工事台帳は特定の形式が決まっているわけではないため、インターネット上には無料で利用できる工事台帳のテンプレートがたくさんあります。
そこで、無料で利用できるおすすめのエクセル工事台帳を紹介します。
また、工事台帳を作成する場合のコツや注意点についても解説しているため、ぜひ参考にしてください。
目次
工事台帳とは
工事台帳とは、各工事の原価を集計してまとめるための台帳です。
工事ごとの取引明細を記録することにより、原価計算が明白になります。
進捗状況の把握や提出書類の作成ができるようになるため、事務作業を効率化できます。
工事台帳は経営事項審査の提示にも必要なので、建設会社は必ず記録しなければいけません。
工事台帳を作成する目的
工事台帳の作成は、各工事の利益率や収支内容、経営状況、進捗管理などが目的となっています。
工事台帳があれば収支内容を確認しながら利益率を把握できるため、経営判断を行う際に役立ちます。
会社が利益を出すための工事原価管理ができるので、経理担当者には欠かせないものとなっています。
工事台帳を作成しない場合のリスク
工事台帳を作成しないまま工事を進めた場合、工事全体の原価が把握できなくなります。
工事が終了するまで利益率がわからないため、赤字の状態になっていたとしても気づくことはできません。
建設会社は利益を出しながら黒字経営をしなければいけないので、トラブルをなくすためにも工事台帳を作成して原価管理を行う必要があります。
エクセル工事台帳の作り方
エクセル工事台帳を1から作る方法を紹介します。
取引明細を記録する項目を作成する
まずは、取引明細を記録する項目を設定します。
工事に関連する情報
工事台帳の上部には、工事に関連する情報を明記します。
- 工事番号
- 発注者
- 工事名
- 工事場所
- 契約年月日
- 請負金額等
材料費
工事台帳には、工事のために使用する資材の仕入れ費用の合計を記載します。
また、材料原価のみならず、運送する際にかかった配送費・運賃なども含まれる点に注意しましょう。
労務費
労務費とは工事に参加した人員に対して支払う給料、賃金のことです。
賃金に加えて、交通費や各種手当も合計して記載します。
なお、労務費に雇用体系は関係しませんが、あくまで「自社で直接雇用している職人のみ」の費用になる点に注意しましょう。
また、自社で直接雇用している人員であっても、事務員などに支払われる賃金は労務費に含みません。
外注費
外注費とは、自社で雇用していない職人や下請け業者、協力業者の作業員に対して支払う費用を意味します。
経費
経費とは、工事現場で発生した費用の中でも、ここまで解説した材料費・労務費・外注費の3種類に該当しない費用を意味します。
工事に必要な重機のリース料や光熱費、事務員の給与などは経費として計上します。
必要な数式などを挿入する
必要な項目を設定し終わったら、次に必要な数式などを挿入します。
数式を挿入しておくことで、自動的に入力した数値を合計したり、また他のシートに展開されているデータの引用が可能です。
エクセル工事台帳で便利な数式をいくつか紹介します。
SUM関数とは、選択した範囲に入力されている数値を合計する数式です。
例）=SUM(A1:A30)
上記のように入力すれば、A1セルからA30セルまでの縦列の数値を合計できます。
VLOOKUPとは、指定した範囲の中から、設定した条件に該当する値を返す数式です。
例）=vlookup(A1,’シート2′!A:B,2,0)
例えば、エクセル工事台帳に資材の単価表から価格を引用する際などに便利です。
工事台帳をエクセルで作成する5つのメリット
工事台帳をエクセルで作成することで、以下のような5つのメリットがあります。
- 導入コストが少ない
- ファイルを共有できる
- テンプレートを使用できる
- 関数・マクロを使用できる
- 管理者の権限を付与できる
それでは順番に説明します。
1.導入コストが少ない
会社のパソコンにエクセルソフトが搭載されている場合、工事台帳を作成する費用がかからなくなります。
もしパソコンやエクセルソフトがなければ導入コストが必要になりますが、比較的安価に用意できます。
そのため導入コストを抑えたい企業にとっては、メリットの1つといえるでしょう。
2.ファイルを共有できる
エクセルで作成した工事台帳は電子ファイルとして保存されるため、メールやクラウドから簡単に共有できます。
直接会わずに工事台帳のやり取りができるので、現場の作業効率が向上します。
紙媒体よりも効率性が向上する点は、工事台帳をエクセルで作成する大きなメリットです。
3.テンプレートを使用できる
