依頼前に施主に対して提示する見積り作成は、工務店業務の中でも煩雑で時間がかかる作業です。
しかし、時間がかかるからといって曖昧な内容で見積り書を作ると、後からトラブルとなるリスクも。
この記事では工務店の見積り書の概要と役割、作成時の注意点と作り方を解説します。
目次
工務店の見積り書とは
工務店の見積り書とは、クライアントに対して工事の内容と工事にかかる金額を記載した書類です。
さらに詳しく見積り書の概要と構成を解説します。
工事で発生する費用内訳を記載する書類
工事の相談を受けた時点で、営業が見積り書を作成してクライアントに提出します。
クライアントは見積り書を確認したうえで金額を確認して合意できれば、契約に進む流れです。
もちろん見積額が高いと感じたら、契約に至らないこともあります。
見積書は、クライアントとの契約合意を円滑にし、また後の金銭トラブルを避ける役割を果たすことが可能です。
見積り書の内容
見積り書は大きく分けて、以下の3つの書類で構成されます。
簡単に見積り書の内容について解説します。
表紙
表紙には「御見積り書」と記載したうえで、工事現場の名称や施主の情報、さらに施工する工務店や企業の名称を記載します。
また、工事にかかる見積り総額を記載することが通例です。
工事明細内訳書
工事明細内訳書とは、工事を複数の階層に分けて、作業内容やかかる金額について記載した書類です。
詳細に内訳を記載し、クライアントに請求金額がどの工事に対して発生するものか明示しましょう。
詳しい内訳を書くほど料金が明快となり、クライアントとの合意形成がスムーズとなります。また、後に金銭面で起こるトラブルを避けられるでしょう。
見積り条件書
見積り条件書とは、工事の対象となる範囲を示す書類です。工事範囲を明確にすることで、クライアントとのトラブルを避ける意図があります。
諸条件には支払い時期などの催促も含まれ、契約条件を総合的に記載した書類です。
以上の3つの書類をもとに構成された見積り書があることで、クライアントと契約前に大まかに施工を依頼した際の金額・条件などを示すことができます。
工務店の見積り書の役割
工務店の見積り書の役割について解説します。
契約合意の他に、工務店側の防衛や営業活動の推進にも役立ちます。
クライアントとの契約前の合意
見積り書で詳細な内訳と金額を提示すると、クライアントと契約前の合意を交わしたこととなります。
お互いに納得して契約に進むための重要なステップです。
また諸条件などを事前に提示することで、契約後のトラブルを防ぐ効果もあります。
スムーズな契約書・発注書作成
見積り書を作成しておけば、その見積りに沿って契約書を作れば良いため、契約業務が効率化します。
また、工事には資材・人材の発注作業が発生しますが、見積りをもとにスムーズに発注をかけられることもメリットです。
しっかり見積り書を作成しておけば、契約・発注作業が効率化するため担当者の負担を軽減できます。
工事終了後の分析による精度向上
見積りした時の工事原価と、最終原価が異なるケースもあります。
想定した利益を下回った場合は原因を追求し、なぜ利益が減ったのかを考えて対策を打つことで、次からより精度の高い見積りができるようになるでしょう。
見積りの精度は自社利益の増加につながることであり、見積りを出したら終わりではなく、最終工事原価や粗利額と比較してPDCAサイクルを回す材料となります。
工務店の見積り書作成における注意点
工務店の見積り書作成は、クライアントとの合意形成や自社の想定利益を算出するために重要な役割を担っています。
精度の高い見積りを作るための注意点を3つ覚えておきましょう。
作成時に意識すると精度が高く、またミスなく見積り書を作成できます。
見積り作成日時を明確に記載
見積り書の表紙には、見積り作成日時を明記してください。
クライアントに対していつの時点で作成した見積りかを明示でき、また見積り書の有効期限を把握する目安にできるためです。
工事原価は資材の値上がりなどによって変動することがあるため、必ず作成日を明確にしておきましょう。
内訳は階層を用いて詳細に記入
工事明細内訳書は、複数の階層を用いて詳細に記入してください。
ざっくりとした工事内容と金額だけでは、どの工事でどんな資材にお金がかかっているか分かりません。
クライアントも大まかな情報だけでは工事金額が適正か判断できないため、詳細な内訳を記載しましょう。
