作業日報とは、その日に行った作業を報告するための文書のことです。
建設業においては、日々の作業日報の作成が欠かせません。
しかし、作業日報には決まった形がなく、作業内容と特記事項を記載するタイプや資材や工数を期待するタイプなどさまざまです。
今回は、エクセルで作業日報管理するコツとインターネット上の無料で利用できる作業日報テンプレートを5つ紹介します。
目次
エクセルで作業日報を管理するコツ
エクセルで作業日報を管理する場合、作業内容にどのような項目を記載するか明確にし、できるだけ記入の手間を省くことが大切です。
作業内容に記入すべき項目
作業報告書で最も大切な項目は作業内容の記載です。
その日何を行い、どのような成果をあげたのか把握することが適切な工程管理にもつながるため、しっかりと記入する必要があります。
しかし、なかには「問題ありませんでした」「予定通りでした」など一言だけ記載する人もいます。
作業を複数の項目に分けた上で、それぞれにコメントを記載できるようにするなど、細かい部分まで記入できるようにしましょう。
記入の手間を省く
作業日報は工程管理にも欠かせないものですが、作業員のなかには作成を面倒に感じる人もいるでしょう。
少しでも作成の負担を軽減するためには、記入の手間を省く必要があります。
具体的には、作業日報で必ず確認したい項目はその内容を文章で記載しておき、レ点や○を記入するだけでその作業を行えたかどうか確認できるようにするなどです。
作成にかかる労力を最低限にすることで、作業員も毎日きちんと日報を作成してくれるでしょう。
必ずフィードバックを行う
作業日報は、作成するだけでは不十分です。
作成者の上司が日報をチェックし、フィードバックしてはじめて日報を作成する意味があります。
1日の作業内容を振り返り、よくなかった部分はどのようにして改善するのか、作業の問題点はないか、明日はどうするのかといったことを確認することで、作業の改善を図ることができるでしょう。
また、フィードバックは論理的にわかりやすく行う必要があるため、フィードバックする側の上司のスキルアップも期待できます。
作業日報テンプレートを使用する注意点
作業日報は、テンプレートを使用することもできますが、使用時にはどのサイト・企業のテンプレートを使用するか注意する必要があります。
必ずしもテンプレートが自社に適しているわけではないため、必要に応じてアレンジするようにしましょう。
信頼できるテンプレートを選ぶ
作業日報のテンプレートは、インターネット上にたくさんありますが、信頼できるものを選ぶようにしましょう。
具体的には、運営者の情報がわかるサイトでダウンロードする、企業名がわかるサイトでダウンロードする、などです。
誰が作っていて、どのような企業が提供しているのかわからないテンプレートは安全性を考慮して使用しないようにしましょう。
建設業向けのテンプレートを選ぶ
インターネット上のテンプレートは汎用性の高いものが多いですが、業界によっては適していないケースもあります。
建設業の場合、一般的な作業日報だと対応していない項目もあります。
建設業向けのテンプレートを選ぶようにしましょう。
テンプレートをアレンジ
建設業に適したテンプレートがない場合は、テンプレートをアレンジして自社や自部署で使用しやすいようにしましょう。
アレンジするためには、自社の作業日報にどういった項目が必要なのか整理しておくことも重要です。
作業日報の項目について詳しく知りたい方は、利益が上がる作業日報の書き方を説明している記事をご覧ください。
【無料】建設業務向けエクセル・ワード作業日報5選
ここでは、建設業で利用できる無料のエクセル・ワード作業日報テンプレートを5つ紹介します。
ここで取り上げているものは、いずれもダウンロードサイトに企業名やサイトの運営情報が記載されているものであるため、安心して利用できます。
日報アプリgamba!
こちらは、gamba!という日報アプリを運営する株式会社gambaが提供する作業日報テンプレートです。日報アプリを提供する企業のテンプレートであるため、信頼度は十分だといえるでしょう。
またテンプレートには、時間管理ができる日報や現場単位の日報があるため、用途に応じて使い分けすることも可能です。
ひな形ジャーナル
ひな形ジャーナルは、ひな形ジャーナルプロジェクトが運営しているサイトです。ビジネス向けから個人向けまで幅広いひな形を取り扱っています。
作業日報テンプレートは、Mac、Windowsどちらにも対応しているほか、スマートフォンからの編集も可能です。そのため、外出先での作業日報作成も行えます。
経費削減実行委員会
経費削減実行委員会は、企業のコスト削減や業務効率化推進を目的として各種ビジネステンプレートを提供しているサイトです。建設業向けには7つのテンプレートを用意しています。
シンプルなデザインのもの、横向き、縦向きのものなど、さまざまな種類があるため自社にあったものを選んでみてください。
bizocean
bizoceanは、株式会社ビズオーシャンが運営するサイトです。作業日報はもちろんのこと
契約書や見積書など、幅広いビジネスで使用できるテンプレートを３.7万点以上提供しています。
作業日報には、職種別作業表として職種、人数、日当、作業内容が記入できるほか、資材別内訳や打ち合わせ事項を入力する欄も用意されています。
また、作業日報だけでなく、月間の工事日誌のテンプレートもあります。
木下税理士事務所
木下税理士事務所が無料配布している作業日報はWord形式です。
エクセル形式のテンプレートはありませんが、建設業界向けの項目が設けられており使い勝手がいいでしょう。
また、木下税理士事務所は開設から約30年間、建設業を支援しており、建設業許可申請関連手続きの経験と実績があります。
そのため、「建設業のプロフェッショナルが配布するテンプレート」だという安心感もあります。
まとめ
今回は、建設業向けの作業日報テンプレートを紹介しました。作業日報は作成する人の負担を減らせるように記入の手間をできるだけ省き、上司がしっかりとフィードバックを行うことが重要です。
無料テンプレートを使用する場合は、提供しているサイトや企業がわかる安全なものを選びましょう。
また、必要に応じて自社に適した形にアレンジすることをおすすめします。
