工務店業務は、顧客管理や見積り作成、原価管理や工程表作成など多岐に渡ります。
これらの業務をエクセルでおこなっている会社は多いです。
エクセルは使い勝手が良く、パソコン導入時からインストールされていることが多く、追加費用が掛からないという利点があります。
しかし、エクセルには情報共有や業務効率の面で、課題を抱えていることは認識していますか。
本記事では、工務店業務でエクセルを使用する問題点とIT導入補助金を活用して脱エクセルをおこなう方法を解説します。
目次
脱エクセルとは
脱エクセルとは、現在エクセルでおこなっている業務を専用のシステムやツールに置き換えることをいいます。
エクセル以外の業務ツールを知らないため、創業当時からずっとエクセルを使い続けている会社は多いです。
しかし、顧客数・案件数・従業員数が増えてくると、エクセルのみで業務をおこなうことに限界を感じてしまいます。
重要な業務や手間が掛かる業務は、専用ツールを導入し業務の効率化を図ろうとすることが脱エクセルです。
工務店業務でエクセルを使用する問題点
エクセルは便利で使い勝手が良いです。
しかし会社の規模が大きくなると、エクセルだけに頼った業務は非効率な業務になる可能性があります。
工務店業務でエクセルを使用する下記3つの問題点は、知っておきましょう。
リアルタイムでの情報共有ができない
エクセルは、リアルタイムでの情報共有がおこなえません。
エクセルは外出先から開くことが難しいです。
営業担当者や施工管理担当者の情報を共有するためには、下記のようなことをおこなう必要があります。
- 外出先から戻って、エクセルに情報を記入する
- 電話やメールで事務方に伝える
上記のような作業が発生するため、エクセルはリアルタイムでの情報共有には向いていません。
業務効率の悪化
業務で使用するエクセルのデータを整理していないと、業務効率の悪化につながります。
例えば、協力業者に対する請求書を作成する場合を考えてみましょう。
会社として協力業者に対する請求書の雛形を用意していない場合、担当者ごとに請求書を作成する必要があり、手間が掛かります。
また、関連部署へ請求書を回す際も担当者によって書式が異なると、内容の精査に時間が掛かってしまうでしょう。
業務の属人化
エクセルは、特定の業務は特定の担当者しかおこなえない「業務の属人化」を生む原因となります。
エクセルは、関数やマクロなど便利な機能があり、使いこなせば業務の効率化が可能です。
しかし、関数やマクロは簡単に扱えるものではありません。
関数やマクロを組んだエクセルを業務に取り入れると、エクセルのメンテナンスは関数やマクロを組んだ担当者しかおこなえなくなります。
また担当者が退職してしまうとエクセルのメンテナンスは、誰もおこなえなくなり、トラブルが発生しても誰も解決できないという事態に陥ってしまうことも考えられるでしょう。
エクセルは便利ですが、メンテナンスのことも考慮して、業務の属人化が発生しない範囲で使用しましょう。
脱エクセルのメリット
脱エクセルをおこない、ITツールを導入するメリットは下記の3つです。
データの一元管理
ITツールの活用で、データの一元管理が可能です。
例えば、下記のようにバラバラだったデータは、すべてITツール内に保存されます。
- 顧客情報：名刺フォルダ・エクセル
- 取引履歴：エクセル
- 見積り書・受注票：紙
ITツールに情報が集約されていれば、情報を探す手間が省けます。
また、顧客や案件ごとに情報を紐づければ、欲しい情報を簡単に探すことも可能です。
業務効率化
ITツールの導入で、業務効率化につながります。
例えば、見積り作成の場合を考えてみましょう。
ITツールであれば、過去に作成した見積り書のデータを流用できます。
同規模の案件・似ている案件などを参考に見積り書を作成できるため、一から見積り書を作成するより効率的です。
また、経験の浅い担当者でも過去の案件を参考とすることで、精度の高い見積りを作成できるようになるでしょう。
業務の属人化防止
ITツールの導入で、特定の業務は特定の担当者しかおこなえない「業務の属人化」を防止することも可能です。
ITツールは、指定された項目に必要な数字や情報を入力するだけで、見積り書の作成や原価管理をおこなえます。
エクセルのように関数やマクロの知識を持たない担当者でも、簡単に業務をこなすことが可能です。
またサービス提供会社によっては、都度ツールの操作説明会をおこなってくれます。
操作説明会があれば教育コストを削減でき、1つのツールを全員が扱えるようになるため、業務の属人化を防止可能です。
ITツールでおこなえる工務店業務
ITツールでおこなえる主な工務店業務は、下記の5つです。
データ管理
顧客情報や案件情報をITツールに集約したデータ管理が可能です。
一度集められたデータは、顧客や案件に紐づけることも可能で、過去のデータも簡単に探すことができます。
またクラウド型のITツールを使用すれば、外出中でも情報を更新できるため、リアルタイムで情報共有が可能です。
見積り作成
ITツールの活用で、見積り作成も効率化できます。
建設業に特化したツールであれば、下記のような機能を搭載しています。
- 多階層見積り
- マスタの登録
- 金額の「まるめ」
- 掛け率の設定
- 過去の見積りデータの流用
上記のような機能を活用すれば、複雑な建設業の見積り作成業務の負担も軽減できます。
