リフォーム見積書は、リフォーム工事の内容を詳細に示した書類です。
工事にとりかかる前に顧客の合意を得て、健全な契約を結びために使用されます。
しかし、リフォーム見積書の作成方法や管理に不便を感じている工務店の方もいるでしょう。
この記事では、リフォーム見積書の概要と重要性、作成方法や記載事項、適切な管理方法について解説します。
リフォーム見積書とは
リフォーム見積書とは、以下の3つの事項を記載した書類です。
見積書は顧客とのコンセンサスを取る上で非常に重要な書面で、健全な契約には欠かせません。
また、後ほど契約内容に対してクレームがあった際に、見積書を参考にして事前に合意があった旨を証明できます。
顧客、企業双方を守るためにも、リフォーム見積書は大切です。
リフォーム見積書は顧客との信頼を築く上で重要
見積書は顧客との信頼関係を築く上で重要な書類です。
リフォーム見積書の重要性と意義について、詳しく解説します。
条件により変動する価格を明確化
リフォームの費用は一概に相場を明示できず、条件による変動が大きい分野です。
しかし、見積書の作成と提示で顧客が契約するかどうかの意思決定ができます。
一般の顧客には相場感が伝わりづらいですが、見積書を作ればスムーズに契約できるでしょう。
顧客の安心感の向上
リフォームの見積書は、顧客の安心感の向上にも繋がります。
建設業界に従事していない顧客にとって、リフォームの作業内容は未知の領域です。
「ぼったくられないか？」「この作業内容が正しいか」と迷い、不安を抱えています。しかし、事前に作業内容と費用を提示すれば、顧客も安心感と信頼感が湧くでしょう。
支払い時のトラブル防止
リフォームの見積書を提示すれば、自社と顧客の無用なトラブルも防げます。
例として支払い時に「こんなに高いと思っていなかった」とクレームが入ったとしましょう。
工務店側としては、事前に見積書を提示して合意を得ているため、顧客のクレームに対して抗弁できます。
不要なトラブルを避ける意味でも、リフォーム見積書を作っておきましょう。
リフォーム見積書の作り方
リフォーム見積書作成の流れは以下の通りです。
正しい見積書の作成方法と必須の記載事項について説明します。
リフォーム見積書の構成
リフォーム見積書は、表示と工事条件、内訳によって構成されます。
記載内容はさらに細かく、それぞれの項目に金額や相手先の情報を記載する形式です。
- 表紙
- 工事条件
- 工事内訳
リフォーム見積書「表紙」の記載内容
リフォーム見積書の表紙には、以下の事項を記載します。
- タイトル
- 作成日
- 宛名
- 金額
- 業者名
まずはタイトル「御見積書」のみの場合や、現場名を記載します。
また作成した日付や誰に宛てたものかを明記し、見積書の作成意図を記載しておきましょう。
合計金額を記載する場合は、改ざん防止のために「-」を付帯、内税か外税か明記します。
最後に工事を担当する業者名と問い合わせ先を記載し、不明点があれば質問できるようにしておきましょう。
リフォーム見積書「条件」の記載内容
次に「条件」は契約の内容と同一の細かいリフォーム内容を記載します。
- 支払い条件
- 工事の場所
- 工事の内容
- 見積りの有効期限
- 工事期間
- その他詳細
リフォームする事業者が、表紙に記載した金額でできる作業条件を明記したものです。
具体的に記載すれば工事の内容や条件が顧客に伝わり安くなり、契約の締結もスムーズでしょう。
支払い条件とは、工事金額をどのように支払うか明示する条項です。大規模工事の場合は分割払いが一般的なため、支払日や方法を記載します。
工事場所とは、リフォームが行われる家屋や物件です。
工事内容にはリフォームの内容を記載しましょう。
見積有効期限は、提示した金額でリフォームの契約を締結できる期限のことです。
材料費は変動するため、ある程度の期限を設けます。
工期はリフォームの施工する予定期間を記載し、その他情報には設計図面や工法など、工事価格を決定づけた条件を記載しましょう。
リフォーム見積書「工事内訳」の記載内容
