属人化が進むと、業務効率や品質を落としてしまう恐れがあります。工務店によっては、業務が属人化しているケースも少なくないでしょう。
本記事では、属人化に関して、そもそも属人化とはなんなのか、なぜ属人化が発生してしまうのか、さらに属人化を脱出する方法について解説します。
属人化に悩む工務店の担当者はぜひ参考にしてみてください。
目次
属人化とは？
属人化とは、企業においてある業務を特定の人だけが担当し、担当者にしか業務のやり方がわからない状態になってしまうことです。意味からも推測できますが、属人化という表現は基本的にネガティブな意味合いで使用されます。後述しますが、属人化が発生すると、業務の効率が低下する恐れがあるほか、引き継ぎなどに手間がかかる可能性もあるため、注意が必要です。
工務店業務が属人化する原因
ここでは、なぜ工務店業務が属人化してしまうのか、その原因について解説します。属人化しないようにしていたとしても、気づいたら属人化が発生しているケースも少なくありません。まずは主な原因を把握することで、属人化が発生しにくい状況を作るようにしましょう。
人手不足
属人化が発生する原因の1つと考えられるのが、人手不足です。そもそも従業員が少なく、1人で業務を進めなければならない状況にあるために、各業務が属人化してしまいます。また、このような企業の場合、1つの業務が終了しても、特に報告することなく次の業務に取り掛かってしまうことが少なくありません。そのため、従業員同士がお互いに何をしているのかよくわかっていない状況になってしまいがちです。
ルール作りをする時間がない
属人化に陥ることによって、業務効率が下がるとわかっていても、忙しすぎて脱属人化するためのルールを作る時間がないというケースもあります。例えば、先述のように人手不足のために一人ひとりが抱える業務量が多く、業務に追われるあまりルールを作る時間が確保できないという企業もあるでしょう。マニュアルがあれば、属人化を防げるのはわかっていても、それができないケースも珍しくありません。
情報を一元管理する体制がない
そもそも、社内で情報を一元管理する体制がないために、情報共有ができず、業務が属人化してしまうケースもあります。特に工務店の場合、顧客管理など業務の管理をエクセルで行うことが少なくありません。また、属人化を脱出するためのツールやノウハウを持っていないため、属人化が進んでいるケースもあるでしょう。
脱属人化すべき理由
ここでは、属人化を脱出すべき理由について解説します。属人化が、企業にとって良くない理由がはっきりとすることで、より意識的に脱属人化に取り組めるはずです。ぜひ参考にしてみてください。
業務のブラックボックス化
属人化が発生すると、業務のブラックボックス化が進んでしまいます。ブラックボックス化とは、ある業務がどのような手順で進められていて、各手順でどのくらい時間がかかるのか、どういった人が関わっているのか、といった情報がわからなくなってしまうことです。
業務がブラックボックス化してしまうと、業務フローがわからないため、他の社員との比較ができず、当該業務の担当者が成長しているのかどうか、適切な人事評価を下すのが難しくなってしまいます。これは、会社にとっても担当者にとっても望ましくない状態であるため、属人化を防ぐ必要があるといえます。
ミスを見逃してしまう
業務に取り組む中で、ミスが発生すると速やかに上司や関係部署などに情報を共有し、対応するのが一般的です。しかし、業務が属人化していると、業務の進捗状況がわからないため、ミスに気付きにくい状況が生まれてしまいます。また、属人化が恒常的なものになっていると、担当者が意図的にミスを隠すこともできてしまうでしょう。いずれにしても、ミスへの対応が遅れてしまう可能性があり、大きなトラブルにつながる恐れもあるため、注意しなければなりません。
業務効率の悪化
属人化している業務の担当者が休暇に入ったり、病気になってしまったり、さらには部署異動や退職をしてしまったりすると、引き継ぎ作業が発生します。しかし、業務が属人化していると、担当者以外は業務の進め方がわからない状況となっています。そのため、引き継ぎに時間がかかり、業務進行のスピードが落ちてしまう恐れがあります。そうなると、業務効率も大幅に下がってしまうでしょう。
成果物の品質がばらつく
属人化した業務を他の社員が引き継いだ場合、業務の進め方が十分に理解できていない可能性があり、従来の品質をキープできなくなる恐れがあります。また、担当者だけが業務を進める際のコツなどを知っているとなると、成果物の再現性が低くなるため、同じく品質低下につながる可能性があるでしょう。
脱属人化する方法
最後に脱属人化をするため方法について、解説します。決して難しいことをするわけではないため、ぜひ取り組んでみてください。
業務を整理・見える化する
業務の整理・見える化とは、誰がどのような業務をどんなフローで行なっているのか、業務の洗い出しを行うことです。全ての業務を整理し、担当者がわかるようにすることで、ブラックボックスの状況を解消することができます。
業務を仕組み化する
業務の洗い出しとともに行いたいのが、業務の仕組化です。仕組化とは、例えば業務マニュアルを作成するなどして、誰でも業務に取り組める仕組みを作ることだと考えてください。業務フローや業務で必要となるツールの使用方法、情報共有の仕組などを仕組化できれば、属人化を脱出することができるでしょう。
誰でも担当できる状況を作りだせれば、専門的な知識や経験の有無に関係なく業務に取り組めるため、適材適所の人員配置ができるようにもなります。
業務効率化ツールを活用する
脱属人化のために、業務効率化ツールを活用するのもおすすめです。業務効率化ツールでは、業務の進捗状況の共有や工程表の作成、見積り作成、受発注管理など、各種業務に関する情報の共有を1つのツールで行うことができます。また、ツールによっては、専用のアプリがあり、スマートフォンからでも利用できるものもあるため、現場から見積りや図面などをチェックすることも可能です。
業務効率化ツールにはさまざまなものがありますが、中には工務店業務に特化したものもあるため、自社に適したものを選んでみてください。
まとめ
今回は、業務の属人化に関して、その概要から属人化が発生する原因、属人化を脱出すべき理由、さらには具体的な脱出方法について解説しました。
属人化が起こると、業務がブラックボックス化してしまうため、人事評価や業務の引き継ぎ、品質の担保などが難しくなってしまいます。そのような状態は、お客様からの信頼を失うことにもつながりかねません。このような事態を避けるためにも、属人化しないように対策を立てるようにしてください。
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