信にも時間がかかるため、期待していたほど業務効率化につながらないかもしれません。また、FAX配信を利用する場合は、回線数の少なさが原因となり、何時間も配信に時間がかかる可能性もあります。
処理スピードの速いシステムはその分利用料金も高くなる傾向にあるため、予算を踏まえたうえで検討してください。
セキュリティ面での安全性
帳票は、自社はもちろん取引先の情報が記載されている重要な書類であるため、セキュリティ面での安全性は事前に確認しましょう。
具体的には、外部からの閲覧やダウンロードができないアクセス制御機能やデータを暗号化する機能、特定の人しか印刷できない印刷権限機能などが挙げられます。
また、サービスを提供する企業のセキュリティポリシーなどもチェックしておくと安心でしょう。
検索機能の有無
過去に作成した帳票が必要になることも少なくないため、電子帳票システムに検索機能がついているかどうかも確認しておきましょう。また、検索機能と合わせてあると便利なのが、帳票の種類別、宛先別の分類機能です。検索機能は使用する頻度も高いと考えられるため、事前確認は必須だといえます。
まとめ
今回は、電子帳票システムについて、その概要から具体的な機能、導入に伴うメリット・デメリットなどについて解説しました。
電子帳票システムの導入により、業務効率化やコスト削減などが期待できます。
しかし初期費用が発生するため、予算に合わせて検討する必要があります。実際にシステムを選ぶ際は、今回紹介した内容を参考に選んでみてください。