エクセルには、ビジネスシーンで利用できるテンプレートが豊富にあります。
工事台帳をスムーズに作成できるため、担当者の手間を軽減できます。
工事台帳用のテンプレートを一度作成すれば、担当者以外でも簡単に対応可能です。
そのためテンプレートを使用できる点は、工事台帳にエクセルを利用するメリットといえます。
4.関数・マクロを使用できる
エクセルは表計算ソフトなので、工事台帳の原価を集計するために関数やマクロを使用できます。
原価の計算を素早くできるようになるため、関数やマクロを使用できる点はエクセルならではのメリットです。
5.管理者の権限を付与できる
エクセルでは、必要に応じて管理者の権限をメンバーに付与できます。
メンバーのポジションに合わせて閲覧権限や編集権限を付与できるため、複数人で工事台帳を管理・編集することが可能です。
そのため管理者の権限を付与できる点は、工事台帳をエクセルで作成するメリットです。
エクセルで工事台帳を作成するコツ
エクセル台帳を作成する場合は、テンプレートやマクロ・関数を使用するなどしてできるだけ手間を省くようにしましょう。
エクセルのシートを使い分けることで、金額の算出が簡単になるため、覚えておくと便利です。
エクセルで工事台帳を作成する方に向けて、作成時のコツを3つ紹介します。
テンプレートを使用する
一から工事台帳を作り上げることは、手間も時間もかかるため、テンプレートを使用するようにしましょう。
テンプレートであればすでに形ができ上がっているため、細かい部分を自社で使いやすいようにアレンジするだけですぐに使用が可能です。
後述するように、インターネット上には無料で利用できるテンプレートもたくさんあるため、積極的に活用してみてください。
シートを使い分ける
エクセルで工事台帳を作成する場合、1つのシートをマスターシートとして用意しましょう。
あとは工事に応じてシートをコピーし工事別にシートを使い分けるのがおすすめです。
合計金額の算出が簡単におこなえるほか、各工事台帳にもすぐにアクセスできます。
マクロや関数を活用する
マクロや関数を活用することで、簡単な操作だけで工事台帳の作成ができます。
例えば最も簡単なSUM関数は、合計金額を簡単に算出が可能です。
エクセルで工事台帳を作成するのであれば、エクセルの機能を最大限に活用しましょう。
工事台帳テンプレートを使用する注意点
工事台帳のテンプレートを使用する場合は、以下の3点に注意ましょう。
消費税率
2019年10月1日より消費税率が10%に引き上げられています。
しかし古いテンプレートだと消費税率が8%のままになっている可能性があります。
ダウンロードしたテンプレートの消費税率が正しいかどうかを必ずチェックしてください。
間違っている場合は、修正する手間を考えると、正しい税率が使用されている別のテンプレートを使用する方が効率的でしょう。
タイムラグ
エクセルのテンプレートを使用する場合は、そのファイルが最新バージョンかどうかわかるようにファイル名を工夫して保存しましょう。
複数人で管理する場合、作成担当者がいつ編集したファイルが最新バージョンなのかわからないと、ファイルの内容にタイムラグが生じてしまう場合があります。
転記・関数のミス
関数の使用は、エクセルを利用するメリットの1つです。
しかし関数を間違えている場合、もしくは転記を間違えた場合は、合計金額などに間違いが生じてしまいます。
関数の設定やファイルの編集は人による手作業となるため、間違いがないかチェックが必要です。
属人化
エクセルを使用する場合、関数の扱いに慣れている人やマクロが組める人など、一部の人だけが編集をおこなう「属人化の状態」になる恐れがあります。
業務が属人化すると、機能の追加や項目の追加などを特定の人担当者しかおこなえません。
万が一その特定の人が退職してしまうと、工事台帳の編集ができなくなるため、複数の従業員を担当者に任命するなど対策を講じてください。
【無料】エクセル工事台帳テンプレート6選
ここでは、無料で使用できるエクセルの工事台帳テンプレートを6つ紹介します。
いずれのテンプレートも、ダウンロードサイトに企業名もしくはサイトの運営者情報が記載されているため、安心して利用できます。ぜひ参考にしてみてください。
AnyONE（エニワン）
AnyONEの無料エクセル工事台帳は、工務店向けの業務システムの運営を行うエニワン株式会社が提供しています。
エニワン自体が工務店や住宅業界向けのサービスを提供していることもあり、使いやすい工事台帳となっているのことが特徴的です。
