建築業界は日進月歩の業界であり、より新しく、より便利で、より効率の良いものへと変化していっています。
そしてそれは建築技術だけにとどまらず、「管理部門」においても同じことがいえます。
ここではその管理部門において重要視されている「一元管理」について取り上げ、その意味やメリットデメリットについて解説していきます。
目次
一元管理とは
一元管理とは、ごく簡単に言うのであれば、「さまざまな情報や工程を、ひとつにまとめて管理すること」を指します。
例えば発注業務を行う部門と、実際に工事に着手する部門と、お客様とのやりとりをする部門があった場合、それぞれが独自に存在する（あるいは自部門と関わる他部門とのみやりとりをする）のではなく、それを一括でまとめる管理方法であるといえます。
今回は建築業界における一元管理を大きく取り上げますが、実際にはこのやり方は建築業界にとどまらず、ほかの業界でも広く使われています。
包括的で総合的なこの一元管理に、さまざまなメリットがあることがその理由です（※メリットに関しては後述します）。
建築業界における一元管理の例
個人宅を1軒建てるだけでも、そこには多くの人が関わってきますし、多くの工程が発生します。
たとえば「関わる人」としては、まずはお客様が挙げられます。
また、お客様とやり取りをすることになる営業や建築士、実際に家を建てる大工、経理担当者も関わることになります。
工程としては、下記のような順番になることが多いでしょう。
- お客様との商談
- 設計図の作成～修正
- 見積りの作成
- 仮契約～本契約
- 工事の着手
- お引渡し
ここではごく簡潔に工程を記しましたが、実際にはもう少し複雑な工程を取ることもあるはずです。
また1つの工程のなかにあっても、複数回のやり取りを行うことも多いといえます。
一元管理ができていないと、「お客様のデータはお客様管理のためのデータ帳にまとめてあって、設計図は紙媒体でファイリングしてあり、見積書はエクセルデータで作ってあって、契約書は別のファイルに保存してある」などのような状況に陥ることもあるでしょう。
一元管理がもたらす4つのメリット
上記のような「一元管理ができていない状況」は、数多くの悪影響を招きます。
それに着目しつつ、そこから導き出される「一元管理ができていることのメリット」にも注目していきます。
一元管理がもたらすメリットは、大きく分けて以下の4つです。
案件の運営・管理費を削減できる
一元管理を行うことにより、案件の運営・管理にかける費用を大きく削減できます。
資料がばらばらになっていると、それを確認するために時間と手間がとられるでしょう。これは「無駄な人件費」に他なりません。
また、会計ソフトなどに代表される専用のソフトを使用している場合「バージョンアップ自体は無償で行う」としているケースも多くみられますが、バージョンアップのための作業自体は自社の社員が行わなければならないこともよくあります。
「それぞれの部門において、それぞれ異なるソフトを使用している」ということであれば、それだけ多くの時間と手間が発生することになります。
しかし一元管理しておけば、「探す手間」も「バージョンアップにかかる手間」も、極限まで少なくすることができます。
業務効率化
一元管理の非常に大きなメリットとして、業務効率化が挙げられます。
上でも挙げた通り、「資料を探す時間」は非常に無駄です。
しかし一元管理を行うことで、資料を探す時間は大幅に削減できるようになります。
今までは「資料に探すためにあてていた時間」を、研修やお客様とのやり取りにあてたり、スピーディーに工程を進めたりするためにあてたりすることができるようになります。
ミスが少なくなる
一元管理におけるもっとも大きな魅力のひとつとして、「ミスが少なくなること」もあります。
一元管理ができていない状況だと、「資料の行き違い」「情報の更新の遅延」が起きやすいです。
そのため確認ミスが頻出しやすくなり、混乱が生じやすくなります。
例えば、「お客様を担当している担当者が、本来は上げていなければいけなかった打ち合わせ資料を更新していなかったために、古いデータを元にして建築士が間取り図を書いてしまった」などのようなトラブルが起きてしまう可能性が高くなるでしょう・
このようなミスは、「ミスをした人」のことも「ミスをさせてしまった人」のことも疲弊させます。
また何よりも、お客様からの信頼・信用を失墜させることにもつながります。
ミスが頻繁に起きてしまった場合、お客様が契約の破棄も含めて視野に入れる可能性すらあります。
もちろん、一元管理にしたとしてもミスが起きる可能性はあります。
しかし「1つのソフトで情報を共有する」という状況を作ることにより、ミスを起こす確率を大きく下げることはできるでしょう。
これにより、ミスによるモチベーションの低下や、お客様の離脱を防ぎやすくなります。
人材を効率よく生かせるようになる
一元管理は、短期的なメリットだけではなく、長期的な視点から見ても役立つものです。
今までは、「自部門あるいは自部門と関わりのある他部門としか情報を共有していなかった」という状況であっても一元管理を取り入れることで、それ以外の部門の人にも情報共有しやすくなります。
それによってそれぞれの部門間でのコミュニケーションが活発化されるというメリットがあります。
また「一元管理」は、「人材管理」の面においても有効です。
人事担当者がそれぞれの社員の働き方や特性、成績などを管理しやすくなるためです。
これによって、「その社員により合う部門はどこか」を判断しやすくなり、人材を適所に配置しやすくなります。
そして、「自分に合った場所で働ける」ということで、社員のストレスの軽減やモチベーションの向上にもつながります。
一元管理のデメリット2つとその解決策
物事を判断しようとするとき、一面だけから見ていても公平な判断はできません。
そこでここでは、あえて「一元管理が持つデメリット」について取り上げていきつつ、その解決策を模索していきます。
システムの導入にお金がかかる
基本的には新しい一元管理システムを入れようとすればその分だけ費用はかさみます。
また、メンテナンス費用が発生することもあれば、ライセンス料がかかることもあるでしょう（※ただし既存の部署やシステムを利用すれば一元管理システムの導入に費用が掛からないこともあります）。
このような不安がある場合は、2021年度の「IT導入補助金」の活用をおすすめします。
一元管理システムを購入する金額の一部を補助金で賄えるためです。
使いこなすまでに時間がかかる
一元化に限ったことではありませんが、新しいシステムを導入した場合、それを使いこなせるようになるまでには時間がかかります。
最初のころは、「どこに何の機能があるのかわからない」「前の方が使いやすかった」と思うこともあるかもしれません。
人によって新しいシステムに慣れるまでの時間は異なるため、「導入して1日でだれでも完璧に使いこなせるようになる」とは断言できません。
そのためシステムの導入を検討する場合は、以下のサポートがあるかを確認しておくと安心でしょう。
- 専門スタッフによる電話・オンライン対応
- 使い方の講習
- サーバーの追加設定や訪問オプションサービス
まとめ
さまざまな情報や工程を、ひとつにまとめて管理する一元管理。下記のメリットを得やすくなります。
- 会社は費用を削減できる
- 社員はストレスが少なくなる
- お客様が快適に打ち合わせを進められる
一元管理は、今やあらゆる業界で広く使われるもの・広く採用される考え方となりつつあります。
もちろん建築業界も例外ではありません。
社内の情報や工程を一元管理するなら、業務全般を効率化する一元管理システムの導入がおすすめです。
