業務効率の改善や、テレワークの対応策としてペーパーレス化を進める企業は増加しています。
しかし「どうしてペーパーレス化が必要なのか」「ペーパーレス化が会社に与えるメリットとは」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、ペーパーレス化における基本的な知識や、ペーパーレス化のメリットなどについて詳しく説明していきます。
目次
ペーパーレスとは
ペーパーレス化とは、紙類をできるだけ電子化して業務を効率化させることをいいます。
電子化が可能な業務は下記の3つです。
- 文書のPDF化
- 日報や勤怠管理の電子化
- カタログの電子化
これまで紙で作業していた業務を電子化することで書類管理の手間が省けたり、コストの削減にもつながるでしょう。
平成11年には行政事務のペーパーレス化（電子化）が定められ、国としても取り組みを強化している最中です。
ここでは、下記2つを解説します。
国が推進するペーパーレス
政府はペーパーレス化を進めるべく、「バーチャル・エージェンシーの検討結果を踏まえた今後の取組方針」を平成11年に打ち出しました。
ペーパーレス化を進めることで、行政の負担軽減と国民の利便性の向上を図ることが目的とされています。
これまで各種証明書の発行には、行政の窓口まで出向いて申請・発行をしていました。
これらの手続きがインターネット上で行えるようになれば、行政の負担軽減や国民の利便性の向上につながるでしょう。
中でもマイナンバーカードがあればコンビニエンスストアで各種証明書が発行できるようになったことは大きな変化です。
また、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの法改正以降は、領収書や契約書の電子化が可能になり民間企業でもペーパーレスが浸透しつつあります。
少しずつではありますが、行政や企業でペーパーレス化が進んでいることは間違いありません。
建築業のペーパーレス化の実態
日本情報システム・ユーザー協会が「デジタル化の実施・検討状況」について調査したところ、以下の結果がでました。
建築・土木は、デジタル化の検討・実施について「関心はあるが検討していない」を占める割合が53.4％と、ほかの業種と比べて高いことがわかります。
その背景として、ネットワーク環境の整備といった初期費用がかかることが挙げられます。
しかし、長期的にみれば紙代や印刷代などのコストを大幅に削減することが可能です。
一時的にかかるコストではなく、長期的に得られるメリットを重視すると良いでしょう。
なぜペーパーレスが必要なのか
ペーパーレスを推進すべき2つの理由を紹介します。
業務効率の向上
書類を電子化することで業務効率をあげられます。
電子化した書類をサーバー上で管理すれば、必要な書類をすぐに確認することができたり、外出先からでもデータをチェックすることが可能です。
建築業界は慢性的な人手不足問題を抱えているため、業務を効率化させるためにもペーパーレス化は重要であるといえるでしょう。
紙の使用量を減る
日本製紙連合会による調査では、国民1人あたりの紙・板紙の消費量は世界でもトップクラスの水準という結果が出ています。
上記グラフによると、世界平均が54.6キログラムなのに対して、日本は約202.7キログラムと約4倍の消費量です。
その背景には、日本にはハンコ文化が強く根付いているため、契約書の作成など紙の消費が多くなってしまうことが挙げられます。
これまで契約書を交わす際には必ず押印が必要でしたが、紙の契約書を電子契約書に変えることで紙の使用量を減らすことが可能です。
電子契約で作成された文書はネット上でやり取りされるため、わざわざ取引先へ出向くこともなくなります。
業務の効率化や、紙の使用量を減らすためにペーパーレス化は進めていくべきでしょう。
ペーパーレス化の3つのメリット
ペーパーレス化によって得られる3つのメリットについて紹介します。
業務効率の向上
ペーパーレス化によって、さまざまな業務が効率化されます。
効率化できる具体例は以下の2つです。
書類の回覧や郵送する手間が省ける
ペーパーレス化によって、書類の回覧や郵送する手間が省くことが可能です。
例えば、書類を紙で回覧する場合は手渡しとなります。
手渡しの場合、書類が破けてしまったり、途中で回覧し忘れてしまうケースもあるでしょう。
書類を郵送する場合も、切手の貼り付けや封筒の準備など手間がかかります。
書類を電子化することによって、回覧や郵送する手間が減り、業務が効率化されるでしょう。
書類の保管や管理がしやすくなる
ペーパーレス化によって、書類の保管や管理を簡単にすることが可能です。
例えば、紙の書類の場合、保管場所がわからないと探すのに手間がかかります。
保管の仕方によっては、書類が一部抜ける、書類が破けてしまうことも考えられるでしょう。
一方、書類をデータ化した場合、パソコン上で管理が可能です。
パソコン上で書類を管理すれば、書類を探しやすくなるだけでなく紛失や破損のリスクが減り、管理の手間がなくなります。
コスト削減
業務で使用している紙を電子化することで、コストを大幅に削減可能です。
