工務店において、帳票作成・管理は欠かせない業務の1つです。
帳票を電子化することで、作成・管理業務を効率化できます。
今回は帳票の電子化について、その概要から、電子化に伴うメリット・デメリット、さらには移行時のポイントを解説します。
帳票にかかわる各種業務を効率よく行いたい方はぜひ参考にしてください。
目次
電子帳票とは
電子帳票とは、帳票を電子化したものです。帳票には大きく分けて帳簿と伝票がありますが、電子化すると便利な帳票には請求書や振り込み伝票、見積書、納品書、仕訳帳などが当てはまります。
これらの帳票は、従来は紙で管理することが一般的でしたが、電子化することで、パソコンやクラウド上での管理が可能となります。
帳票の電子化が進む背景
帳票の電子化が進む背景としては、法律によって電子化を行いやすい環境が整備されたことがあげられます。
例えば、帳票はもともと紙による保存が義務づけられていましたが、1998年に「電子帳簿保存法」が制定されたことで、国税関係の書類を電子データでも保管できるようになりました。
また、2005年には、「e-文書法」と呼ばれる法律の施行と電子帳簿保存法の改正が行われたことで、紙に出力した書類をスキャンして電子化し保存できるようになっています。
さらに、2020年10月には再び電子帳簿保存法が改正されました。この改正によって、これまで国税関係の帳簿を電子化して保存するためには税務署長の事前承認が必要だったものが、事前承認不要になりました。
このように各種法律の整備、改正によって帳票の電子化が行いやすい環境が整いはじめ、電子化へと移行する企業が増えてきていると考えられます。
帳票の電子化に伴うメリット
帳票の電子化によって企業が得られるメリットは少なくありません。ここでは、帳票の電子化に伴う具体的なメリットとして、以下の点について解説します。
業務効率化
帳票の電子化に伴うメリットの1つが、業務効率化の促進です。
データ化された帳票は、パソコンなどの端末で検索できるため、取引先の企業名や工事ジャンル、日付などに応じて必要な帳票をすぐに検索できます。
また、中には電子帳票をCSVなどのファイルに変換できるシステムもあります。紙の帳票だと必要なものを探すだけでも時間も手間もかかりますが、電子化ができればすぐに見つかるため業務効率も向上するでしょう。
その他にも、電子化によってメールによる帳票の送付が可能となるため、取引先にすぐに内容を確認してもらえます。専用のシステムの中には、サーバーから帳票をダウンロードできるものもあるため、確認までにタイムラグが生じず、スムーズに業務が進められるでしょう。
コスト削減
電子化できれば、帳票を印刷する必要がなくなるため、印刷代や紙代などのコスト削減につながります。また、取引先にメールで帳票を送れるようになれば、封筒代や切手代なども不要です。
帳票1つにかかるコストは高くありませんが、1ヶ月、1年と積み重ねていくと大きな違いが出てくるでしょう。
管理スペースが不要
電子化によって、紙の帳票は基本的に不要となるため、紙の管理スペースが不要となります。これまで社内の一角を帳票の保管スペースとしていた場合でも、スペースが大きく空くため、空間の有効活用ができるでしょう。
バックアップも取れる
紙の帳票の場合、持ち出しに伴う紛失や火事による焼失、経年劣化によって文字が読めなくなるなどのリスクがありますが、電子帳票であれば、バックアップが取れるためこのようなリスクがありません。
具体的には、電子化した帳票をクラウド上で保存するだけでバックアップ完了です。
クラウドであれば、屋外からでもインターネット環境さえあればアクセスできるため、必要な帳票をすぐに確認できるなど、さらなる業務効率化にもつながるでしょう。
帳票の電子化に伴うデメリット
メリットの一方で、帳票の電子化には少なからずデメリットもあるため注意しなければなりません。ここでは、具体的なデメリットとして以下の点について解説します。
初期費用がかかる
帳票の電子化を行うためには、スキャンするための機械や帳票ツールなどを導入することになるめ、少なからず初期費用は発生します。
また、既存の紙の帳票を電子化するために外部企業に作業を依頼するとなると、さらに費用がかかるでしょう。
電子化へ移行するにあたって、どのくらいの予算を確保できるのか事前に確認しておく必要があります。
紙の帳票を希望する取引先がいる可能性もある
帳票を電子化すれば、帳票のやりとりも基本的にはメールなどのオンライン上で行うこととなりますが、中には紙の帳票を必要とする企業も存在します。
そのため、電子帳票に移行したとしても、紙の帳票が必要になる可能性があるでしょう。
ただし、一部の取引先が紙の帳票を希望したとしても、大半の企業が電子帳票で対応してくれるのであれば、業務効率化やコスト削減は十分に期待できます。
管理ルールを整備する必要がある
電子化を行うにあたっては、事前にルールを整備しておかなければなりません。
例えば、ファイル名のつけ方やフォルダの分類方法などです。これらの点が社内で統一されず曖昧なままだと、必要なファイルが検索しても出てこない、どこにあるのかわからないといった事態になりかねません。
そうなると、電子化に伴う業務効率化のメリットも効果が薄れてしまうでしょう。
帳票の電子化へ移行する際のポイント
紙の帳票から電子帳票へと移行する場合、なぜ移行するのか、その目的を明確にしておきましょう。目的が明確になることによって、電子帳票を扱う際に必要となるものも決まってくるためです。
例えば、電子帳票の管理だけでなく、作成や配信も行いたい場合は、帳票作成機能や配信機能を備えたシステムを選ぶ必要があります。
また、社内で使用している既存のシステムとの連携を図り、さらなる業務効率化につなげたいといった場合は、連携の可否について確認しておきましょう。
扱っている帳票がそれほど多くなく、発行頻度も多くない場合は、連携機能をそこまできにする必要はありません。一方で、企業の規模が大きい、帳票の発行頻度が多い、といった場合はシステム連携を考慮した方がいいでしょう。
また、帳票システムを利用する場合、機能に加え、コストも確認しておく必要があります。
まとめ
今回は、帳票の電子化について、その概要から、電子化が進む背景や、メリット、デメリット、移行時のポイントなどについて解説しました。帳票の電子化を進めることによって、業務効率化やコスト削減などが期待できます。
一方で、少なからず初期費用が発生する点や管理する際のルール整備などが必要となるため注意してください。
また、移行する際は、ただ電子化して管理するだけでなく、帳票作成システムも導入することで、作成から管理までオンライ上で行えるためより業務効率が向上します。
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