帳票の主な作成方法には、「エクセル」と「帳票作成ツール」があります。
この記事では、帳票の作成方法の概要と、その中でも帳票作成ツールを利用するメリット、ツールを選ぶ際のポイントなどについて解説します。
帳票作成ツールは、業務効率を図るためにも、ミスを少なくするためにも効果的です。
建設業でツール作成をもっと効率よくおこないたい、といった方は参考にしてください。
目次
帳票の作成方法
帳票を作成する場合、その作成方法は「エクセル」と「帳票作成ツール」に分けることができます。
ここでは、それぞれの作成方法の概要について解説します。
エクセル
エクセルは見積書や契約書などさまざまな帳票の作成に適しているツールです。
多くの企業ですでに利用されているため、新たに導入する必要がなく、操作方法などを一から覚える必要もないため、スムーズに利用できます。
また、インターネットで検索すればさまざまなテンプレートをダウンロードできるなど使い勝手の良さが特徴です。
一方で、エクセルの場合複数人による共同編集ができないため、誰かがエクセルの帳票を編集している場合、他の人は編集できません。
もし、2人同時に開いてそれぞれが編集をおこない保存すると、最新のファイルが2つ存在することとなるため、業務を混乱させてしまうかもしれません。
また、エクセルは、リアルタイムでの情報共有にも適していないため注意が必要です。
帳票作成ツール
帳票作成ツールは、帳票の作成や管理、出力ができるシステムです。
ツールによっては帳票の配信にも対応しているものもあり、エクセルを使った帳票作成、管理よりも効率よく作業を進められます。
また、データの取り込みに対応しているツールであれば、既存の帳票をツールに取り込んでそのまま使用することもできるため、ツールの移行もおこないやすいです。
導入コストや利用料金がかかりますが、帳票作成時に情報を入力する項目はエクセルよりも少ないケースが一般的であるため、ミスの可能性も低くなります。
帳票作成のしやすさを重視する場合は、エクセルよりも帳票作成ツールの利用がおすすめです。
なお、作成した帳票は紙に出力して保管する以外にも、電子帳票としてデータで保存することもできます。
電子帳票に興味のある方は、電子帳票システムについてメリットやデメリットなどについて解説している記事もご覧ください。
帳票作成ツールのメリット
帳票作成ツールを利用することで得られるメリットはさまざまです。
ここでは具体的なメリットとして以下の3点について解説します。
- 業務効率化
- 情報共有が簡単
- ミスの削減
業務効率化
帳票作成ツールの中には、読み込んだデータから帳票に必要なデータを取得し、帳票を作成してくれる機能を備えたものもあるため、業務効率化を図ることができます。
担当者がおこなうことは、簡単なマウス操作や入力操作だけです。
従来の帳票作成は、データを集めて、集めたデータを入力するといった手間がかかっていましたが、ツールがあればそういった手間もなくなります。
情報共有が簡単
帳票作成ツールは、同時進行で帳票の編集や更新ができるほか、データ更新をすると一瞬で最新のデータが反映されるため、情報共有に時間がかかりません。
クラウド上でデータを管理するツールであれば、インターネット環境さえあれば利用できるため、現場からスマートフォンを使って帳票を確認するといったことも可能です。
ミスの削減
帳票作成ツールは、エクセルと比べると帳票作成時に入力する項目の数が少ないため、入力ミスが少なくなります。
また、データ更新をすると最新のデータが反映されるため、自分のパソコンで作業したままファイルを共有し忘れるといった心配もありません。
帳票作成ツール導入時の注意点
帳票作成ツール導入にあたっては、コストがかかる点に注意してください。
導入時のコストに加え、毎月の利用料金などが発生するため、導入前に自社の予算を確認しておく必要があります。
また、ツールによっては、既存データの読み込みに対応しておらずデータの移行に手間がかかるケースもあるため、導入にあたってはデータの読み込みができるかどうかも確認してください。
帳票作成ツールを選ぶ時のポイント
帳票作成ツールを選ぶ際は、いくつかのポイントをおさえておくことが大切です。
ここでは、具体的なポイントとして以下の4点について解説します。
- 出力方法
- セキュリティ対策
- サポート体制の有無
- オンプレミス型かクラウド型か
対応しているファイル形式
エクセルやPDFなど、作成した帳票がどのようなファイル形式で出力できるのか事前に確認しておきます。
例えば、メールで帳票を送りたい場合、PDFに対応しているほうがスムーズに送信できます。
また、ワードやエクセルなどに対応していれば、既存データの読み込みもしやすいです。
そのほかにも、FAX送信に対応しているツールもあるため、FAXをよく利用する場合は合わせてのチェックをおすすめします。
セキュリティ対策
帳票には機密情報がたくさん記載されているため、ツール選びにあたってはセキュリティ対策の有無を確認しなければなりません。
例えば、アクセス権限を付与できるツールであれば、関係者以外は閲覧ができないように設定でき、情報漏洩のリスクを抑えることができます。
また、アクセス履歴や文書へのロック機能などを備えたツールであれば、情報漏洩や改ざんのリスクを抑えることも可能です。
サポート体制の有無
帳票作成ツール導入直後は、扱い方に慣れていないため、使用中にトラブルが発生する可能性もあります。トラブル時にサポートが受けられるかどうかは大きなポイントです。
ツールによっては、導入時に研修をおこなってくれるものもあります。
導入したものの、操作が難しく、サポートもないとなると、誰も使用しなくなる恐れもあるため、サポート体制の有無はチェックしてください。
オンプレミス型かクラウド型か
帳票作成ツールには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があります。
どちらも帳票作成ツールであることに変わりはありません。しかし、それぞれ異なる特徴を持っているため、違いを理解したうえで、自社にあったタイプを導入することが大切です。
オンプレミス型
オンプレミス型は、簡単にいうと、自社でサーバーの設置、管理、運用をおこなう方式です。
自社で全て管理するため、カスタマイズを自由におこなうことができ、自社の業務に合わせた帳票作成ツールを整備することができます。
一方で、自社でサーバーの設置から管理・運用までおこなうため、導入コストは高くなりがちです。また、自社内でサーバーを運用する人材を確保しなければなりません。
人材や資金に余裕がない企業だと導入は難しいと考えられます。
クラウド型
クラウド型は、自社でサーバーを所有せず、サービスを提供する企業が用意したリソースをインターネット経由で利用する方式です。
自社でサーバーを用意しないため、導入コストや運用コストを抑えられる点が特徴で、専門知識を持った人材もいりません。
導入したいと思ったら、申し込みをすればすぐに利用できる点も魅力の1つです。
インターネット環境があれば利用できるため、現場やリモートワーク中の自宅からでもツールにアクセスすることもできます。
一方で、サーバーはサービスを提供する会社が管理しているため、自由にカスタマイズできません。自社の業務に合っているツールを選ぶよう、注意が必要です。
まとめ
今回は、帳票の作成方法や帳票作成ツールのメリット、導入時の注意点、選ぶときのポイントなどについて解説しました。
帳票作成はエクセルや専用のツールを使っておこなうケースが一般的ですが、業務効率やミス防止を重視する場合は帳票作成ツールの利用がおすすめです。
ツールを選ぶ際は、セキュリティ対策やサポート体制はもちろん、オンプレミスやクラウドといったツールの利用方式についても確認しておきましょう。
