工務店が工事の契約をする際などに、必ず提示するのが見積書です。
しかし、建設業における見積書は記載項目も多く、作成時には気をつけるべき点がいくつもあります。
そこで今回は、建設業における見積書の書き方について、書くべき項目や効率化する方法まで解説していきます。
工務店での見積書作成に時間がかかり悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。
目次
見積書が必要な理由とは？
建設業において、見積書が必要な理由について解説をしいきますが、見積りとして値段を提示する以外に、以下3つの理由が挙げられます。
工事の条件を明示する
見積書を提示することで、工事の条件を明示できます。
見積書には値段以外にも工事における条件も記載できるため、依頼主に見積書を提示し、施工側のできることとできないことを伝えましょう。
見積書を提示された依頼主は、記載された条件をもとに発注するかどうかを判断できるとともに、事前に条件面を伝えることで、後のトラブル防止にもつながります。
顧客からの信頼を得られる
顧客からの信頼を得られるということも、見積書の大きな役割です。
見積書では総額だけでなく、各工事にかかる詳細な金額まで記載します。
そのため、どういった部分にどれだけ費用がかかっているのかを顧客に対して示すことができ、顧客の信頼を得ることができます。
社内外への説明材料として使う
見積書は社内外に工事に関する説明材料としても重要です。
見積書にはどういった工事にどのくらい費用がかかっているかが詳細に記載されているため、工事の状況説明を社内外にするとに非常に役立ちます。
建設業での見積書の書き方
建設業における見積書の作成構成と項目について解説します。
見積書の構成
建設業での見積書は基本的に「表紙」「内訳」「条件」の3部から構成されます。
表紙
表紙には、主に工事に関する概要が記載されており、工事の合計金額も含め工事全体を表紙をみることで把握することができます。
内訳
内訳では、表紙に記載されている合計金額の内訳を詳細に記載されており、どの部分にどの費用がかかっているかが分かるようになっています。
条件
条件では、工事業者が提示した見積り金額で工事をおこなうための条件が記載されています。
この条件が記載されていることで、工事の透明性や顧客の信頼獲得につながってきます。
これら3部をセットにして、顧客に見積金額や工事内容に関する説明をしていきます。
見積書で書くべき項目
上記で解説した通り、見積書は3部構成となっており、それぞれで記載する項目が分かれています。
まずは表紙で記載する項目は以下の通りです。
続いて、内訳に記載する項目は以下の通りです。
最後に、条件に記載する項目は以下の通りです。
見積書の送付方法
見積書の送付方法には主に以下の2つがあります。
郵送で見積書を送る場合は、見積書以外に送付状も添えて郵送するようにしましょう。
送付状をつける理由ですが、送付内容を顧客に伝えることで、送付先や送付内容が明確になり、送付物や送付先にミスがあったとしても、すぐに確認できるため重大なミスを減らすことができます。
一方でメールで見積書を送付する場合は、見積書のみをメールに添付して送信しましょう。
メールの場合は送付状をつける必要がありませんが、こちらも送付先を間違えると思わぬトラブルにつながるため、送付先や添付書類の間違いがないかどうか入念にチェックしておきましょう。
見積書作成時の注意点
見積書作成時は、以下の2点に気を付けましょう。
条件面を具体的に記載する
見積書に記載する条件面は具体的に記載しましょう。
工事では、多くの場面でコミュニケーションが上手くいかずに、トラブルが発生する可能性があります。
こうしたコミュニケーションミスによる「言った言わない」の話になってしまうと、工事を円滑に進める上で大きな支障をきたしてしまいます。
こうした事態にならないためにも、どのような工事でどのような作業をおこなうことで費用がこれだけかかるということを明示しておく必要があります。
そこで、見積書に条件面を個別の工事ごとにしっかりと記載しておいた方が良いでしょう。
例えば、工事における水道代や電気代などを誰が負担するかや、どのような場合に費用が追加でかかるかなどを見積もり段階で明確にしておくことで、工事が開始された後にトラブルとなることを防げます。
見積書の修正時には古い見積書は残す
見積書を修正する際には、修正する前の古い見積書を残しておくようにしましょう。
例えば、エクセル等で見積書を修正しているときに、新しい内容に上書き保存してしまうと、以前どのような内容で提出したかがわからなくなります。
その場合、仮に以前出した見積もりでお願いしたいと言われた時に対応がしづらいでしょう
特にパソコンで見積書を修正するときは、注意が必要です。
見積書作成を効率化するには専用のシステムを導入
見積書を作成するには、主に紙ベースやエクセルを使って作成されるケースが多くあります。
しかし、毎回工事を受注するごとに見積書を作成していては、作業量が膨大となり、日々の業務を圧迫してしまい、本来集中すべき作業に時間を使うことができません。
もし見積書作成に時間がかかっている場合は、工務店向けの帳票作成ソフトなどの専用システムを導入してはいかがでしょうか。
システムを使うことで、見積りに関する情報を一元化できたり、あらかじめ決められた入力形式に入力するだけで見積書が作成できるなど、作業の効率化をはかれます。
また、スマホやタブレットなどからも見積作成業務もできるため、時間や場所を選ばず作業することも可能です。
まとめ
建設業での見積書には、他の業界と比べても記載する項目が多く、見積書作成に時間を取られがちです。
今回紹介した見積書の作成方法を参考に、業務を効率化しましょう。
工数がかかる場合は帳票作成システムを導入してはいかがでしょうか。
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