工事が長期間または規模の大きい場合は、内訳書が数ページになることもありますが、正確な見積りを出してクライアントを安心させるためにも、内訳は詳細に記載してください。
契約を目的とした精度の低い見積り作成
営業担当の中には、自分の売り上げ目標を達成するために安く見積りを出す担当者もいます。契約締結を優先し、他社よりも安いとアピールするためです。
しかし、結果的に最終的な請求額が見積りよりも高くなってしまえば、クライアントは不満を感じ、二度とリピートしてくれないかもしれません。
また、金銭面で揉めて自社の想定利益額が達成できなかった場合は、予算管理にも影響が出るでしょう。
クライアントと自社の利益のためにも、目先の契約をもらうことだけを考えた甘い見積りを出さないようにしてください。
工務店の見積り書を作る方法
工務店の見積り書を作る方法は大きく分けて2つです。
これ以外にも手書きという方法がありますが、手書き見積り書は作成効率が悪く、また改ざんの恐れもあるため、おすすめしません。
ここからは、エクセルと見積りシステムでの見積り書作成のメリットとデメリットを比較します。
エクセルで作成
工事の見積り書はエクセルで作成できます。
一度テンプレートを作っておけば、あとはコピーして使い回せるため、いちいち見積り書を作成する手間はかかりません。
エクセルで見積りを作成するメリットとデメリットを比較しました。
エクセルはすでに導入している企業が多く、導入コストを省けることが最大の利点です。また、導入後の操作方法の説明などの手間もなく、混乱なく見積り作成や管理ができるでしょう。
見積りテンプレートは無料ダウンロード可能なため、テンプレート作成の手間も省けます。
また、エクセルの計算式や条件付き書式、マクロを利用すれば作成効率も上がるでしょう。
ただし、エクセルはあくまで計算や表作成をメインとしたソフトであり、見積り作成と管理に特化したものではありません。
そのため、見積りから契約書を作成する機能や入金消し込みの連携作業などは不可能です。
オンライン共有もできないため、営業が社外から見積もりをモバイル端末で閲覧・操作できません。
また手入力の部分があるため、作業ミスが起こるかもしれません。
もし数式やマクロを使う場合は、作成できる人材が限られ、属人化の原因ともなるでしょう。
エクセルはコストがほぼかからず、すぐに見積り作成を始められることがメリットです。
システム導入と迷っている方は、まずは便利なエクセルテンプレートを使ってみて、管理機能も必要と感じたらシステムへ移行するといいでしょう。
「AnyONE」では、無料の便利なエクセルテンプレートを公開しています。
見積りシステムで作成
見積りシステムは、見積り書の作成から管理を一括しておこなえるシステムです。
エクセルと比べて見積り管理に特化しているため、業務効率化を目指すならシステム導入がおすすめ。
見積りシステムを使用するメリットとデメリットを比較してみましょう。
見積りシステムを利用すれば、見積り作成から契約書・請求書発注、そして入金管理まで一括しておこなえます。
過去の見積りデータの参照も容易になるため、過去の似たような現場を参考にして精度の高い見積りが可能です。
システム上には操作ログが残せるため、万が一ミスが起きてもログを辿って正しい見積りの状態へ戻すこともできます。
またログが残ることで抑止力が生まれ、見積りの改ざんなど内部の不正も防げるでしょう。
アプリ版を提供しているシステムやクラウド型のシステムであれば、外部からモバイル端末で閲覧でき、営業やテレワーク時にも見積りを確認できます。
ただし、システム導入には初期費用や継続費用がかかりコストが高いことはデメリットです。
また、システム導入初期に研修やマニュアル配布の手間を惜しむと操作時のミスが起きたり、現場に混乱が生じやすくなるでしょう。
まとめ
工務店の見積り作成は、クライアントと自社に健全な信頼関係を築きスムーズな契約を促します。
見積作業自体は複雑で項目が多く、作成も大変ですが、詳細な内訳を記載して互いに納得して契約に移行できるように、見積りはしっかり作成しましょう。
見積り作成や管理に膨大な時間がかかる場合は、見積りシステムの導入がおすすめです。
とはいえ、どのようなシステムを選べばよいかわからない企業担当の方もいるでしょう。
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