2022年1月の改正で、税務関係書類のスキャナ保存の要件が大幅に緩和されました。
電子帳簿保存法への対応は、2024年1月より全事業者の義務となります。
まだ何の準備もできていない方は、活用のハードルが低くなったスキャナ保存を取り入れることをおすすめします。
本記事では、電子帳簿保存法とスキャナ保存の概要、スキャナ保存のメリットについて解説します。
目次
建設業と電子帳簿保存法の関係
建設業と電子帳簿保存法の関係について明らかにするために、以下の2つについて解説します。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、税務関係の書類をデータ保存できると認める法律です。
経済産業省によると、データ保存するためには以下4つの要件を満たす必要があります。
2022年1月の改正によって、データ保存が2024年1月から全事業者の義務となったことには注意が必要です。
適正になかったデータ保存できていない事業者は、以下の罰則が課せられる恐れがあります。
- 青色申告の承認が取り消される
- 推計課税・追徴課税が課せられる
- 100万円以下の過料が科せられる
今のうちからデータ保存への対応を急がないと、来年までに間に合わなくなり、上記の罰則が課せられてしまいます。
建設業における電子帳簿保存法の影響
電子帳簿保存法は当然建設業の会社も対象です。
建設業は従来より紙でのやり取りが多い業界です
特に中小企業は、未だにFAXで書類のやり取りをおこなう会社も珍しくありません。
電子帳簿保存法に対応できないと、先述した3つの罰則が課せられる可能性があります。
罰則が課せられると、社会的信用も失ってしまい営業活動に影響が出てしまうこともあるでしょう。
そのような事態を避けるために、電子帳簿保存法への対応が急務です。
スキャナ保存制度とは
スキャナ保存とは、紙で受け取った書類を画像データで保存することです。
スキャナ保存は、これまで要件が厳しくあまり使われていない保存方法でした。
しかし2022年1月の改正によって、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件が大幅に緩和され、活用する企業が増えています。
※電子帳簿保存法の対応は義務ですが、スキャナ保存の活用は任意です。
ここではスキャナ保存について以下の2つについて解説します。
スキャナとして認められるためには、下記2つの要件が満たす必要があります。
- 解像度200dpi以上で保存できること
- カラー保存で読み取りができること
※一般書類（資金や物の流れに直結しない書類）を保存する場合はグレースケール画像でも認められます。
【参考】はじめませんか、書類のスキャナ保存！-国税庁
上記の要件を満たしていれば、スマホやデジカメもスキャナとして使えるため、スキャナ保存専用に新しい機器を導入する必要はありません。
またスキャナ保存をおこなうための要件は、資金や物の流れに直結連動する書類「重要書類」と資金や物の流れに直結連動しない書類「一般書類」とで異なります。
2024年（令和6年）1月以降のそれぞれの要件を下記の表でまとめました。
| 要件 | 重要書類 | 一般書類 |
|---|---|---|
| 書類の例 | ・契約書 ・納品書 ・請求書 ・領収書 | ・見積書 ・注文書 ・検収書 |
| 入力期間の制限 | 以下のことどちらから入力期間内に入力すること ①早期入力方式 書類を作成または受領してから、おおむね7営業日以内にスキャンする ②業務処理サイクル方式 それぞれの企業による採用しているこれもまた輝業務処理サイクルの期間（最長2か月以内）を経過した後おおむね7営業日内にスキャナ保存する ②の業務処理サイクル方式は、企業において書類を作成または受領してからスキャナ保存するまでの各事務の処理規 程を定めている場合のみ採用できます | 適宜保存 |
| 解像度 | 200dpi以上で保存できること | 同左 |
| カラー画像による読み取り | 赤色、緑色及び青色の階調が それぞれ256階調以上(24ビットカラー)で読み取ること | グレースケールで保存可能 |
