会計システムとは、会計業務をIT化するシステムです。
この記事では、会計システムの概要や主な種類、タイプ、導入によって得られるメリットなどについて解説します。
会計システムは業務の自動化に活用できるため、業務効率化や担当者の負担軽減につながる便利なシステムです。
「業務効率化に興味がある」、「会計業務をスムーズに進めたい」という建設業の担当者は参考にしてください。
目次
会計システムとは
会計システムとは、会計業務をIT化するためのシステムです。
システムを利用することで、帳票作成や帳票の連携などができるため、キャッシュフローの明確化につながります。
従来の会計業務は、一つ一つの作業が区分されていました。しかし会計システムによって業務の連動が可能となり、データを一元化できるため、業務効率化にも活用できます。
会計システムの種類
会計システムには、大きく分けて「財務会計システム」と「管理会計システム」の2種類があります。
財務会計とは、企業の会計情報を外部の人に提供することを目的とした会計のこと。財務会計システムは、この財務会計をおこなうシステムです。
一般的に、伝票入力や帳簿作成、決算書作成といった機能を有しています。
一方の管理会計は、経営者などが自社の経営状況や会計状況の把握を目的とした会計のこと。管理会計システムはこの管理会計をするシステムです。
管理会計システムを通して作成された会計情報は、事業計画の立案や予算管理など意思決定の場面で活用される点が特徴です。
外部のステークスホルダーに見られることはありません。
建設業で会計システムが求められる理由
建設業で会計システムが必要となる背景には、建設業の会計の特殊性が挙げられます。
一般企業であれば、製品を作ってから納品するまでそれほど時間はかからず、長くても数ヶ月程度です。一方で建設業は着工から竣工、引き渡しまでの時間が長く、場合によっては期をまたぐケースも珍しくありません。
そのため引き渡し後に計上するとなると、期内の売上がゼロになってしまったり、一度に多額の売上が計上されたりします。
このような建設業の特殊性を考慮し、建設業の会計では「建設業会計」と呼ばれる独特の会計基準が設けられています。
建設業会計では、使用する勘定科目の名称が一般企業の会計と異なるほか、会計の認識基準も異なるなど複雑で手間がかかります。
このような手間を軽減するために、会計システムを導入し、会計業務の一部を自動化、効率化することは必須です。
会計システムのタイプ
会計システムにはその運用形態によって「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類に分けられます。
ここでは、それぞれのタイプの概要や特徴について解説します。
オンプレミス型
オンプレミス型は、システムの運用にあたって必要となるサーバーやネットワーク機器などを自社で保有・管理・運用する形態です。
ソフトウェアをパソコンにインストールして利用する場合もあります。
オンプレミス型は、インターネットに接続しなくても利用できる点が特徴です。
ただし、会計システムがバージョンアップされる際にはその都度ソフトを再度インストールしなければならないため注意してください。
また、ソフトウェアをインストールしていない端末、サーバーにアクセスできない端末は利用できません。
クラウド型
クラウド型は、インターネット経由で利用する形態です。
会計情報はクラウド上に保管される仕組みとなっており、インターネット環境さえあれば時間や場所に関係なくシステムを利用できます。
スマートフォンからシステムにアクセスして会計処理をすることも可能です。
また、システムのバージョンアップはサービスを運営する企業がおこないます。
クラウド型の導入を検討している方は、クラウドシステムの種類や選び方について解説している記事も参考にしてください。
建設業で会計システムを導入するメリット
会計システムを導入することで得られるメリットはさまざまです。
具体的なメリットとして以下の4点について解説します。
- 業務効率化
- ミス防止
- 迅速な意思決定
- 現場から使用可能
業務効率化
多くの会計システムは、データを入力するだけで帳票やグラフなどを自動作成できるため、書類や資料を一つ一つ作成する必要がなくなり業務効率化につながります。
システムの導入によって業務負担が軽減される分、別の業務に注力することもできるため、例えばこれまでできていなかった管理会計に取り組むことも可能です。
ミス防止
会計システムは、一度情報を入力すれば、帳票や資料にデータが自動で反映されるため、ミスの防止につながります。
従来の会計業務で帳票を作成する場合、転記が必要であったため、転記作業でミスや計算間違いが発生する可能性がありましたが、システムを導入すればそのような心配はありません。
また、最初の情報入力時にミスがあったとしても、元のデータを修正することで関連する帳票のデータも修正されるため、修正作業の手間もかかりません。
迅速な意思決定
会計システムによっては、部門管理や予算管理、資金繰りなどさまざまな資料の作成に対応しているものもあるため、企業の意思決定に活用できます。
これまでの人手による会計処理では、数値を整理して計算し、資料を作成するためリアルタイムで経営状況の把握をすることは困難でした。しかし会計システムの導入により、リアルタイムの経営情報や会計情報を得やすく、予算管理や先行投資の判断を素早く下すことができます。
現場から使用可能
クラウド型の会計システムは、インターネット環境さえあれば利用できるため、現場から会計処理や会計情報の確認ができます。
情報を確認するため、情報を入力するためにわざわざ帰社する必要もなく、現場の担当者の負担も軽減されます。
会計システム導入時の注意点
会計システム導入にあたっては、コストがかかる点に注意してください。
クラウド型はサービスの利用料金が、オンプレミス型の場合ソフトの購入費やサーバーの設置費用がかかります。
月数千円〜数万円程度と、システムによって料金体系や価格は異なりますが、事前に予算を確保しなければなりません。
また、システムを導入すると、システムの操作方法を覚えなければならないため、導入直後は一時的に負担が増える可能性があります。操作に慣れれば効率的に業務を進められます。
少しでも導入時の負担を軽減したい場合は、直感的に操作できるシステム、シンプルでわかりやすい画面のシステムなどを選ぶことがポイントです。
まとめ
今回は、会計システムの概要や種類、タイプ、建設業者が導入することで得られるメリット、導入時の注意点などについて解説しました。
会計システムとは、会計業務をIT化するためのシステムのことで、導入によって一部の会計業務を自動化できるため、業務効率化やミス防止などの効果が期待されます。
また、クラウド型のシステムであれば、インターネット環境があれば現場からでも会計情報にアクセスできるため、現場の担当者の負担軽減も可能です。
会計業務の効率化を図りたい建設業の方は、会計システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
会計業務を含め、自社の業務全般を管理し効率化を図りたい場合は、業務管理システムの利用がおすすめです。
