建築業の見積り書作成は、詳細な項目を記載・計算する必要があります。
施主との契約獲得のために欠かせませんが、業務負荷の高さに課題を抱えている工務店も多いでしょう。
この記事では建築業の見積り書の書き方と記載項目、精度の高い見積り書を作るコツ・見積り作成の2つの方法を解説します。
建築業の見積りの書き方
建築業の見積り書の書き方を簡単に解説します。
見積り書の構成と、それぞれの書類の書き方を詳細に説明します。
書き方を把握して、正しく見積り書を作成しましょう。
表紙・条件書・内訳書が必要
建築業の見積り書は以下の3つの書類で構成されています。
- 表紙
- 条件書
- 内訳書
次の項目から表紙・条件書・内訳書の3つの書類の書き方を、さらに詳しく解説します。
表紙の書き方
建築業の見積り書の表紙には、以下の情報を記載しましょう。
- タイトル
- 宛名
- 差出人情報
- 管理番号
- 発行日
- 合計金額
- 工事概要
見積り書の情報をどのように記載するか、またそれぞれの項目の役割について解説します。
タイトル
建築業の見積り書のタイトルは、書類の内容を示す項目です。
施主に渡した際に何の書類か一目でわかるようにしておきます。
宛名
見積り書が誰宛かを明示しておきましょう。
施主の名前を間違えないように記載します。
差出人情報
建築業の見積り書を誰が作成したか、作成者の名前を記載します。
会社名・住所・見積り書についての問い合わせ時の連絡先を記載しましょう。
管理番号
建築工事の見積り書は、通し番号または管理番号で管理するケースが多いです。
あとで簡単に検索できるように、管理番号を記載しておきましょう。
発行日
建築業の見積り書をいつ発行したか、明確に記載しましょう。
条件書に記載する有効期限の基準となります。
間違いないように発行日を明記してください。
合計金額
見積り書の表紙に合計金額を記載しておきましょう。
詳細な内訳は内訳書に記載しますが、表紙で工事の総額がわかるように、金額合計を記入してください。
計算ミスが起きやすい項目のため、何度もチェックして金額間違いのないようにしましょう。
工事概要
見積り書の表紙に工事概要を記載し、大体の工事内容がわかるようにしておいてください。
見積り書を見直した際に工事概要を見れば、詳細内訳を見なくても条件などが思い出せる状態にしておきましょう。
条件書の書き方
建築業の見積り条件書の書き方を紹介します。
- 支払い条件
- 工事場所
- 工事内容
- 工期
- 見積りの有効期限
条件書は施工条件を明示する、契約前の合意形成と同義です。間違いのないよう記載すると、契約への移行もスムーズとなります。
支払い条件
条件書には支払い条件を明示します。
支払い条件とは、施主が施工主に対していつ報酬を支払うかの基準です。
工事が長期間にわたる場合は、工事途中で完成高を計算して入金する場合もあります。
工事がどの状態になったら施主は、施工主に支払いをすべきなのかを明示しておきましょう。
工事場所
施主から依頼を受けた工事場所、工事範囲を記載します。
工事する施工箇所、範囲を明確にし、施主との合意をとっておきましょう。
工事内容
条件書は「この条件であれば、見積り金額で工事が可能である」と示すための書類です。
工事内容の記載がなければ、見積り書の意味がありません。
施主から依頼された工事内容についても、条件を記載しておきます。
工期
条件書には工期も記載し、いつ受け渡しが可能かを記載します。
施主は複数の建築業者に対して見積りを請求しており、相見積りをとってから施工主を決定するケースが多いです。
工期は施主の判断材料となるため、必ず記載しましょう。
見積りの有効期限
建築業の条件書には見積りの有効期限も明記します。
見積りに記載した工事原価は、さまざまな事情によって変動する可能性があるためです。
有効期限を記載しておくことで、期限をすぎた場合は金額変動する可能性がある、という証左となります。
内訳書の書き方
内訳書には、表紙で提示した合計金額の詳細を書き込みます。