工事台帳以外にも、見積書や工事請負契約書、工程表のエクセルテンプレートを無料で一度に入手することができます。
テンプレートは、A4、A3サイズに対応しており、形式もエクセルとPDFから選べます。
photoruction
photoructionは、株式会社フォトラクションが提供する、建築・土木の生産支援を行うクラウドサービスです。
「建設の世界を限りなくスマートにする」という言葉をビジョンとして掲げる同社では、工事台帳作成業務を効率化できるエクセルテンプレートも配布しています。
テンプレートは、工事番号、発注者、工事名、工事場所、契約年月日、実際の着工・完成年月日などを記載できる仕組みとなっています。
特に、記入箇所、記入内容がわかりやすいのが特徴です。内容に沿って情報を入力するだけであるため、作成時間を短縮できるでしょう。
悪魔のエクセルテンプレート
悪魔のエクセルテンプレートは、株式会社unlimitedが提供するエクセルテンプレートで、計算式を使用している点が特徴です。
特定の箇所に情報を入力すると、あとは自動的に計算される仕組みとなっています。
また、同社が提供する他のテンプレートとの併用も可能です。工事台帳のテンプレートだけでなく他のテンプレートを導入すれば、一気に業務効率化を図ることができるでしょう。
なお、テンプレートを使用する際は、1つのエクセルファイルを1工事分として使用し、別の工事が発生した時はファイルをコピーしてください。
経費削減実行委員会
経費削減実行委員会は、インターネットメディア事業を手がける株式会社オーナー’sが運営しているサイトです。
コスト削減と業務効率化推進を目指し、ビジネス書式テンプレートを提供しています。
工事台帳の無料エクセルテンプレートは、デザインの異なる2種類が用意されています。
どちらのテンプレートも消費税10%に対応済です。現行の消費税率に確実に対応しているため、安心して利用することができるでしょう。
アイピア
建設業界向けの業務管理ツールを開発しているアイピアも、工事台帳のエクセルテンプレートを公開しています。
業界を知り尽くしたアイピアのノウハウが詰め込まれていて、ダウンロード後はすぐに利用可能です。
すでに関数の計算式も入っているため、数式が苦手な方でも効率的にエクセル工事台帳を作成できます。
アイピアが提供しているツールについて知りたい方はアイピアとは？機能や料金、評判・口コミを紹介をご覧ください。
トラスト
トラストは土木関連のエクセルフリーテンプレートを公開しています。
工事台帳はもちろん、工事日報や写真スタンプの印刷用シート、水路工まめ図など役立つテンプレートが満載です。
土木工事関連のエクセルテンプレートをお探しなら、ぜひ利用してみてください。
エクセルの工事台帳についてのよくある質問
エクセルの工事台帳についてよくある質問をまとめました。
エクセルは無料で使える？
Microsoftが搭載されているパソコンであれば、アカウントを作成すればエクセルを無料で使用できます。
複数台でエクセルを使う場合、それぞれのデバイスにエクセルソフトが搭載されているかチェックが必要です。
エクセルの工事台帳テンプレートはどこで入手すべき？
建設業向けのITツール・システムを展開しているサービスなら、エクセルの工事台帳テンプレートを無料で入手できます。
例えば建設業向け業務管理システムを提供しているAnyONE（エニワン）には、無料のエクセルテンプレートが豊富に公開されています。
AnyONEは工務店の業務を一元管理できる業務管理ツールとなっているので、エクセルよりも使いやすいツールを求めるなら導入がおすすめです。
工事台帳をエクセルで作成するデメリットはある？
エクセルで作成したファイルは共有までに時間がかかるため、リアルタイムの情報ではありません。
また、関数のミスが発生すると原価合計間違いが発生することもあるので、入力する際には注意が必要です。
まとめ
今回は、無料で使用できるエクセルの工事台帳テンプレートについて解説しました。
使用する際は、自社に適したテンプレートを選ぶのが理想的ですが、必要に応じて既存のテンプレートをアレンジするなどして使用するようにしましょう。
また、消費税率に対応しているか、関数が間違っていないか、といった点にも注意が必要です。
ぜひ、今回の内容を参考に無料の工事台帳テンプレートをダウンロードして、工程台帳作成業務を効率化してみてください。
無料のテンプレートには、サポートサービスがないなどのデメリットがあります。
しっかりとしたサービスで、最短で工事台帳の作成業務を効率化したい場合は、有料のシステムを導入するのもおすすめです。
