建設業の仕事を効率化させるためには、クラウドサーバーの活用が不可欠です。
現場の写真や図面、顧客情報といった多くの情報を紙でまとめるとなると、時間やコストが余計にかかってしまうことも。
クラウドサーバーは、そのような問題を改善してくれる優れた機能です。
本記事では、クラウドサーバー導入のメリットや注意点を紹介します。
クラウドサーバーとは？
クラウドサーバーとは、ネットワーク上に存在している仮想サーバーのことです。
なぜクラウドと呼ばれるようになったかは諸説ありますが、情報集約システムという意味の「クラウド（crowd）」が語源とされています。
特長としては、インターネットを通してサーバーを利用するため「いつでも・どこからでも」アクセスが可能な点です。
近年はコスト削減や災害対策としてもクラウドサーバーが活用され、注目されるようになりました。
クラウドサーバーの種類
クラウドサーバーには、以下の4種類があります。
SaaS （Software as a Service）
SaaSは、パッケージとして提供されたソフトウェアを、インターネット経由で利用できるようにしたサービスです。
メリットは、さまざまな端末からアクセスが可能で、複数人がデータにアクセスして編集や作業ができる点です。
PaaS（Platform as a Service）
タブレットやパソコンには、OSやハードウェアと呼ばれるアプリやソフトを動かすための仕組みがあります。
これらをインターネット上のサービスとして提供するのがPaaSです。
メリットは、プラットフォーム上で構築されたサービスを会社だけではなく、顧客にも提供できる点です。
コストを抑えつつ、ムダなくシステム開発ができるでしょう。
HaaS（Hardware as a Service）
HaaSは、サービスを運営していくために欠かせないインフラである仮想サーバーや回線を、インターネット上で提供するサービスです。
サーバー費用を削減でき、セキュリティ対策や災害復旧対策を安全に、かつ柔軟に対応できるメリットがあります。
IaaS（Infrastructure as a Service）
IaaSは、ITシステムを稼働させる際に必要な機材やネットワークをインターネット上で提供するサービスです。
メリットは、サーバーを利用する際に必要なハードウェアの性能やOSを、ユーザーがカスタマイズできる点でしょう。
可変性があって、柔軟なシステム運用が可能になります。
クラウドサーバーを運用する4つのメリット
クラウドサーバーの導入で得られるメリットは以下の4つです。
情報をシェアできる
クラウドサーバーは、ネット環境さえあればパソコンやタブレット端末から「いつでも・どこでも」利用できます。
現場の写真や図面など必要な情報をすべてサーバー上に預けることで、ほかの社員とリアルタイムで情報の共有ができるようになり、時間やコストの削減につながります。
費用を抑えられる
クラウドサーバーは自社ソフトが不要で、これまでかかっていた維持・管理費用を抑えられます。
クラウドとは対照的なサービスであるオンプレミス型（自社のサーバーにソフトウェアを入れて利用するタイプ）は、システムの維持・管理やシステム担当者の雇用など、コストがかかっていました。
一方、クラウドの場合は、維持・管理は基本的にはソフトにお任せで、人件費を抑えられ手間を減らせます。
機器の保守・メンテナンスが不要
クラウドサーバーは機器を設置しなくても利用できるシステムで、機器の保守やメンテナンスをする必要がありません。
一方、従来のオンプレミス型は機器の保守・メンテナンスが必要なだけではなく、災害時に故障してしまい、いざという時に利用できないというデメリットがあります。
サーバーの処理能力が高まる
クラウドサーバーであればサーバーの処理能力が高まり、拡張性が向上します。
たとえば、大きなECサイトを運営している際に、セール時期になるとアクセスが集中してしまい、サーバの処理が追いつかない場合があります。
クラウドサーバーであれば、一時的にサーバーの処理能力を高めることができるため、多くのアクセスがあった場合でも対応が可能です。
一方、オンプレミス型の場合に処理能力を高めるためには、サーバーを1から構築しなおす必要があります。
クラウドサーバーは時間もコストも削減できる画期的なシステムといえ、業務の効率化が進むでしょう。
クラウドサーバーを利用する際の注意点
クラウドサーバーを導入する企業は増えていますが、以下の3点に注意しましょう。
オンライン環境が必須
サーバーを利用するためには、パソコンやタブレット端末がインターネットに接続されていなければいけません。
半地下や使用エリアによっては、電波が届きにくいことも。
外出先でサーバーを利用したい時は、インターネットが使える環境かどうかチェックしておきましょう。
カスタマイズがむずかしい
クラウドサーバーは基本的にパッケージ化されているため、設定を変えることはむずかしいです。
どうしても変更したい時は、専門業者に依頼が必要となります。
導入費用のとは別で追加料金がかかる可能性があるため、事前に相談しておきましょう。
セキュリティ対策が必要
インターネット上にデータを預けるため、情報漏洩や大事なデータが消えてしまう危険があります。
外部からサーバーへ攻撃された場合、仕事に支障がでるだけではなく、重要な情報が漏れてしまうことも考えられるため、セキュリティー対策は必要です。
情報漏洩は会社の信頼を失うことになってしまうため、コストはかかってもセキュリティー対策はしっかりと行いましょう。
SaaS導入の2つのポイント
クラウドサーバーの中でも、工務店の場合は”SaaS”を導入する場合が多いでしょう。
SaaSを導入する際のポイントは以下の2つです。
これらの準備が整ってからシステムを導入しましょう。
必要な機能を確認する
まずは、現在のシステムで不便に感じていることを洗い出してみましょう。
どのような目的でSaaSを利用するかによって、適切なSaaSが変わります。
データ入力や情報の管理など、効率化したいことを明確にしましょう。
ものによっては、導入後に機能を追加させるのはむずかしく、できたとしてもコストが余計にかかるので注意が必要です。
運用体制を明確にする
導入後の運用をスムーズに行うためには、システムにくわしい担当者を任命しましょう。
運用してみて、不具合や疑問点がでたときに、誰がどのように対応するのか把握しておくと安心です。
まとめ
SaaSは業務の効率化を求められている現代にフィットしており、オンプレミス型からクラウドサーバーへ移行する会社が増えてきています。
ネット環境やセキュリティ面での課題はまだありますが、上手に運用することでコストを抑えつつ、効率的な業務を実現できるでしょう。
SaaSは、さまざまな企業が提供しています。その中でも特に工務店向けのものは、業務全般を効率化できる機能を備えている場合が多いです。