| タイムスタンプの付与 | 入力期間内に、総務大臣が認定する業務に係るタイムスタンプ(※1)を、一の入力単位ごとのスキャナデータに付すこと ※1 スキャナデータが変更されていないことについて、保存期間を通じて確認することができ、課税期間中の任意の期間 を指定し、一括して検証することができるものに限ります ※2 入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合には、このタイムスタンプの付与要件に代えることができます | 同左 |
| ヴァージョン管理 | スキャナデータについて訂正･削除の事実やその内容を確認ができるシステムなどまたは訂正･削除ができないシステム等を使用すること | 同左 |
| 帳簿との相互関連性の確保 | スキャナデータとそのデータに関連する帳簿の記録事項との間において、 相互にその関連性を確認ができるようにしておくこと | 不要 |
| 見読可能装置等の備付け | 14インチ（映像面の最大径が35cm）以上のカラーディスプレイ およびカラープリンタ並びに操作説明書を備え付けること | グレースケールで読み取った一般書類は、 カラー対応でないディスプレイ及びプリンタでの出力で問題ありません |
| 速やかに出力すること | スキャナデータについて、次の①～④の状態で速やかに出力ができるようにすること ①整然とした形式 ②書類と同程度に明瞭 ③拡大または縮小して出力ができる ④４ポイントの大きさの文字を認識できる | 同左 |
| システム概要書等の備付け | スキャナ保存するシステムの下記の書類を備え付けること ・システム概要書 ・システム仕様書 ・操作説明書 ・スキャナ保存する手順や担当部署 | 同左 |
| 検索機能の確保 | スキャナデータについて、次の要件による検索ができるようにすること ①取引年⽉日その他の日付、取引金額及び取引先での検索 ②日付又は金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索 ③２以上の任意の記録項目を組み合わせての検索 ※税務職員による質問検査権に基づくスキャナデータのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、②および③の要件は不要 | 同左 |
スキャナ保存制度の3つのメリット
データの検索と共有の効率化
書類を画像データで保存していれば、データの検索と共有が効率化します。
紙の書類では、適切なファイリングやタグ付けがされていないと、必要な書類を見つけるだけでもとても手間がかかります。
また情報共有は、書類の実物を見るしか方法がないため非常に非効率です。
スキャナ保存を活用すると、検索するだけで必要な書類を見つけ出せます。
また書類をクラウド上に保存しておけば、ネット環境につながるパソコンやスマホがあれば時間や場所にとらわれず情報共有が可能です。
ペーパーレス化の実現
スキャナ保存活用すれば、書類を手元に残す必要がないため、ペーパーレス化につながります。
紙の書類保存するためには、保管スペースと保管コストがかかります。
ペーパーレス化が実現すると保管スペースが不要なため、事務所を広く使えたり、今より狭い事務所に引っ越しして家賃を抑えたりできることがメリットです。
労働環境の改善
紙の書類のやり取りをネット上でおこなえるようになれば、テレワークが可能となります。
紙の書類を電子化すると、必要な書類を事務所に探すに行く必要がなくなり、出社せずとも承認手続きがおこなえるようになります。
まとめ
本記事では、電子帳簿保存法とスキャナ保存の概要、スキャナ保存のメリットについて解説しました。
電子帳簿保存法への対応は、2024年1月から全事業者の義務となります。
電子帳簿保存法に違反すると、下記3つの罰則が課される可能性があります
- 青色申告の承認が取り消される
- 推計課税・追徴課税が課せられる
- 100万円以下の過料が科せられる
今から対応しないと、義務化までに間に合わなくなる可能性があります。
ただどのように対応したらいいかわからないと、悩む工務店経営者も多いでしょう。
そのような方は、工務店向けに開発された業務効率化システムの導入がおすすめです。
データ作成ソフトのマニュアルなど
データが確認できるディスプレイやアプリのこと
取引年月日・取引金額・取引先の3つの条件で検索できる状態にしておく必要がある
【参考】どうすればいいの？「電子帳簿保存法」-ミラサボplus