グループウェアとは?種類や機能、導入メリットを詳しく解説

グループウェアとは?導入するメリットを詳しく解説

建築業界では、紙での作業や電話での情報共有など業務の効率化するためにさまざまな課題があります。これらの課題は、グループウェアの導入で解決できます。

今回は、グループウェアの機能や種類、導入メリットについて解説します。

グループウェアとは?

グループウェアとは、企業やチーム内で使用する、コンピュータネットワークを活用した情報共有システムです。

ユーザー同士で情報の交換や共有、またスケジュールの管理等の業務をオンラインのシステム上で行えるため、業務の効率化を図れます。

グループウェアの機能

グループウェアには、主に下記の機能が備わっています。

グループウェアの機能
  • 電子メール機能
  • 電子掲示板・チャット機能
  • 帳票などの資料作成機能
  • ライブラリー機能(情報ファイルや画像を共有)
  • スケジュール管理・共有機能
  • プロジェクト管理機能 
  • Web会議室機能
  • 日報
  • 経費精算機能
  • ワークフローシステム機能(企画書や報告書の起案から決裁を行える)

他の機能が備わっているグループウェアもあるため、自社の状況に合わせて最適なものを選びましょう。

グループウェアにできること

グループウェアでは、電子メールやチャットでユーザー同士がメッセージのやり取りを行えます。

ライブラリー機能を使うと現場の情報(契約書・工程表・設計図)を一元管理できます。
紙で保存する場合のように、データを見つけ出すまでの時間や場所を必要としません。

スケジュールは、個人からチーム単位で管理・共有することができます。会議の予定を組む時に社員のスケジュールを把握できるため効率よく予定が組めます。

現場の進捗状況を画面に可視化することでチーム全体で情報を共有することができます。ワークフロー(企画書・報告書)をグループウェアで管理することで担当者がその場にいなくても確認から承認までができます。業務の進行を妨げることなく、効率を上げることができます。

グループウェアの種類

グループウェアには、「オンプレミス型」「クラウド型」の2種類があります。設備環境や予算によってどちらを導入すべきか変わるため、種類の違いを理解しましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型の場合は、サーバーやネットワーク、ソフトウェアまでを自社で構築します。
「クラウド型」が出現するまでは、オンプレミス型が一般的でした。

オンプレミス型は、高セキュリティであることが特徴です。他社のサーバーを使用せずに社内でインフラを整備するためです。

また、自社で構築するため、ソフトウェアを自社に最適なかたちに設計できます。

その反面、サーバーやネットワークなどの初期導入コストがかかるほか、トラブル発生時は自社で対応しなければならないため、専門的なエンジニアが必要です。

オンプレミス型の特徴
  • セキュリティーの高さ
  • カスタマイズ性がある
  • 導入コストが高い
  • 専門的なエンジニアが必要

クラウド型

クラウド型の場合は、企業が提供しているグループウェア をインターネット経由で利用します。

オンプレミス型のようにインフラの整備をする必要がないため比較的安価で導入できます。
また、短期間で導入することができるのもクラウド型の特徴です。

グループウェアを提供している企業でセキュリティー対策は行っていますが、他社のサーバーで運用しているためどうしても懸念材料になってしまいます。

またクラウド型は、自由にカスタマイズできない、もしくはカスタマイズに追加料金がかかります。

クラウド型の特徴
  • 初期・利用が低コスト
  • 場所や時間にとらわれない
  • セキュリティーの懸念
  • カスタマイズができない

【建築】グループウェアの導入で解決できる課題

建築業界では、グループウェア の導入により下記3点の課題を解決できます。

建築業界の課題
  • チーム内の情報共有不足
  • 非効率な作業
  • スケジュールの管理不足

社内・チーム間の情報共有

建築業界では、日程表や設計図など紙での作業が多く、内容の変更や追加などの情報共有に時間と工数がかかっています。

社内・チーム内メンバー全員が同じレベルで情報を把握していなかったり、コミュニケーション不足があると、ミスに繋がります。

グループウェアを導入すれば、効率的に情報共有やコミュニケーションを行えます。

非効率な業務

建築業界では、営業や現場監督は、外回りや現場に出向いていることが多いです。
わからないことや確認したいことがあっても電話やメールで対応だと時間がかかり伝達ミスが起こる可能性もあります。

グループウェアでは、書類や共有事項をデータとして管理できるため、インターネット接続さえあれば現場からでも確認することができます。

スケジュールの管理不足

建築業では、営業の担当者や上司が現場に出ていたりすると事務の承認作業や会議やミーティングができません。

スケジュールの管理ができていないと無駄な作業が発生し、効率良く業務が行えません。

グループウェアでスケジュールを管理すれば、作業や予定を円滑に進めることができます。

グループウェア導入のメリット

グループウェアを導入することで、以下のようなメリットがあります。

グループウェアのメリット
  • 情報共有がスムーズになる
  • ペーパーレス化ができ効率も上がる
  • 進捗の管理が簡単になりミスを防げる
  • 情報の切り分けが簡単になる
  • ファイルを一元管理できる

情報共有がスムーズ

建築業の場合、工程表の修正や工事の変更が多いため、現場と事務の連携が重要です。

グループウェアのライブラリー機能(ファイル共有)を使用すれば、修正した工程表や工事内容の変更情報をタイムリーに社内共有できます。

ペーパーレスで業務を効率化

グループウェアでは、帳票や工程表などの資料を作成する機能が備わっているため、ペーパーレス化を実現できます。

グループウェアに備わっている雛形を使用・カスタマイズして自社に最適な形にすれば、毎回一から帳票を作成しなくて済みます。

また過去の帳票データをコピーしたり引用することで簡単に作成でき業務の効率化が可能です。

進捗の管理

建築工事では、原則として工程表通り工事を進めなければなりません。
進捗状況によって作業内容が変わることもあるため、進捗管理は非常に重要です。

グループウェアのプロジェクト管理機能を活用すれば、予定の追跡や可視化ができるようになります。

進捗状況をチーム全体で共有することができれば、ミスや報告の回数が減り、業務を効率化できるでしょう。

情報の切り分け

1つの情報でも経営陣が知っておくべきことや管理職の知っておくべきこと、全社員が知っておくべきことがあり、情報を切り分けて共有する必要があります。
グループウェアでは、情報を階層別に共有することが容易にできます。

また情報漏洩などのリスクもあるため、グループごとに情報を切り分けることでリスクを減らすことができます。

書類データの管理

建築現場ごとに多数の書類があります。
グループウェアを導入することで、現場ごとの資料や写真などの情報を一元管理できます。

情報が整理されることにより、変更や追加があっても素早く対応できるなど業務の効率を向上できるでしょう。

まとめ:グループウェアとは?種類や機能、導入メリットを詳しく解説

今回は、グループウェアの機能や種類、導入メリットについて解説しました。

グループウェアを導入することで業務の効率化やミスの削減につながります。

「オンプレミス型」と「クラウド型」両方のメリット・デメリットを理解して自社にあったグループウェアを検討しましょう。

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