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図面管理システムとは?導入メリットと適切なシステムの選び方

図面管理システムとは、建築現場の基軸となる図面や関連資料を一元管理できるシステムです。

大手ゼネコンをはじめとして、多くの建築現場で導入されていて、業務の効率化や省人化に有効なシステムといえます。

しかし、未導入の企業担当の方はメリットや導入すべき理由、選び方がわからないかもしれません。

この記事では、図面管理システムの概要や、従来の図面管理方法で起こり得るトラブル、図面管理システムの導入で得られるメリット、システムの選び方を解説します。

図面管理システムとは

図面管理システムとは

図面管理システムとは、図面データや関連資料を一括で管理できるシステムです。

今までは紙媒体で管理していた図面ですが、資料の保管コストやミスの起こりやすさが課題でした。

しかし建築DXの導入により、図面管理システムも進化。

図面の作製から編集、保管や検索等をおこなえる機能が搭載され、より便利かつ業務の効率化を図れるようになっています。

図面をさまざまな形式で保管可能

図面管理システムの使用例は、単に画像ファイルを保管するだけではありません。

2次元で作成されたPDF画像ファイルと3DモデルであるBIMを紐付けて管理し、3Dモデルでシミュレーションをおこないつつ、図面管理もできます。

保管形式はBIM、CAD、PDFなどがあり、自社のシステムに合わせて柔軟に図面の取り込みが可能です。

従来の図面管理で起こりやすいトラブル

従来の図面管理で起こりやすいトラブル

建築業界の従来の図面管理では、以下のようなトラブルの発生が問題として挙げられます。

従来の図面管理で起こりやすいトラブル
  • 書類の紛失
  • 過去資料を探す手間
  • 取引先に誤った図面を提出するミス

このような問題は、企業間のコンプライアンスにも響く重大な問題です。

図面管理システムを導入する前に、自社でも当てはまる課題・リスクを抱えていないかチェックしてください。

書類の紛失

紙での図面管理は、書類の紛失リスクがつきまといます。

紙ベースだとキャビネット等にファイルを用いて保管するのが一般的です。

しかし、万が一火災が起きたときに書面が消失したり、ヒューマンエラーにより図面が無くなることもあるはずです。

建築において図面は機密情報の1つであり、紛失は企業の信頼を損ない、また作業自体が滞るリスクがあります。

過去資料を探す手間

図面を紙で管理していると、過去資料を探すのに手間がかかり、効率的とはいえませんでした。

図面と関連資料は一緒にファイルなどに保管するのが一般的ですが、過去の資料を参照したいときに、たくさんのファイルから図面を確認しながら探す必要があります。

キャビネットから探したい図面を探すだけでも、時間的なロスが生じます。

取引先に誤った図面を提出するミス

建築業界では、取引先と図面を共有し、確認してもらわなければなりません。その際に誤った図面を提出してしまうミスも起こり得ます。

書類の検索が容易ではなく、違う書類を印刷・スキャンして送信すれば、別の取引先の機密情報が漏れることとなります。

取引先からのクレームや信用低下につながる重大な問題となるかもしれません。

図面管理システムを導入するメリット

図面管理システムを導入するメリット

なぜ建築業界で図面管理システムを導入すべきなのかを知るために、そのメリットを解説します。

図面管理システムを導入するメリット
  • 図面や資料を一元管理可能
  • 図面の検索が容易
  • 図面共有の効率化

図面管理システム導入後に、自社の業務が効率化するかどうかが導入の決め手です。まずはメリットを知ってから導入を検討してください。

図面や資料を一元管理可能

図面管理システムを導入することで、図面や資料を一元管理できます。

紙ベースではバラバラになってしまったり紛失リスクがあり、なおかつ管理コストもかかっていました。

しかし、システムにデータとして取り込めるため、管理コストがかかりません。

ファイルを削除する権限などを制限しておけば、人的ミスによって図面ファイルが消えてしまうこともないはずです。

図面データと関連資料を紐付けて、同じファイルに保存することが可能になり、楽に管理できます。

図面の検索が容易

図面管理システムを導入すれば、図面の検索が容易です。

ファイル名の付け方などを統一しておけば、該当ファイルのキーワードを入れるだけで取り出せます

従来のようにファイルの中から、該当の図面を一枚一枚確認して探す手間はありません。

検索コマンドに指定の日付や取引先名・現場名を入れるだけで、すぐに必要な書類を取り出すことができます。

図面共有の効率化

図面管理システムの使用で、取引先や作業員への図面共有も効率的におこなえます。

