建設業の原価管理をおこなううえで、工事台帳は重要な書類のひとつです。工事台帳の作成で工事の収支を把握でき、赤字工事や低利益工事防止につながります。また、工事に関する項目を細かく記載するため、粗利率改善ヒントを発見できることもあるでしょう。
工事台帳の記載内容は、会社経営に関わる内容であるため、工事責任者だけでなく経営者も理解しなければなりません。
本記事は、工事台帳の内容と目的、作成方法を紹介します。
目次
工事台帳とはなにか？
建設業に必須な工事台帳ですが、内容を理解していない方に向けて工事台帳の概要について解説します。
工事台帳とは
工事台帳とは、各工事現場の原価や取引を記録したものです。
建設業の工事は協力業者へ分離発注することが多く、工事内容ごとに原価と利益率が異なります。
工事台帳を作成することで、工事ごとの原価と取引内容が明確となり、現在の工事状況を把握を簡単に可能です。
税務調査などの提出書類としても活用できます。
工事台帳の目的
工事台帳の作成目的は、下記の2つです。
各工事の収支を把握するため
工事台帳は原価や費用、利益を管理し収支を把握のために用いられます。
工事に必要な費用を管理するため、工事全体の粗利や粗利率を把握できます。
一方で工事台帳を管理していないと、目安となる原価が分かりません。目安が分からないと、どんぶり勘定となってしまいます。どんぶり勘定では、竣工後でないと工事の収支が分からないため、適切な利益を会社に残すことは難しいです。
各工事の収支を把握し、会社に利益を残すために工事台帳を作成します。
公共工事の入札に参加するため
工事台帳は公共工事の入札に参加するためにも用いられます。
公共工事の入札に参加する建設業者は「入札に参加する資格があるかを問う経営事項審査」を受けなければなりません。
経営事項審査は「客観的事項」「主観的事項」の2項目を点数化し総合点で、入札した企業を順位付けします。
工事台帳台帳は「客観的事項」の審査で使用されます。
税務調査官の心象を良くするため
税務調査時に工事台帳を提出すると、調査官の心象を良くできるでしょう。
工事台帳は、各工事ごとに作成されるため、工事台帳があれば各工事の原価や予想利益が把握できます。
そのため、工事台帳を作成している会社は、調査官からお金にルーズではないと思われる可能性が高いです。
しかし、工事台帳を作成していない場合、調査官の心象は悪くなることもあります。各工事がとんぶり勘定の場合、会社自体もお金にルーズと思われ必要以上に厳しい指摘を受けるかもしれません。
工事台帳に記載する4項目とは
工事台帳は、施工現場に合わせて下記4項目の原価を記録します。
材料費
材料費は、仕入れ材料に係わる費用のことです。材料費は、工事原価の中で最も大きなウエイトを占めており、建材費や設備費などが該当します。
また、建設に関わる材料費だけでなく取引にかかわる運賃なども含まれます。
労務費
労務費は、自社で雇用する社員や職人などの給与や賃金のことです。また社員へ支払う給与の他に手当や交通費も含まれます。
労務費には、自社と関係のないスタッフなどの費用は含まれません。
外注費
外注費用は下請け業者や協力業者へ支払う費用のことです。
建設業は、工事だけでなく図面の作成などをアウトソーシングすることが多く、多数の協力業者に仕事を依頼します。
他業界と比べて社外の業者に支払う費用が多いため、建設業は外注費を独立させています。
経費
経費とは、先述した3つの費用に該当しない費用のことです。
例えば、現場には仮設電気や仮設水道などの設置が必要となり、光熱費などの費用は経費として記載します。また重機のレンタル費用や事務用品の購入費用なども経費に該当します。
工事台帳の作成方法とは
工事台帳の作成方法は各工務店によって分かれており、主に3つの作成方法があります。
エクセルで作成
建設業の工事台帳を作成する方法として最も用いられている方法は、エクセルでの作成です。エクセルは誰でも操作可能で、各企業独自の書式で工事台帳を作成しています。
一方で、エクセルでの工事台帳の作成は属人的になりやすいことがデメリットです。エクセルは、関数やマクロを駆使して業務の効率化がおこなえます。しかし関数やマクロを組むことは簡単ではなく、誰でもできることではありません。
エクセルに詳しい従業員が少ない場合は、その従業員に仕事が集中してしまう恐れがあります。
インターネットで無料テンプレートを利用
工事台帳はインターネットから無料テンプレートをダウンロードして作成できます。会社独自の工事台帳を作成していない方は無料テンプレートを用いているケースも多いです。
無料テンプレートは「個人が提供」「法人が提供」どちらもありますが、業務で使用する場合は「法人が提供」しているテンプレートを使用することをおすすめします。
「個人が提供」しているテンプレートは、現在の法律やルールに適合しているのか不透明という理由からです。
おすすめの無料テンプレートは、AnyONEが提供しています。下記のテンプレート集は、工事台帳以外にも「見積り書」「工事請負契約書」「工程表」がセットとなっているため、複数の業務を効率化可能です。
ソフトを利用して作成
近年では工事台帳作成ソフトを用いる企業も多いです。ソフトの導入には費用がかかりますが、エクセルや無料テンプレートより効率よく作成することが可能です。
工事台帳は工事の利益に係わるため、何度もチェックする必要があります。
ソフトは数値の入力を自動ができるなど、人的ミスを防止できる仕組みが構築されており、チェック回数を減らすことが可能です。
また、ソフトを導入する会社に合わせたカスタマイズも可能なため、使い勝手も高いです。
データにトラブルが生じた場合でも、ソフト提供会社がバックアップを取っているため、セキュリティ対策も充実しています。
工事台帳の作成ソフトについて詳しく知りたい方は「工事台帳の作り方とおすすめのツール3選！」をご覧ください。
まとめ
本記事では、工事台帳の内容と目的、作成方法を紹介しました。
建設業における工事台帳は利益だけでなく工事の進捗状況を把握するうえで重要な書類です。一つの項目をミスしてしまうと工事の利益と進捗状況にも影響してしまうため、精度の高い記入が求められます。
工事台帳の作成は大きく分けて3つ挙げられますが、効率よく正確な工事台帳を作成したい場合は専用のソフトがおすすめです。精度の高い書類の作成や自身の会社に合わせたカスタマイズができるだけでなく、アフターサポート体制も充実している点は大きなメリットともいえるでしょう。
しかし工事台帳を作成できるソフトが分からないと悩む方もいるでしょう。
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