「作成した見積り書をもっと手軽に共有したい」と悩んでいる工務店担当の方もいるでしょう。
建設業向け見積り作成ソフトの共有機能を使えば、手間なく施主や社内に見積り書を共有できます。
また見積り送付・共有の課題を解決可能です。
この記事では建設業向け見積りソフトの概要と共有機能について、また共有機能がある見積りソフトを導入するメリットとおすすめソフトを3つ紹介します。
目次
建設業向け見積りソフトとは
建設業向け見積り共有ソフトとは、見積りの作成・原価データの管理、共有機能を搭載した工務店向けソフトウェアです。
見積り作成は手書きまたはエクセルでおこなうのが一般的でした。
しかし手書きまたはエクセルは効率が悪く、請負工事の複雑な見積りを作成する負荷を軽減するために、建設業向け見積り共有ソフトが開発されました。
ソフトの使用により建設業の業務負荷を減らし、営業担当の業務負荷を軽減することが可能です。
建設業向け見積りソフトの機能概要については以下の記事で詳しく紹介しています。
見積り作成ソフトの共有機能とは
見積り作成ソフトには以下のような共有機能が搭載されています。
施主に対して見積りを提示する際に、指定の方法で見積り書を送付・送信するため、送付にかかる作業負荷を軽減できます。
ワンクリックで印刷・宛名作成
見積り作成ソフトは、作成した見積りをワンクリックで印刷して宛名作成できます。
自社で使用しているプリンターと接続しておけば、印刷ボタンを押すだけでプリンターから紙面として出力可能です。
また、見積り作成ソフトに宛先管理機能がついています。
宛先管理機能とは、施主の住所・事業者情報を保管する機能です。
この情報を見積り書と紐つけておき、出力時に宛名シートや封筒を同時印刷することもできます。
見積り印刷はエクセルでもできますが、宛先の紐付け・自動印刷機能は利用できませんでした。
しかし、見積り作成ソフトを用いれば見積り書送付の際の宛名書きなどの時間を短縮できます。
メール送信機能
作成した見積りを、施主にメールで送信することも可能です。
見積り書をPDFとして書面化し、そのうえで宛先管理機能に登録してあるメールアドレスへ送信できます。
メーラーを立ち上げて送付先を探し、添付ファイルを紐つけて送信する作業は工数が多いうえに、誤送信などのリスクがありました。
建設業向け見積りソフトを使用することで、誤送信のリスクを下げて手間なくPDFで見積り書を共有できるでしょう。
クラウド保管による社内共有
見積り作成ソフトを使用すれば、社内での見積り共有も容易です。
従来のエクセルや手書きの管理では、営業担当が見積りを印刷しに事務所へ帰ってくる、またはメールなどで内容を添付して送信する手間がありました。
個人情報や機密情報満載の見積り書を社外へ持ち出すことはリスクになるうえ、またメール添付の際も送信先を間違えれば情報漏洩問題となります。
しかし、見積り作成ソフトを用いれば、会社用の端末で見積り確認が可能となるため、営業が事務所へ戻る必要がありません。
また、メールでの共有作業も不要で、事務員の手間を省き、情報漏洩リスク自体を下げられます。
見積り作成ソフトの共有機能は必須
見積り作成ソフトの共有機能は非常に有用かつ必須機能といえるでしょう。
見積りソフトの共有機能を使用するメリットを解説します。
印刷・宛名書きの手間の軽減
見積り書を送付する際の印刷・宛名書きの手間の軽減に繋がります。
エクセルで見積り書を作成し、印刷することはできますが、その度に印刷設定をチェックしたり用紙サイズを設定する必要がありました。
しかし、見積りソフトからの印刷であれば自動でサイズ調整をし、設定をいちいちやり直す必要はありません。
また、封筒に宛名を手書きしていた場合は、その度に宛名を確認して手書きする手間がかかります。その後宛名と送付先が間違いないかのダブルチェックをおこない、切手を貼って郵送となると見積り送付業務に時間がかかっていたでしょう。
しかし、宛名をデータ化しておけば確認の手間を減らし、なおかつ手書きの時間削減となります。
宛名間違いによる誤配送防止
見積り書の宛先を間違えてしまうと、誤配送が起こり得ます。
例えば誤った住所に見積り書を発送した場合は機密情報、個人情報の漏洩に繋がるでしょう。
見積り書の内容があっていたとしても、宛名が違えばクライアントに混乱を招きます。
宛名間違いは、都度作成や手作業による人員ミスが原因です。
見積り作成ソフトの使用で、宛名間違いによる誤配送リスクを減らせます。
もちろんメールで見積り書を共有する場合も、メールアドレス選択ミスによる誤送信リスクはあるでしょう。
アドレス帳から送信担当がアドレスを選択し、送信する際に多発します。しかし、見積りソフトで施主情報を登録しておけば、メールアドレスの選択間違いを減らし、誤送信リスクが下がるでしょう。
営業担当の移動時間コスト削減
