工程表は、エクセルで作成されることも多いです。
さらにテンプレートを活用すると、効率的に見やすい工程表を作成できます。
今回はエクセルで工程表を作成する理由や、エクセルでの作成が向いている工程表の種類、テンプレートを紹介します。
エクセルで工程表を作成する理由
工程表は手書きやWordなどのツールでも作成できますが、エクセルを使用する場合は多いでしょう。
さまざまな表作成ツールがある中でエクセルを活用するメリットとデメリットを押さえ、最適なツール選定をおこないましょう。
エクセル作成のメリット
エクセル作成のメリットは以下の3点です。
従業員が使い慣れている
エクセルは工程表作成以外の業務でも使用していることが多いツールです。
また、新しいツール導入に抵抗がある方でも、長年なじみのあるエクセルなら使いこなせる人が多いため最も活用しやすいツールといえます。
編集の自由度が高い
エクセルで工程表を作るときはゼロから作ることができ、テンプレートを利用した場合も何度も修正することができます。
用途に合わせて関数の設定やデータのグラフ化など自由にカスタマイズすることが可能です。マクロを組んで自動化すると効率化を図ることも可能です。
連携できるツールが多い
エクセルと連携できる業務改善システムやカレンダーツールなどが多くあります。
新たなシステムを導入する際も、管理しているエクセルデータをそのまま活用できる場合が多いです。
エクセル作成のデメリット
エクセル作成のデメリットは以下の3点です。
共有にタイムラグがある
エクセルは編集内容を保存して共有ファイルに入れるかツールで送信しなければ他者に共有ができません。
共有にタイムラグが生じるため、複数人での共同編集は難しいです。
また、事務所で打ち変えたデータを現場の端末にリアルタイムで反映させることができないため、事務所と現場との連携に時間がかかります。
属人化しやすい
共通のフォーマットがない限り個人によって体裁がバラバラになることが多く、他の従業員のエクセルデータは扱いづらく感じます。
また、ITスキルによって活用できる機能にばらつきが出るため、作成者以外が使えないデータになることも珍しくありません。
特にデータを引き継ぐ際は次の人が扱いやすい工夫や擦り合わせの時間が必要です。
最新版の把握が困難
複数のファイルを作成すると、どのファイルが最新版なのか把握することが難しくなります。
日付をタイトルに記入するなど分かりやすく管理することが重要です。
エクセルでの作成が向いている工程表の種類
工程表は目的や作業内容により作成すべき種類が異なります。
また、それぞれの工程表に合った作成ツールを使用することで作成を効率化できるでしょう。
ここでは工程表の種類ごとにエクセルとの互換性を比較します。
工程表の種類と互換性
工程表は大きく分類すると、下記の4つに分けられます。
- 横線式工程表
- 曲線式工程表
- 出来高累計曲線
- ネットワーク式工程表
それぞれの工程表の種類と互換性については以下の表の通りです。
バーチャート工程表の作成例
バーチャート工程表は作業ごとにかかる時間を表した以下のような表です。
全体のスケジュールや手順をつかみやすい特徴があります。
日数ごとにマスを設け、予定日数を棒で表す仕様のためエクセルを用いて作成することが一般的な工程表です。
ガントチャート工程表の作成例
ガントチャート工程表は作業ごとの進捗を表した以下のような表です。
それぞれの工程の進捗や各工程の関連性が分かりやすい特徴があります。
進捗の度数ごとのマスを分け、作業ごとにかかる時間を棒で表し、作業が進むごとに棒の長さを更新する仕様のため、エクセルを用いて作成することが一般的な工程表です。
初心者でも使いやすい！エクセルの無料テンプレート
関数やマクロを使ってイチから作成し自由に作成することも可能ですが、簡単に作成できる無料テンプレートの活用もおすすめです。
業務内容や目的に応じて、使いやすいテンプレートを選びましょう。
AnyONEの住宅業界・工務店専用テンプレート
AnyONEのテンプレートには下記の4つがあります
- 御見積書
- 工事請負契約書
- 工程表
- 工事台帳
A3・A4印刷に対応しており、ダウンロード形式はPDF対応が可能です。
住宅業界や工務店に特化した仕様となっており、カスタマイズの手間もほとんどなく導入をスムーズにおこなえます。
Excel Pro 工程表
月間や年間などさまざまな期間に対応した工程表が簡単に作れるテンプレートです。
工程の開始日と終了日を入力すると、工程期間線が自動表示されます。
また、指定した年・月に合った、瞬時に日メモリと工程期間線が表示されるため、月が替わった時の工程表の作り直しの手間が省けるでしょう。
bizroute 工程表テンプレート
シンプルな工程表で、自分の使いやすいように修正できることが特徴のテンプレートです。
細かく設定する必要がある現場にはあまり向いていません。
また、自由度が高い分工程期間線などは自分で引く必要があります。
まとめ
今回は工程表をエクセルで作成する理由やエクセルでの作成が向いている工程表の種類を解説したうえでテンプレートを紹介しました。
工程表は施工管理において土台となる重要な資料です。
テンプレートを利用して工程表作成すれば、工数をかけずに分かりやすいデザインの工程表が作れて施工管理がスムーズになるでしょう。
現場に出ている時間が長い期間でも簡単に工程表作成ができ、事務作業の負担を減らすこともできます。
エクセルテンプレートの使用よりも、より効率的に工程表を作成・管理したいなら、工務店向けの業務効率化ソフトがおすすめです。
過去の工程表を参考にワンクリックで新規の工程表を作成できたり、工程のズレをかんたんに修正できるなどエクセルテンプレートではできないような機能が備わっています。
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導入実績2,700社超の業界No.1基幹システムで、国交省「第一回 長期優良住宅先導的モデル事業」に採択されています。
エクセルのような操作感で、レイアウトもマウスで変更できるため、ITが苦手な方でも簡単にお使いいただけます。
また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。
大手・中堅企業様から一人親方様まで規模感を問わず、業務状況に合わせて様々な場面でご利用いただけます。