- 項目
- 仕様
- 数量
- 単価
- 金額
- 備考
以上の6つの項目を記載し、施主も何に対してどれくらいの金額がかかっているか、詳細に記載しましょう。
項目
内訳書には項目欄をもうけ、工事に必要な資材・諸経費、人件費などを書き込みます。
ただ項目を羅列しただけではわかりづらいため、複数階層に分けて工事箇所ごとに見積りを記載しましょう。
仕様（摘要）
内訳書の仕様（摘要）には、項目の詳細を記載します。
建築業の見積り書は材料費と施工費を分けて記載するのが一般的です。
しかし材料を項目欄に一覧で記載しても、施主様から見ると専門用語が多く、わかりにくくなります。
そのため、項目に「キッチン施工」などと概要を記載し、摘要・仕様欄に施工費か材料費かを書き込むようにしましょう。
数量
内訳書の項目・仕様に対して、数量を書き込みます。
原材料の場合はなるべく詳細に数量を記載するようにし、「一式」などまとめて記載しないほうが、施主様からの信頼性が上がるでしょう。
単価
施工費または材料費の単価も明記します。
単価と数量を掛け合わせた金額が見積り合計となるため、施主でも確認できるように単価を書いておきましょう。
金額
項目ごとに数量と単価を掛け合わせ、合計額を出します。
見積り額にミスがあると施主の信頼を失うため、慎重にミスなく計算しましょう。
備考
見積り書の内容について説明したい場合は、備考欄に記載します。
施主は工事関係に疎い場合が多いため、専門用語が多い場合は備考欄も活用してください。
建築業界に携わっていない方でも理解しやすい見積り書を作成しましょう。
精度の高い見積り書を書くコツ
見積り書は精度が非常に重要です。
見積りが甘いと、契約後に施主とトラブルになるケースがあります。
しっかりと見積り段階で合意を形成するために、以下の点に注意しましょう。
見積り書は施主との契約前の合意形成の役割を持ちます。
そのため、精度が低いと契約内容が相違することとなり、スムーズな取引ができません。
以下のポイントに注意して見積りを作成しましょう。
前提条件を明確化
精度の高い見積り書を作るためには、事前に施主とよく打ち合わせをし、前提条件を明確にしておきましょう。
曖昧な条件のまま見積り作成すると、後ほど修正依頼が入ったり、何度も見積り段階で書類の再発行をしなければなりません。
工事条件や工事範囲、予算などをしっかり聞き取りし、前提条件を詰めておきましょう。
階層ごとにわかりやすく記載
見積り書を閲覧する相手は、建築業に携わっていないことが多いです。
そのため、「工事一式」などと曖昧な記載をしても、施主には内容が伝わりません。
内訳書を記載する場合は、工事箇所や内容によって階層を設定し、複数階層で見積り書を作りましょう。
誤りのない数量・単価・合計額
見積り書は多数の項目と数量を掛け合わせ、合計額を計算していかなければなりません。
計算ミスが起きやすい部分のため、手作業ではなくエクセルなどの表計算ソフト、または見積り書作成ソフトなどを使い、自動計算を利用すると良いでしょう。
スピーディな見積り発行
見積り書を作成する際は、スピーディな発行・共有を心がけましょう。有効期限がある書類のため、作成から共有まで早めにおこなってください。
あまりにスパンが開くと原価が変動し、自社の損失が大きくなる可能性があります。
スピーディに見積り書を共有し、早めに施主の決断を促せるようにしましょう。
見積り書の共有を効率化する方法は、以下の記事で詳しくまとめています。
可能であれば複数の見積りを提示
依頼を勝ち取るために、可能であれば施主に対して複数の見積りを提示しましょう。
施主の希望を反映し、なおかつ自社からの提案を盛り込んだ見積り書を作ってください。
自社の提案力が買われれば、多少予算を超えても契約をとれる可能性があります。
施主に複数の選択肢を提示する意味でも、何パターンかの見積りを作り、提示してみてください。
見積りの適切な保管
見積り書を作成したあとは、適切に保管してください。
