建設業において、工事台帳は欠かせません。
工事台帳は特定の形式が決まっているわけではないため、インターネット上には無料で利用できる工事台帳のテンプレートがたくさんあります。
そこで、無料で利用できるおすすめのエクセル工事台帳を紹介します。
また、工事台帳を作成する場合のコツや注意点についても解説しているため、ぜひ参考にしてください。
目次
エクセルで工事台帳を作成するコツ
エクセル台帳を作成する場合は、テンプレートやマクロ・関数を使用するなどしてできるだけ手間を省くようにしましょう。
エクセルのシートを使い分けることで、金額の算出が簡単になるため、覚えておくと便利です。
エクセルで工事台帳を作成する方に向けて、作成時のコツを3つ紹介します。
テンプレートを使用する
一から工事台帳を作り上げることは、手間も時間もかかるため、テンプレートを使用するようにしましょう。
テンプレートであればすでに形ができ上がっているため、細かい部分を自社で使いやすいようにアレンジするだけですぐに使用可能です。
後述するように、インターネット上には無料で利用できるテンプレートもたくさんあるため、積極的に活用してみてください。
シートを使い分ける
エクセルで工事台帳を作成する場合、1つのシートをマスターシートとして用意し、あとは工事に応じてシートをコピーし工事別にシートを使い分けるようにしましょう。
合計金額の算出が簡単に行えるほか、各工事台帳にもすぐにアクセスできるようになります。
マクロや関数を活用する
マクロや関数を活用することで、簡単な操作だけで工事台帳の作成ができるようになります。
例えば最も簡単なSUM関数は、合計金額を簡単に算出できるようになります。
エクセルで工事台帳を作成するのであれば、エクセルの機能を最大限に活用するようにしましょう。
工事台帳テンプレートを使用する注意点
工事台帳のテンプレートを使用する場合は、現行の消費税率になっていないケースがあること、ファイルの共有までにタイムラグがあること、記載ミスや属人化の恐れがあることなどに注意する必要があります。
消費税率
2019年10月1日より消費税率が10%に引き上げられていますが、古いテンプレートだと消費税率が8%のままになっている可能性があります。
ダウンロードしたテンプレートの消費税率が正しいかどうかを必ずチェックするようにしてください。
間違っている場合は、修正する手間を考えると、正しい税率が使用されている別のテンプレートを使用する方が効率的でしょう。
タイムラグ
エクセルのテンプレートを使用する場合は、そのファイルが最新バージョンかどうかわかるようにファイル名を工夫して保存しましょう。
複数人で管理する場合、作成担当者がいつ編集したファイルが最新バージョンなのかわからないと、ファイルの内容にタイムラグが生じてしまう場合があります。
転記・関数のミス
関数の使用は、エクセルを利用するメリットの1つです。しかし関数を間違えている場合、もしくは転記を間違えた場合は、合計金額などに間違いが生じてしまいます。
関数の設定やファイルの編集は人による手作業となるため、間違いがないかしっかりとチェックする必要があります。
属人化
エクセルを使用する場合、関数の扱いに慣れている人やマクロが組める人など、一部の人だけが編集を行える、いわゆる属人化の状態になる恐れがあります。
そうなると、機能の追加や項目の追加などを特定の人にお願いすることになります。
万が一その特定の人が退職してしまうと、工事台帳の編集が行えなくなるでしょう。
【無料】エクセル工事台帳4選
ここでは、無料で使用できるエクセルの工事台帳テンプレートを4つ紹介します。
いずれのテンプレートも、ダウンロードサイトに企業名もしくはサイトの運営者情報が記載されているため、安心して利用できます。ぜひ参考にしてみてください。
AnyONE（エニワン）
AnyONEの無料エクセル工事台帳は、工務店向けの業務システムの運営を行うエニワン株式会社が提供しています。
エニワン自体が工務店や住宅業界向けのサービスを提供していることもあり、使いやすい工事台帳となっているのことが特徴的です。
工事台帳以外にも、見積書や工事請負契約書、工程表のエクセルテンプレートを無料で一度に入手することができます。
テンプレートは、A4、A3サイズに対応しており、形式もエクセルとPDFから選べます。
photoruction
photoructionは、株式会社フォトラクションが提供する、建築・土木の生産支援を行うクラウドサービスです。
「建設の世界を限りなくスマートにする」という言葉をビジョンとして掲げる同社では、工事台帳作成業務を効率化できるエクセルテンプレートも配布しています。
テンプレートは、工事番号、発注者、工事名、工事場所、契約年月日、実際の着工・完成年月日などを記載仕組みとなっています。
特に、記入箇所、記入内容がわかりやすいのが特徴です。内容に沿って情報を入力するだけであるため、作成時間を短縮できるでしょう。
悪魔のエクセルテンプレート
悪魔のエクセルテンプレートは、株式会社unlimitedが提供するエクセルテンプレートで、計算式を使用している点が特徴です。特定の箇所に情報を入力すると、あとは自動的に計算される仕組みとなっています。
また、同社が提供する他のテンプレートとの併用も可能です。工事台帳のテンプレートだけでなく他のテンプレートを導入すれば、一気に業務効率化を図ることができるでしょう。
なお、テンプレートを使用する際は、1つのエクセルファイルを1工事分として使用し、別の工事が発生した時はファイルをコピーするようにしてください。
経費削減実行委員会
経費削減実行委員会は、インターネットメディア事業を手がける株式会社オーナー’sが運営しているサイトです。
コスト削減と業務効率化推進を目指し、ビジネス書式テンプレートを提供しています。
工事台帳の無料エクセルテンプレートは、デザインの異なる2種類が用意されています。
どちらのテンプレートも消費税10%に対応済です。現行の消費税率に確実に対応しているため、安心して利用することができるでしょう。
まとめ
今回は、無料で使用できるエクセルの工事台帳テンプレートについて解説しました。
使用する際は、自社に適したテンプレートを選ぶのが理想的ですが、必要に応じて既存のテンプレートをアレンジするなどして使用するようにしましょう。
また、消費税率に対応しているか、関数が間違っていないか、といった点にも注意が必要です。
ぜひ、今回の内容を参考に無料の工事台帳テンプレートをダウンロードして、工程台帳作成業務を効率化してみてください。
無料のテンプレートには、サポートサービスがないなどのデメリットがあります。
しっかりとしたサービスで、最短で工事台帳の作成業務を効率化したい場合は、有料のシステムを導入するのもおすすめです。
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