工務店が工事を受注する際に欠かせない見積書。ただ金額を記載するだけでなく、さまざまな役割があり、作成にはいくつかの点に注意しなければなりません。
見積書の作り方を知りたい方に向けて、具体的な作成方法について解説します。また、効率よく見積書を作るためのポイントについても取り上げているため、ぜひ参考にしてください。
目次
【建築業】見積書の役割
見積書は発注を検討している顧客に対して、工事金額や取引条件を提示するための書類ですが、役割はそれだけではありません。
トラブル回避や、お客様の信頼獲得という目的もあります。
トラブル回避
見積書は、工事の具体的な費用や内容・条件などが明記されているため、工務店と発注者間のトラブル回避につながります。
もし見積書を作成せずに、口約束だけで費用や工事の内容・条件などを決めた場合、認識の違いによる「言った言わない」のトラブルにつながりかねません。
見積書であれば、曖昧になりがちな部分をしっかりと書面に明記できるため、認識違いによるトラブルの回避が可能です。
お客様の信頼獲得
見積書に必要な項目を抜け漏れなく記載し、内訳もわかりやすくなっていれば、工事に対する発注者の不安が軽減されて工務店に対する信頼度がアップするでしょう。
例えば、見積書に記載された費用の内訳や工事内容などに不明点が多いと、発注者は不安になり「この工務店に任せて問題ないのか？」と信頼を失う恐れがあります。
しかし、丁寧でわかりやすい見積書を作成できれば、そのような心配はありません。工務店の場合、発注者に対して見積書を何度も作成して提示するケースが多いです。
毎回丁寧に作成するだけでも発注者に対する誠実な姿勢をアピールでき、信頼獲得につながるでしょう。
【建築業】見積書の作り方
見積書を作る場合、具体的にどのような書類が必要なのか、どのような作成方法があるのか理解することが大切です。
見積書の構成と作成方法を確認しましょう。
見積書の構成
見積書は、大きく分けて「表紙」「内訳書」「条件書」の3つから構成されています。
作成にあたってはそれぞれの概要を理解しておかなければなりません。
以下では、国土交通省が発表している「公共建築工事見積標準書式」を参考とします。
表紙
見積書の表紙には、工事にかかる費用の合計金額など概要が記載されています。
一般的に合計金額をはじめとして、以下の内容を記載します。
上記の項目のうち、作成日は発注者が見積書の有効期限を把握する目安にもなります。
また、金額を記載する場合は税込なのか税抜なのか明記してください。
金額の改ざん防止のために「-」を記載すると良いでしょう。
内訳書
内訳書には、表紙に記載した合計金額の内訳を記載します。
金額だけでは何にどれくらいの費用がかかっているのか、どのような費用項目があるのかわかりません。
内訳書に詳しく記載することで、発注者に金額を理解してもらえるでしょう。
内訳書に記載する主な内容は、以下の通りです。
なお、工事の規模が大きい場合は、内訳書が何ページにも及ぶ場合があります。
内訳書の内容が曖昧だと、発注者を不安にさせる恐れもあるため、抜け漏れなく記載してください。
条件書
条件書では、工事の具体的な条件を記載します。条件が詳細に記載されていれば、受注者と発注者の間でのトラブル防止につながるでしょう。具体的には、以下のような内容を記載します。
条件書が具体的に記載されていれば、工事の透明性にもつながります。発注者からの信頼獲得も期待できるでしょう。
見積書の作成方法
見積書の主な作成方法には、「エクセル・ワードでの手作り」「テンプレートの使用」「帳票作成ソフトの使用」の3つが挙げられます。
多くの企業でエクセルやワードが導入されているため、手作りのハードルは費用面では低いといえるでしょう。
また、インターネットを検索すると、見積書のテンプレートがたくさん見つかるため、それらの使用もおすすめです。
ただし、必要に応じて工事に適した形に修正しなければならない場合もあります。
見積書テンプレートを利用する際は、無料でダウンロードできるもの、工務店の業務に対応しているものなどを選んでください。
さらに、見積書をはじめとした各種帳票作成に対応しているソフトもあります。
ソフトを利用すれば、作成が簡単におこなえるほか、帳票をまとめて管理・閲覧できるため、業務効率もアップするでしょう。
このように見積書の作成方法はさまざまであるため、自社に最適なものを選んでください。
【建築業】見積書作成の注意点
見積書を作成する際には、特に内訳の階層分けと作業効率に注意しましょう。
内訳の階層分け
建設工事の場合、工事の作業内容が多く見積書に記載する内訳項目が多くなる場合があるため、内訳は階層分けにしましょう。
階層分けとは、内訳の項目を分類してまとめることです。
内訳項目を全て並べると見づらくなりますが、階層分けすれば内容が整理され発注者にとって見やすい見積書となります。
見積書を作成する際は、項目の抜け漏れがないようにしっかりとチェックすることはもちろんですが、見積書を見る人のことを考慮し、見やすい見積書になるように心がけてください。
作業効率
毎回一から見積書を作成すると非常に手間がかかるため、作業効率を意識しましょう。具体的には、エクセルや帳票作成ソフトの利用が挙げられます。
エクセルの場合、原本を作成しておけばコピーして作成できるほか、テンプレートも使用可能なため、見積書作成にかかる時間を大幅にカットできるでしょう。
また帳票作成ソフトは、見積書の作成経験が浅い人でも簡単に作成できるように開発されていることがほとんどであるため、業務効率化や見積書作成作業の属人化回避も可能です。
ソフトの中には建設業界向けのソフトもあります。見積書の作成から管理まで一貫して行えるほか、ソフトによっては見積もり作成以外の業務も効率化できます。
ソフトの導入を検討している方は、工務店向けの業務管理システム・ソフトについて解説している記事をご覧ください。
まとめ
今回は見積書に関して、具体的な役割から、作成方法、作成時の注意点について解説しました。
見積書は、顧客とのトラブル回避・信頼獲得にも活用できる書類です。
作成時は、表紙、内訳書、条件書を用意し、項目の抜け漏れがないように作成しましょう。
またソフトを利用すれば、効率よく作成できます。