見積り書の確認のために、営業が事務所へ戻ってくる時間コストも削減できます。
見積り作成ソフトはオンラインクラウドまたはアプリで、社内情報を共有できるためです。
社内用デバイスを持っていれば、いつでも社内で保管してあるデータが確認可能です。
外出先で急に見積りを提示しなければならない場面もあるでしょう。
その際に、事務所に電話してメールでファイルを送ってもらう、または事務所で印刷してから再度外出する手間が省けます。
共有機能に優れているおすすめ見積り作成ソフト3選
共有機能に優れているおすすめ見積り作成ソフト3選を紹介します。
| システム名 | サービス内容・詳細 |
|---|---|
| AnyONE | ・2,700社以上の導入実績がある ・見積りだけでなく商談管理からアフター管理まで工務店業務を一元管理可能 ・複数階層の見積りを効率よく作成できる ・クラウド管理のためデータ共有が簡単にできる ・見積り出力もワンタッチででき、宛名シールの印刷も可能 |
| アイピア | ・工務店向けの業務管理システム ・作成した見積り共有・承認作業がオンライン上でできる ・5階層までの複数階層見積りの作成ができる |
| みつもり主任 | ・見積り作成から予算管理まで一元管理できる ・FAX・郵送などの見積り共有機能を搭載している ・クラウド上にデータ蓄積ができ営業への見積り書の共有も効率化できる |
以上の3つがおすすめ見積り作成ソフトです。見積り作成機能を含め、共有についても解説します。
AnyONE
AnyONEは2,700社以上の工務店で導入されているITシステムです。
見積り作成を含めて、工務店業務全般を管理でき、クラウドでデータを保管できます。
AnyONEの具体的な機能は以下です。
- 顧客管理
- 商談管理
- 工事・施工管理
- 見積り・実効予算作成
- 実行予算
- 発注管理
- 入出金管理
- アフター管理
顧客管理機能でクライアント情報を管理し、住所・メール送信先を管理できます。
また、宛名印刷ソフトなしで施主への宛名作成も簡単です。
見積りはエクセルから過去データを取り込み、過去見積りデータを利用して効率的に見積り書を作成できます。
もちろん工務店の複雑な工事に対応できる複数階層の見積りデータを作成可能です。
原価の変更時は一括変更機能を用いて、情報を一括変更できます。
見積り書だけでなく発注書なども同時に印刷できるため、見積りに関連した書類作成・出力も手間がかかりません。
クラウド上に見積りデータを保管でき、アプリで情報共有ができるため、社内で迅速に見積りデータを共有できます。
導入コストがかかるのがデメリットですが、IT導入補助金を使用してコストを下げての導入も可能です。
「AnyONE」は導入申請マニュアルも提供しているため、問い合わせ時にマニュアルもダウンロードしてみましょう。
アイピア
アイピアはクラウド型で社内業務を一元管理できる工務店向けシステムです。
アイピアで管理できる業務は以下の通りです。
- 顧客管理
- 営業管理
- 見積り作成
- 発注・請求管理
- 入出金管理
- 工程管理
- 書類管理
- 日報管理
- アフター管理
5階層までの見積り作成ができ、小規模工事から大規模工事の見積り作成が可能です。また過去の見積りを検索し、データ引用できます。
クラウド上で見積りデータを管理、承認作業ができるため、上長の承認待ち時間を短縮。
顧客データの集積で宛名作成、また帳票の出力もワンクリックでできます。
詳しくは、アイピアの評判・口コミを解説した記事をご確認ください。
みつもり主任
みつもり主任は、見積り作成に特化したソフトウェアです。
工務店に設計されているソフトウェアで、見積り・予算管理ができます。
- 見積り書の作成
- 実行予算の管理
- 各種帳票送付（郵送・FAX）
- 宛名印刷
みつもり主任は複数階層の見積り作成が可能で、営業の訪問履歴などの一括管理もできます。
また作成した見積り書をもとにした実行予算管理も可能。
各種帳票はマスターデータを利用し、郵送・FAXでワンクリックで送信できて便利です。
宛名印刷機能もついており、見積り書送付の時間を短縮できるでしょう。
すべてのデータがクラウド上に保管されるため、外出先で営業が見積りデータを確認し、取引先に提示することもできます。
詳しくは、みつもり主任の機能や特徴、口コミ・評判を解説した記事をご確認ください。
まとめ
見積り作成ソフトの共有機能を利用すれば、今まで時間がかかっていた見積り書の共有作業が効率化します
社外へミスなく見積り書を送付できるようになり、また営業担当が見積りを印刷するために社内へ戻る時間も不要です。
見積りソフトを導入すれば、人為的ミスを減らし、リソースを節約できるでしょう。
記事内では3つの見積り作成ソフトを紹介しましたが、この中でどのソフトが自社に適しているか迷っている方もいるはずです。