「工事内訳（明細）」とは、リフォームにおける工事の更に詳細や扱う商品全般を記載した書類です。
- 項目
- 仕様・摘要
- 数量・単位
- 単価
- 合計金額
- 補足・備考
軽微なリフォームなら1枚の明細に項目を羅列するだけでも良いでしょう。
しかし、工事の規模や工程数によっては階層を用いて表記します。
リフォーム工事は施工の種類や商品が多く、一覧で記載すると顧客からは理解しづらいです。
そのため、階層を用いて「この工事にいくら」「この作業のこの部品にいくら」など、明記すると分かりやすくなります。
リフォーム見積書を作成・発行する際の注意点
リフォーム見積書を作成・発行する際には以下の3点に注意してください。
顧客との信頼関係や契約の締結、またトラブルを防止するために必要なポイントです。
条件の明確化
リフォーム見積書の条件を記載する際は、具体的に細かく記載しましょう。
顧客はそもそも工事の名称だけで、具体的に何をおこなうのか把握していません。
なるべく親切に、どの部分の工事をどのようにおこなうかを記載して条件を明示してください。
条件付けが曖昧だと、契約者と事業者の認識に齟齬が生じ、最終的に契約の合意の際に揉めることがあります。
合意の形成
リフォーム見積書を発行したら、必ず合意の形成をして書面に証拠を残しましょう。
顧客が納得した上で契約内容に同意し、見積書の内容を承諾したことが明示できなければ、万が一トラブルが起きた際に自社を守れません。
もちろん建設業に詳しくない顧客が誤認をしているケースもあるため、見積書は詳細かつ具体的に作成することが大事です。
見積書のログ
見積書を作成し直す場合でも、古いものは保管してログを取りましょう。
変更点をあとから見直しする場合に便利です。
また、施主が作成し直したリフォーム見積書に納得せず「最初に出してくれた見積りが良かった」とリクエストする場合もあります。
その際にリフォーム見積書の作成し直す手間を省けるため、見積書のログは必要です。
リフォーム見積書の作成・管理方法
リフォーム見積書の作成と管理の手順を説明します。
リフォーム見積書は記載項目も多く、データ管理や保管コストもかかるため、効率化することが重要です。
自社既存テンプレートでの手書き
リフォーム見積書のテンプレートがすでに自社にある場合は、紙面に内容を記載して発行します。
保管はファイルなどにまとめ、キャビネットに保管しましょう。
しかし、紙面の管理はキャビネットなどの保管コストのみならず、紛失リスクもあります。
また、必要なときに見積書を取り出しづらいです。
エクセル・スプレッドシートでの作成
自社の見積りや施工管理をエクセルベースで行っている場合は、エクセルやスプレッドシートで見積書を作成・管理します。
顧客に提示するときは印刷し、データ自体は自社のサーバーまたはクラウドに保管可能です。
しかし、エクセルテンプレートの人為的ミスによる破壊や紛失リスクがあります。
検索機能自体は使用できますが、ファイルの数が増えると管理しづらくなるでしょう。
リフォーム見積りソフトの使用
最も効率的にリフォーム見積書を作成・管理できるのは、リフォーム見積りソフトの使用です。
クラウドまたはサーバー上にデータ保管ができ、セキュリティ的にも安心。
また、作業ログをすべて残せるため、見積書の再発行や作成し直しの際にも便利です。
必要な図面や顧客情報を紐つける機能や施工管理機能が付帯しているソフトなら、リフォームに必要な情報を一元管理できるでしょう。
ただし導入にはコストがかかります。
どのようなリフォーム見積りソフトがあるかを知りたい方は、こちらの記事でおすすめのソフトについて解説しているため参考にしてください。
まとめ
リフォーム見積書は顧客への工事の透明性と示し、安心感を高める書類です。
同時に契約のトラブルに際して自社の正当性を示す証拠となります。
リフォーム見積書を具体的に詳細に記載して、顧客も事業者側も安心できる契約を締結しましょう。
リフォーム見積りを管理できるソフトがどんなものがあるか、迷っている方もいるはずです。
