工務店の業務において図面作成は重要な業務です。現場によっては多くの種類の図面が必要ですが、設計の内容変更などによりさらに図面の数が増えたりと管理が大変になります。ここでは、図面管理がなぜ必要なのかを解説したうえで、効率化のコツとおすすめの管理システムを紹介します。
目次
図面管理の必要性
図面は工事のベースとなる資料として重要ですが、完工後も大切な役割を果たします。また、図面管理は法令により義務として定められています。ここでは図面管理がなぜそれほど大切なのかを解説します。重要性を理解したうえで今後の管理改善に努めましょう。
似た工事を受注した場合の参考になる
図面は工事が完了したからといってその後全く使わないわけではありません。似たような工事を受注した際、大いに設計の参考となります。管理がずさんで図面を紛失してしまうと一から設計が必要となり、時間や労力のロスにつながってしまいます。
外注先への送付ミスを防ぐため
工事を行う中で、仕様や設計が変更になることがあるため、図面データの更新が随時必要です。図面管理を適切に行わなければ、協力業者や発注先に誤って古い図面を送ってしまう可能性があります。誤送信による認識のズレが出ないように最終データが分かるようにしておきましょう。
アフターメンテナンスに必要
完工後数年経つと経年劣化による修繕や空室対策の改修などのアフターメンテナンスが必要となります。図面を見て現状を把握しなければメンテナンスができないため、竣工図は大切に保管しましょう。平面図や立面図だけでなく仕様図や設計図も必要となる時期がいずれ来ます。
図面管理効率化のコツ
施工中から完工後にかけて必要となる図面ですが、効率的な管理や長期的な保管のためにはどのような点を押さえて管理すれば良いのでしょうか。以下のコツを参考に管理方法を改めてみましょう。
フォルダ・ファイル管理
図面管理を行う際は、フォルダやファイルの管理に関するルールを設定し、担当者が図面を探すたびに時間がかからないようにしましょう。まず最初にディレクトリ構成を組み立て、先に必要なフォルダを作成し、ディレクトリ構成をルール化してから図面を管理するとスムーズです。
このとき、図面の管理とプロジェクトの管理はそれぞれ、別々のフォルダで管理をするようにしましょう。
図面の更新管理
工事が進むと図面の内容が変更されることがあるため、最終データが分かるようルール化しておく必要があります。例えば、更新履歴を残したり、図面データのファイル名に更新日を記載するようにするなどの対策を取りましょう。
情報の一元化
図面によってパソコン上に保管されている、紙面の状態で保管されている、クラウド上に保管されているといったバラバラの状態では、図面探しに手間がかかります。手間を省くためには、管理ツールを一つにまとめ一元化する必要があります。情報を一元化することで探す手間を省くだけではなく、関係者同士でデータを毎回やり取りする時間も短縮できます。
セキュリティ・紛失対策
図面管理を行う際に共有しやすい点も重要ですが、一方でセキュリティ対策や紛失対策も考慮する必要があります。対策としては、一部社員のみ図面にアクセスできるようにしたり、USBメモリにパスワードの設定を義務づけるなどがあります。
また、専用システムを導入すればアクセス権限の制限やパスワード設定が行いやすくなります。マルチデバイス対応も可能なためシステム導入がおすすめの方法です。
おすすめの図面管理システム
図面管理の効率化のためにはシステム導入を行うことが一つの手ですが、さまざまな特徴のシステムがあるため、自社の管理の課題に対するシステムを選ぶ必要があります。
特徴を押さえてシステム導入をより具体的に検討しましょう。
AnyONE
【特徴】
- アフター管理において定期点検の日程をアラームでお知らせ
引き渡し後、貴社の定期点検のパターンに合わ せてスケジュールを自動でセット。
また、点検ごとに関連する複数の書類や画像ファイルを保存・管理可能。 - 建設業に特化したシステムで、全体の業務管理効率化が可能
- ドラッグアンドドロップで簡単に保存
AnyONEの図書管理機能は、PDFにスキャンや変換した契約書などの書類から、ワード・エクセルデータ、JWなどのCADデータまで、ファイル形式を問わず保存可能。
またファイル名をダブルクリックすることにより、保存した図書を確認できるため検索の手間を省けます。
【料金】
月額：18,000円〜
鉄人くん
【特徴】
- パソコンが使えない人でも操作が簡単
確認したい図面はわざわざクリックしなくても、マウスオーバーで確認できる。 - アクセスできる端末が多い
- 工程を入力する画面で図面を管理でき、進捗や納期を含めて分かりやすく一元管理可能
【料金】
月額：30,000円～
【お試し】
なし（資料請求）
Photoruction
【特徴】
- 機密情報の暗号化ISO27001、二段階認証などセキュリティ面が徹底されている
- 図面活用の機能が豊富
重たい図面も高解像度かつ高速で表示可能。図面には「矢印」「矩形」「文字」など様々な注釈に加え「メモ」「写真」「チェックリスト」などの情報を付加できる。 - シンプルな写真管理機能も付随
- 位置情報から階や通り芯が判定される。撮影した写真はアプリが自動整理。
【料金】
月額：有料版 ¥3,980/人 + ¥980/プロジェクト ～
CheX
【特徴】
- 撮影した写真やメモが自動的に帳票形式で出力できる
図面と紐づけられたメモや写真は、エクセル形式で出力が可能。 - 直感的に操作できるユーザーインターフェース
スクロールや拡大、縮小も高速で、左右に回転させることも可能。 - データをダウンロードしておけば通信環境が悪い場所でも閲覧できる
【料金】
非公開（お見積りページにて問い合わせ）
まとめ
今回は、図面管理の重要性やコツ、おすすめの管理ツールを紹介しました。
図面は工事が終わったあとも必要となるため、長期間保管するための工夫が必要です。
業務効率化ツールの導入は特に管理に有効なため、比較検討してみましょう。
また、図面管理のみではなく現場管理に関する業務全般をツール化することで、より効率を上げることができます。
建築業における全般的な業務効率化が可能なシステムを検討することもおすすめです
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