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【2022年版】電子帳簿保存法とは?改正や工務店の注意点を解説

電子帳簿保存法とは?改正内容や工務店のメリット・注意点を解説

工務店の帳簿を電子作成・保存すればペーパーレス化や業務効率化につながります。

帳簿の電子作成・保存を行うにあたっては、「電子帳簿保存法」を理解することが重要です。

今回は、電子帳簿保存法の大まかな内容と、2022年1月改正のポイント、さらにはメリットや注意点を解説します。

本記事は以下の方におすすめです
  • 電子超保存法について知りたい
  • 2022年1月の改正点をおさえたい
  • 電子長保存法の注意点を知りたい
施工管理 システム
本記事は2022年4月18日時点での情報です。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、帳簿の電子保存に関するルールを定めた法律です。

ここでは、同法について以下の4点を解説します。

電子帳簿保存法とは?
  • 法律の概要
  • 電子保存の対象書類
  • 電子保存・スキャナ保存の対象書類
  • e-文書法との違い

法律の概要

電子帳簿保存法は1998年に成立した法律で、国税関連の帳簿や証憑などを電子データで保存できるように各種ルールが定められています。

電子帳簿保存法が定められる以前は帳簿類などの書類は、基本的に紙で保存していましたが、電子保存が認められたことで、コスト削減や業務負担軽減などにつながりました。

電子保存・スキャナ保存の対象書類

対象となる書類は、「電子帳簿保存のみ可能な書類」と「スキャナ保存できる書類」に分けられます。

電子保存の対象書類
  • 帳簿
  • 決算関係書類

それぞれの具体的な書類は以下通りです。

帳簿現金出納帳・仕訳帳・経費帳・売掛帳・買掛帳・固定資産台帳など
決算関係書類貸借対照表・損益計算書・棚卸表など

帳簿や商標は、書類をスキャンしてデータ化したうえで保存することもできます。
以前までは、スキャンして保存する場合には電子署名が必要でしたが、法改正によって現在では電子署名不要となり、スマートフォンで撮影したものも保存可能です。

スキャナ保存の対象書類
  • 重要書類
  • 一般書類
重要書類契約書・請求書・領収書・納品書など
一般書類見積書・注文書・検収書など

ただし、以下の書類はスキャナ保存が認められていません。

スキャナ保存が認められていない書類

帳簿・貸借対照表・損益計算書などの、決算に関係する書類など

e-文書法との違い

電子帳簿保存法と混同しやすい法律に「e-文書法」があります。この法律は、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」という電子保存に関する2つの法律の総称です。

電子帳簿保存法もe-文書法も電子保存に関するルールを定めている点は同じですが、対象となる文書が異なります。

e-文書法は、それまで紙で保存しなければならなかった文書全般の電子保存を認めるものです。e-文書法の適用対象となる法律は約250にのぼります。一方の電子帳簿保存法は、国税関係の書類に関するルールを取り扱う法律を対象としています。この点が、両法律の大きな違いです。

【2022年版】電子帳簿保存法改正のポイント

2020年電子帳簿保存法改正のポイント

令和3年度の税制改正により、電子帳簿保存法が見直されています。

改正の主なポイント
  • 承認制度の廃止
  • タイムスタンプ要件の緩和
  • 検索要件の緩和
  • 電子取引の電子データ保存義務化
    (※2022年4月1日スタート)
  • 2年の猶予期間(宥恕処置)