資料を紙で保存している場合、以下のコストがかかってしまいます。
- 印刷に必要な紙やインク代
- メンテナンス費用
- 書類の送料代
ペーパーレス化によって業務の多くが電子化されれば、膨大なコスト削減も可能でしょう。
セキュリティー対策
データは閲覧制限を設けることができるため、セキュリティーを強化することができます。
紙の資料はキャビネットに鍵をかけるなど、しっかりとした対策をしない限りは誰でも見ることができるため、情報が漏れてしまう危険がありました。
社内の重要書類や個人情報などが記載されている資料を電子化し、データにロックをかけることで、特定の人しか閲覧できなくなります。
情報漏洩は会社にとって大きなダメージとなるため、セキュリティー対策としても文書の電子化は有効です。
ペーパーレスの導入事例
建築会社はどのような業務をペーパーレス化できるのでしょうか。
以下で3つの導入事例を紹介します。
図面の電子化
大判の紙に印刷する設計図やプレゼン資料といったかさばる書類を電子化することで、持ち運びが便利になり業務を円滑に行うことが可能です。
施主へ設計プレゼンや図面の提出などは何度も行われます。
その度に大きな用紙や大量の資料を準備するため、従業員には大きな負担がかかってはいないでしょうか。
書類を電子化できればタブレットひとつで話し合いを行うことができます。
問題点を直接書き込むこともできるため、設計のポイントや問題点を書き込んでデータでのやり取りをすれば、わざわざ訪問する必要もありません。
図面を電子化すれば、書類を持ち帰る必要がなくなるため、テレワークを進めていくうえでも、図面の電子化は有効です。
契約書の電子化
契約書や注文書などを電子化することで、業務効率がアップし、コストの削減が実現します。
これまで契約は紙のみで行われていましたが、建設業法の改正により電子契約が可能になりました。
電子契約の導入で得られるメリットは以下の4つです。
- 印紙税の削減
- 締結までにかかる業務の効率化
- 書類の保管・管理の効率化
- テレワークでも対応可能
電子契約を導入することで、契約にかかっていた膨大なコストを削減することが可能です。
業務の効率化を図るという面でも、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
会議資料の印刷削減
会議資料をペーパーレス化することで、業務効率がアップします。
会議が開かれるごとに出席人数分の会議資料を印刷、セッティングをしなければならないため、会議前はバタバタと準備を行うことは珍しくありません。
しかし、ペーパーレス会議を推進することで以下のようなメリットを得られます。
- 資料の印刷やセッティングの手間がなくなる
- 修正や差し替えが簡単になる
- テレワークに対応できる
資料作成の手間を削減できるだけではなく、会議に出席するためだけにわざわざ遠方から出向く必要がなくなり、従業員の負担軽減につながります。
ペーパーレス化は人手不足問題やテレワークでの働き方にも大きな役割を果たしてくれます。
ペーパーレス化を進めるコツ
ペーパーレスという言葉は耳にしたことがあっても、実際はどのように進めていけば良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
ここでは、ペーパーレス化を進めていくうえで重要なポイントを紹介します。
ペーパーレス化の目的を理解する
ペーパーレス化を成功させるためには、全従業員が目的やメリットを理解することが重要です。
- 業務の効率化
- コスト削減
- テレワークに対応可能
特に建築業界は従業員が高齢化しているため、ペーパーレス化をスムーズに行うには難しいかもしれません。
システムの導入直後は運用方法がわからず、不満がでてくる可能性があります。
導入前に目的やメリットを理解してもらい、スムーズに運用できるよう対策を立てましょう。
トライアル期間を設置する
ペーパーレス化を検討している場合、トライアル期間を設置することをおすすめします。
いきなり会社全体でペーパーレス化を進めてしまうと、多くの社員が混乱してしまうこともあるでしょう。
まずはいくつかの部署で試験的にペーパーレスを始めてみることをおすすめします。
実際に業務をしていく中で浮き彫りになった課題点やデメリットなどをもとに、今後の運用方針を決定することで従業員の安心につながります。
ペーパーレス化をスムーズに進めるためにも、トライアル期間の設置を検討してみてください。
まとめ
本記事では、ペーパーレス化の基本的知識やメリットなどについて紹介しました。
すべての書類を電子化することは難しいかもしれませんが、少しでも多くの書類を電子化できればコスト削減や業務効率をアップさせることができます。
テレワークを進めるためにも、ペーパーレス化は会社にとって重要な施策です。
ペーパーレス化を進めるためのシステムは複数ありますが、業務効率化ツールは契約書や見積書など業務でよく使用する資料をクラウド上で作成することができます。
ペーパーレスの導入を検討している会社は、業務効率化システムの導入を考えてみてはいかがでしょうか。