原価管理
原価管理もITツールの活用で、効率化できる業務です。
導入ツールによっては、見積り書のデータを原価情報に反映する機能があります。
情報の反映ができれば、同じ項目や金額を何度も入力する必要がなく、人的ミスの防止も可能です。
また、実際に発注した金額と予算の比較もおこなえるため、低利益工事や赤字工事の原因も簡単に把握できます。
工程表作成
工程表の作成は、マウス1つで簡単におこなえます。
またテンプレートを用意すれば、一から作成する手間が省けるだけでなく、会社として書式を統一することも可能です。
トラブルなどで工程が変更になった場合は、影響の出る工事を一括で移動させることもできるため、修正の手間が掛かりません。
日報作成
日報作成も効率化可能です。
テンプレートを用意すれば、個々人で異なる雛形を使用することがなくなります。
日報として必要な項目を決めておけば、工事の進捗状況や労働環境を把握できるため、問題が発生する前に対応策を講じることが可能です。
また、作業場所が限定されないこともメリットです。
エクセルであれば、会社のサーバーとつながっているパソコンでしか日報作成はできません。
しかしITツールであれば、ネット環境が整っていれば、場所と時間を選ばずに作業が可能です。
IT導入補助金とは
脱エクセルのためにITツールを導入する場合は、IT導入補助金を活用できる可能性があります。
IT導入補助金とは、業務の効率化をおこなえるITツールを導入すると補助金を受けられる制度です。
IT導入補助金の対象企業となるためには、いくつかの条件を満たさなければなりません。
代表的な条件を2つ紹介します。
1つ目は、中小企業・小規模事業者であることです。
業種によって中小企業・小規模事業者の定義は異なります。
建設業の場合は「資本金3億円以下」「常勤の従業員が300人以下」のどちらかを満たさなければなりません。
2つ目は、gBizIDプライムを取得していることです。
gBizIDプライムに関しては、「gBizID」ホームページをご確認ください。
その他の細かい要件は、補助対象について-IT導入補助金2024をご確認ください。
IT導入補助金が使える脱エクセル可能なITツール
IT導入補助金は、ITツールを導入すれば交付されるものではありません。
導入するITツールは、支援事業者に選ばれている提供事業者の製品を導入する必要があります。
ここでは、IT導入補助金を活用できるおすすめツールを3つ紹介します。
| ツール名 | サービス詳細 |
|---|---|
| AnyONE | ・採択率92.2%超 ・工務店業務全般で使用できる ・エクセルと似た操作感 |
| アイピア | ・全ての部署で使用できる ・高い拡張性 ・複数の料金プラン |
| 工務店クラウドEX | ・地方工務店のためのクラウド型基幹型業務システム ・営業情報〜アフター管理の情報まで一元管理 ・情報をいつでも引き出せる |
AnyONE（エニワン）
AnyONEは、工務店業務全般に使用できる業務効率化ツールです。
顧客管理や見積り作成、原価管理や工程表作成からアフター管理まで一気通貫でおこなえます。
AnyONEを導入すれば、複数のシステムを使い分ける必要はありません。
またAnyONEを提供しているエニワン株式会社は、6年連続で支援業者に選ばれており、IT導入補助金の採択率は、92.2%超です。
詳しくは、AnyONEの機能や特徴、口コミ・評判を解説している記事をご確認ください。
さらにエニワンは、IT導入補助金の申請を簡単に理解できる資料をプレゼントしています。
IT導入補助金に興味のある方は、下記リンクよりお問い合わせください。
アイピア
アイピアは、全ての部署で使用できる建設業に特化した業務管理システムです。
営業・事務・経理・施工管理・管理者など案件に関わる全ての業務を効率化します。
高い拡張性があり、機能追加だけでなく、不要な機能を省くことも可能です。
また料金プランは3種類用意されています。
料金プランによっては、顧客管理は脱エクセルし、見積り作成はエクセルでおこなうといったことが可能です。
詳しくは、アイピアの機能や特徴、口コミ・評判を解説した記事をご確認ください。
工務店クラウドEX
工務店クラウドEXは、地方工務店のためのクラウド型基幹型業務システムです。
営業情報〜アフター管理の情報まで一元管理可能で、案件に関連する情報を集約できます。
クラウド対応しているため、必要な情報はいつでも引き出すことが可能です。
営業担当者は現場にいかずとも、写真などで進捗状況を確認できるため、顧客への報告をスムーズにおこなえます。
詳しくは、工務店クラウドEXの機能や特徴、口コミ・評判を解説した記事をご確認ください。
まとめ
本記事では、工務店業務で脱エクセルすべき理由とIT導入補助金を活用して脱エクセルをおこなう方法を解説しました。
エクセルは大変便利な業務ツールですが、大容量のデータ管理や情報共有など不向きな使い方もあります。
大量の情報を扱う工務店業務では、ITツールの導入し脱エクセルで業務効率化をおこなえるでしょう。
また、ITツールを導入するならばIT導入補助金の活用がおすすめです。
本記事ではおすすめのITツールを3つ紹介しましたが「自分では最適なITツールを選べない」と悩む方もいるでしょう。