例えば取引先に資料を送りたいときは、検索機能を使って相手先へ提出する図面を確認し、PDFファイルを送信するだけです。

また、現場の進捗確認などに既にアプリを導入している企業なら、作業員が閲覧するデバイスに図面を共有し、それぞれ手元のスマホやタブレットで図面を確認できます。

従来のように、図面を印刷して配布する手間はなくなり、誰でも簡単に図面にアクセスできるようになるはずです。

自社に適した図面管理システムの選び方

自社に適した図面管理システムの選び方

次に、自社に適した図面管理システムの選び方を解説します。

自社に適した図面管理システムの選び方
  • 自社に必要な機能
  • UIなどの操作性
  • コスト面
  • 導入形式
  • カスタマイズ性
  • サポートの充実

以上の6つのポイントを意識して導入検討をすると、自社に適していて、現場に混乱もない図面管理システムを導入できるでしょう。

自社に必要な機能

図面管理システムを導入する前に、自社にどのような機能が必要なのかを考えてください。

自社に必要な機能の例
  • 図面の取り込みと管理のみできればいい
  • 検索はキーワード・日付など細かく指定できたほうがいい
  • 図面の編集もおこないたい
  • BIM/CIMも使いたい

図面管理システムの機能はそれぞれ異なります。

自社で必要な機能を見極めて、機能面を重視して図面管理システムを検討してください。

UIなどの操作性

図面管理システムを導入する際は、可能ならテスト版で操作性を確かめてください。

上層部で機能的に問題ないと判断しても、実際に使用する作業員が使いづらければ意味がありません。

システムを使うのは手間となり、結局、紙作業に戻るケースもあります。

特に建築業界では、ITリテラシーが低い社員もいるため、簡単に操作できるシステムを選ぶことがポイントです。

コスト面

図面管理システムを導入する際は、コスト面ももちろん検討してください。

安さだけに注目して、機能面で不足したシステムを導入したり、図面管理のみが目的の企業が多機能システムを導入して後悔するケースは多いです。

結果的に使い勝手が悪くなり、システム自体が稼働しなければコストが無駄になってしまいます。

導入形式

図面管理システムの導入形式もチェックしておきましょう。

システムには主に以下の形式があります。

導入形式
  • オンプレミス型
  • クラウド型

オンプレミス型はサーバーに直接システムを導入する方法で、サーバー設備・設定が必要でコストは高めです。

しかしカスタマイズ性が高く、セキュリティ面も堅固なため情報保護には適しています。

クラウド型は、サービス提供者でソフトウェアを提供し、オンラインクラウドでデータ管理などをおこなえる形式です。

導入は簡単でソフトウェアのアップデートなども、サービス提供者がおこなうため運用が全体を通して容易で、費用も安めです。

しかし、サービスを提供する企業が破綻やサービスを終了した場合は、使用できなくなるリスクがあります。

費用を抑えて段階的に導入を検討しているならクラウド型から始め、自社で運用方針が決まり、セキュリティも意識した段階でオンプレミス型に切り替えるといいかもしれません。

カスタマイズ性

図面管理システムを導入する場合は、カスタマイズが効くかも確認してください。

ソフトウェアを自社に合わせてカスタマイズしたり、API連携で既存システムとの連携が可能なものもあります。

クラウド型は、機能が固定されている製品が多く、あまりカスタマイズできません。

一般的な機能を求めるならクラウド型でもいいですが、自社独自の運用フローを効率化したいならカスタマイズ性を重視してください。

サポートの充実

図面管理システムを導入する際は、サポート体制も確認してください。

どのようなシステムでも、導入した初期は使い方やエラーが出た場合に混乱が生じます。

その際に電話やメールなどで迅速にサポートをしてもらえるツールを選んでください。システムによっては、ビデオで使い方の研修がある場合もあります。

導入前にサイトでサポートが受けられるかも含めて、図面管理システムを選んでください。

まとめ

この記事では建築DXに連動して普及し始めている、図面管理システムについて解説しました。

紙の管理よりもミスやリスクを抑えて、効率的に図面を管理できます。

自社の図面管理に課題を抱えているなら、図面を電子化して保管できる図面管理システムの導入も検討してみてください。

その際はコスト面だけでなく、機能や使い勝手、サポートの充実など総合的に比較して選ぶのがおすすめです。

無料トライアルがあるシステムも多いため、まずは使ってみて現場から感想をもらうといいでしょう。

業務の効率化と電子化を進めるためにも、図面管理システムを検討してみてください。

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