見積り書の中には個人情報、機密情報が多分に含まれており、万が一漏洩すると大問題となります。
また、値引き交渉などで見積りを再度発行する場合に、作成した見積り書が見つからなければ迅速な訂正ができません。
紙媒体なら鍵付きキャビネットを利用し、データであればセキュリティの高い環境で、見積り書を検索できるように保管しましょう。
建築見積りの作成方法は2つ
建築見積り書の作成方法は2つあります。
それぞれの建築見積り作成方法のメリット・デメリットを比較します。
自社にあう方法で、建築見積り作成作業を効率化しましょう。
見積りソフトの使用
建築見積り書は、見積りソフトを使用して作成できます。
ここまで解説した精度の高い見積り作成条件をすべて実践しようと思うと、かなりの手間がかかるでしょう。
ソフトを導入すれば、見積り計算の自動化や保管も効率化。
見積りソフトを使用した場合のメリット、デメリットは以下のようなものです。
見積り作成ソフトを用いれば、過去の見積りを参照しながら、効率よく精度の高い見積りが作れます。
項目ごとの計算は自動でおこなわれるため、人の手によって計算するよりミスもないでしょう。
また原価マスターデータをシステム上に保管できるため、見積り作成が効率化します。
すべての見積りデータはクラウド上で保管され、管理コストを減らし、安全にデータを管理可能。
見積りソフトには出力機能がついているため、ボタンひとつで郵送・メール送信、FAXで施主にスピーディに見積り共有できる点も魅力です。
デメリットとしては、見積りソフトの導入コストがかかることがあげられます。
ただし費用面の問題は、IT導入補助金の利用で解決できるケースがあるため、補助金申請も検討してください。
ITリテラシーの低い社員が多い場合は、操作に慣れるまで時間がかかるかもしれません。
必要な研修・サポートがついている見積り作成ソフトを選びましょう。
IT導入補助金を利用して見積り作成システムを導入したい方は、以下の記事も参考にしてください。
エクセルでの見積り書作成
建築見積り書はエクセルでも作成できます。
システムと比べると機能性には劣りますが、コストは低い方法です。
エクセルでの見積り書作成のメリット、デメリットを比較しました。
エクセルをすでに利用している工務店であれば、特に導入費用なく、すぐに見積り作成を始められます。
エクセルは元々表計算ソフトであるため、計算に優れた機能が標準装備されている点も利点です。
数式やマクロを用いれば、ある程度見積り作成や原価データの反映を自動化できます。
ただし、見積り作成に特化したソフトではないため、見積り作成ソフトのようにボタンひとつで取引先へ見積り書を共有することはできません。
またオンライン使用にも向いておらず、見積りの社内共有にもタイムラグが生まれやすいでしょう。
エクセルは手入力する範囲が多いため、ミスが起こりやすい点もデメリット。作成した見積り書の保管は、運用ルールを定めたうえで社内フォルダを作成、保管していかなければなりません。
エクセルは数式やマクロを用いて、ある程度作業を自動化できることがメリットですが、数式・マクロを扱うには専門的な知識が必要です。そのため、見積り書の作成が属人化する原因となる恐れがあります。
コストをかけずにエクセルで見積りを簡単に作成したい場合は、「AnyONE」が提供している無料テンプレートを使用しましょう。
見積り書だけでなく、工務店業務の帳票見積りをダウンロードして使用できます。
見積り作成ソフトの導入はまだ早い、と感じている工務店担当の方は、まずはエクセルから見積り作成・管理を始めてください。
エクセルでの見積り作成方法・作り方は以下の記事で解説しています。
まとめ
建築業の見積り書は施主との合意を形成するうえで、欠かせない書類です。
精度が高い正確な見積りを作るためには、確認作業や詳細なデータ参照が必要となり、社員の負担となる可能性があります。
社員の負担を減らし、正確な見積りを作るためには見積り作成ソフトの導入がおすすめです。
