多方に散らばった情報を1つの場所に集約して管理できる一元管理システム。導入後に適切に活用することで業務の効率化を図れます。
さまざまな企業で導入されているシステムですが、建築業界でも導入と業務効率化は可能です。
今回は特に工務店における一元管理に焦点を当て、その有用性を解説します。
目次
一元管理・一元管理システムとは
複数の情報やデータを１か所にまとめて管理することを一元管理といいます。
一般の方でもクラウドサービスやアプリなどで利用されていますが、ビジネスの場においても活用されており、業務の効率化に活かせます。
「一元管理」とは？
「一元管理」とは、複数ある情報やデータを1か所にまとめて管理することです。
「一括管理」と意味が混同されがちですが、一元管理との違いはなんでしょうか。
一元管理には「1つの仕組みの中だけで管理しない」という特徴があります。
例えばある案件を遂行する場合、責任者だけが書類や情報を担当者から集めて管理することが「一括管理」、案件別に資料の棚やフォルダを用意し、書類やデータをそこに集め、担当者が好きなタイミングで閲覧できるようにしている仕組みが「一元管理」のイメージです。
ビジネス上での意味
ビジネスの場においては、経営資源と言われる「ヒト」「モノ」「資金」「情報」を対象に一元管理が行われます。
経営資源とは事業展開のために利用できる資源です。その中でも特に「情報」は財務的な資源と並んで重要視されているものです。
つまり、さらなる事業展開のためには経営資源を適切に管理し、利用することが不可欠であると言えるでしょう。
一元管理は、ただまとめて書類やデータを管理するだけではなく、ビジネスでは大きな意味を持っています。
一元管理システムの仕組み
一元管理システムは、経営資源や日々の業務で取り扱われる情報を、システム上で一元管理します。
近年の主流はクラウド型の一元管理システムです。
使いやすく低コストであることが特徴で、多くの中小企業で導入されています。
「クラウド」とはクラウドコンピューティングの略で、ネットワークをcloud(雲) に見立てた考え方のことです。
自分のPCやLANサーバーにデータを保存するのではなく、ネット上にあるサーバーを利用してデータ処理を行います。「特定のPCにのみ情報が保存されている」「LANサーバーが利用できるオフィス内でしか作業ができない」という問題を解消し、複数のPCからアクセス可能です。
一元管理システムのサービスは、上記のようなクラウドの利点に着目して展開されています。
工務店で利用するのであれば、見積り情報や顧客管理、請求・入金管理だけでなく、工事管理など工務店に特化した機能が搭載されているものを選びましょう。
【建設】一元管理システムでできること
さまざまな企業で導入されている一元管理システムですが、工務店向けに開発されたものを導入すれば、下記のようなことができるようになります。
情報共有の円滑化
クラウド上に情報やデータを保存しているので、情報の共有がスムーズになります。
前述の通り、一元管理システムを利用する社員であれば、誰でも情報やデータを使用できることが最大の特徴です。
現場で発生したトラブルの報告や工事の変更、営業担当から設計デザイン担当、施工担当へ引き継がれた際に伝えておくべき注意点など、さまざまな情報が円滑に共有できます。
複雑な作業の管理
住宅1軒建てるだけでも、さまざまな業務が必要です。
一元管理システムを導入すれば、下記のような複雑な業務を効率よく管理できます。
- 帳票や資料データの管理
- 外部業者との打ち合わせや工事のスケジュール管理
- 顧客情報の管理と引継ぎ
例えば、一元管理システムに帳票作成機能が備わっていれば、エクセルで時間をかけて作成している見積書などの帳票を短時間で作成できます。
情報をシステムで一元管理しているため、帳票作成時に必要な情報をボタン一つで転記できるなど、効率的な仕組みになっているためです。
また、クラウド型のシステムはリアルタイムで情報を共有できるため、外部業者との打ち合わせや工事のスケジュール管理をスムーズに行えたり、顧客情報の管理や引き継ぎについても最新の情報を確認できます。
従業員の評価や配置の管理
日報を一元管理すれば、正しい人事評価につながるでしょう。
正しい人事評価を行えば、従業員のモチベーションアップにもつながるほか、能力に合わせた的確な人員配置もできます。
人事評価の材料の1つとして日報を活用している企業もありますが、メール添付での提出は忙しくて見落としてしまうこともあるはずです。
日報機能が備わった一元管理システムを選べば、日報作成・確認が効率的に行えるだけでなく、システム上に集約された従業員ごとの仕事内容を漏れなく把握できます。
【建設】一元管理システムで回避できるトラブル
できることが多い一元管理システム。
システムの導入で、下記のようなトラブルも回避できます。
顧客のストレス・クレームの軽減
一元管理システムで顧客情報や商談内容を管理し、接客に携わる従業員全員が確認できるようにしておけば、社内で商談のノウハウを共有できます。
商談のノウハウをうまく活用すれば、顧客のストレスやクレームの軽減が期待できるでしょう。
また、お客様からいただいたクレームも管理することで、今後同じようなクレームをいただいた際に、うまく対応できるでしょう。
従業員の配置管理ミス
一元管理システムで従業員の配置管理を徹底すれば、下記のような従業員の配置管理ミスを回避できます。
- 人員不足
- 長時間労働
- 従業員を違う現場に配置してしまう「従業員のダブルブッキング」
どれも工期遅れなど現場の作業に影響があるミスです。一元管理システムを導入して、従業員の配置管理ミスをなくしましょう。
アフターフォローの管理
一元管理システムで、アフターフォロー漏れを防げます。
定期点検などのアフターフォローは住宅の完成から1年、5年…10年と、年単位で期間が空きます。担当者1人に管理を任せてしまうと施主様への連絡や確認が漏れることも。
そのため、アフターフォローに関わる情報は、社内全体で把握する必要があります。
一元管理システムで数年後のスケジュールまで管理しておけば、アフターフォローを徹底できるでしょう。
まとめ
一元管理の意味やシステムの仕組み、工務店での活用方法や回避できるトラブルなどをご紹介しました。
昨今では働き方改革のため業務効率を上げるツールの需要が伸びています。その中でも一元管理システムは業務全般を一元管理し効率化できるとして、多くの企業が注目するシステムです。
システムの開発・販売を行う会社は全国に多数存在していますが、一元管理システム導入の際には業務内容に合わせた機能を搭載しているものを選択しましょう。