承認制度の廃止

これまで(2021年12月31日以前)は、電子帳簿保存をおこなうために税務署長への3ヶ月前の事前申請が必要でした。しかし、今後は不要となります。

電子帳簿保存法に対応するシステム・スキャナが用意できれば、スピーディな電子保存が可能です。

タイムスタンプ要件の緩和

スキャナ保存時に使用する、タイムスタンプの付与期間が最長2か月に統一されました。スキャンする前の受領者の署名も不要です。

また、不正防止のために電子データの修正・削除を記録できるシステムであれば、タイムスタンプの付与自体が要りません。

検索要件の緩和

電子データの保存時には、検索機能をつける必要がありました。

しかし、今後は検索機能の要件が「取引年月日・取引金額・取引先」のみとなります。

また、国税庁などの求めにより、電子データのダウンロードに随時対応できる場合には、「範囲指定」「項目の組み合わせ」などの検索機能が不要です。

電子取引の電子データ保存義務化

所得税や法人税に関する電子データは、これまでプリントアウトして書面の保存を認められていました。しかし、今後は、紙面ではなく電子データとしての保存が義務化されました。

メール添付やWeb送受信、FAX、EDIなどでやり取りした電子取引も対象となります。

2年の猶予期間(宥恕処置)

これらの改正は2022年4月1日〜施行される予定でしたが、企業側の準備不足を考慮して、2年間の猶予期間を設けられました。

この期間中は、従来の保存方法・処理を認められます。

電子帳簿保存法によるメリット

電子帳簿保存法によるメリット

企業が電子帳簿保存法に対応することで得られるメリットは、少なくありません。例えば、帳簿や証憑類をデータ化することで、ペーパレスが実現するため、紙代やインク代などの各種コスト削減につながります。また、取引先との書類のやり取りにも電子データを活用すれば、郵送コストも削減できるでしょう。

そのほかにも、紙の帳簿や証憑類を保管するスペースを確保する必要がなくなるほか、情報漏洩や紛失といったセキュリティ対応の負担も軽減されます。

メリットについて詳しく知りたい方は、電子帳簿保存法の具体的なメリットを解説している記事をご覧ください。

帳票電子保存時の注意点

帳票電子保存時の注意点

帳簿の電子保存を行う際には、初期費用が発生することと、帳票のスキャン方法に注意しなければなりません。

帳票電子保存時の注意点
  • 初期費用が発生する
  • スキャンのポイントを理解する

初期費用が発生する

電子帳簿保存法の適用を受けたい場合、対応するソフトやシステムの導入が必要となるため、初期費用や運用コストが発生します。企業によっては、予算の捻出が厳しいケースもあると考えられるため、事前に予算を確認しソフトやシステムを導入した際のコストを把握しておきましょう。

スキャンのポイントを理解する

先述の通り書類をスキャンして電子データ化し、電子保存できますが、スキャンの際にはいくつかの点に注意しなければなりません。

例えば、書類によってはカラー設定が「グレースケール(白黒)」でスキャンして保存することが認められないケースがあります。

基本的には一般書類のみ、グレースケールによるスキャンが認められています。一方で、お金や物の流れに連動している重要書類はカラースキャンや撮影によるデータ化を行わななければなりません。

また、書類が大きいために一度でスキャンしきれないような場合は、複数回のスキャンが認められています。

例えば、複数ページにわたる契約書や請求書は複数回のスキャンが可能です。しかし、一度でスキャンを終わらせるために、書類の原本の大きさを変更してスキャンすることは認められていません。

そのほかにも、スキャンした書類は一定期間手元に保管しておきましょう。これは、検査の際にスキャンした書類に不備が見つかるケースや、書類のスキャンミスが発覚する恐れがあるためです。

電子帳票システムとは?システムの概要からメリット・デメリットまで解説

まとめ

今回は、電子帳簿保存法について、法律の大まかな内容と電子保存の方法、直帰の法改正のポイント、メリットや注意点などを解説しました。

電子帳簿保存法では、電子保存ができる書類とできない書類が定められています。

また、法改正によって保存要件が緩和されていますが、何でもかんでも保存できるわけではありません。そのため、企業には法律の内容を理解したうえでの適切な対応が求められます。

また、帳票自体を電子化すれば管理しやすいです。帳票作成・管理ツールの導入を検討してはいかがでしょか。

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