ASPを一言で説明すると「情報共有システム」です。
建設業の仕事で負担となっている原因の一つが、工事書類の多さです。ASPを活用することで工事書類の作成・管理・保管を効率的におこなえます。
今回はASPの概要や機能、建設業で役立つ理由、活用事例について解説します。
ASPがこれまでの業務を効率化し、生産性の向上を目指せるツールであることを理解できるでしょう。
目次
ざっくりと理解する建設ASP
ASPという言葉を聞いたことがあるかもしれません。実は建設業の生産性向上に寄与する、重要な言葉です。
まずは建設ASPについて紹介をします。
ASPとは
ASPを一言で説明すると「情報共有システム」です。
情報共有システムと建設業の接点をイメージできない方もいるかもしれません。しかし実際には建設業界に特化した「建設ASP」も存在するほどです。
近年、ASP型工事情報共有システムを使い、生産性の向上、業務の効率化を図っている企業は増加傾向にあります。
今後もこの流れは加速していくといわれています。なぜなら、国土交通省が生産性の向上を目標に掲げ、情報共有システムを推奨しているためです。
工事単位だけでなく、事業全体を円滑化することが期待されており、国土交通省はもちろん、自治体発注工事でも情報共有システムの活用が広がってきています。
ASPでできること
ASPでは、公共工事における受注者、発注者間のやり取り、工事書類の作成などをWEBを通しておこなうことができます。
具体的には「工事帳票の処理の迅速化」「日程調整の効率化」「受発注者間のコミュニケーションの円滑化」などが可能となります。
これにより、工事の生産性向上につなげるだけでなく、それぞれにかかっていた時間と手間を大幅に省略することが可能です。
ASPが業務効率化に役立つ3つの理由
ASPは以下の3つの理由で業務効率化に役立ちます。
- 移動時間の削減で時間効率アップ
- 大容量データのやり取り可能
- 電子納品データ作成の効率化
移動時間の削減で時間効率アップ
工事を進めていくためには、多くの書類作成が欠かせません。当然ですが、書類を作成すれば、提出する必要があります。
例えば役所工事の場合、窓口が開いている時間に間に合うよう、書類を提出しなければなりません。
しかし、ASPを利用すると、書類の発議や決済処理をWEB上で完結することが可能となり、無駄な移動時間を削減することができます。
つまり、書類提出のために取引先を訪問したり、現場を離れる時間を削減することが可能です。移動時間を削減するだけでなく、現場での仕事時間を確保できるのは、一番のメリットといえます。
大容量データのやり取り可能
簡易な書類などの軽いデータは、メールなどに添付して確認してもらうことが可能です。しかし、添付するデータの容量が大きいと、送受信に時間がかかってしまいます。
そのため軽いデータはメールに添付し、重いデータはサーバーなどを経由してやり取りするという、送信手段が混在することもありました。
これではデータ管理の観点からも非効率です。
しかし、ASPを利用すれば大容量のデータであっても、問題なく送受信がおこなえるため、データを管理することも簡単になります。
わざわざメールで連絡し、サーバーにアクセスしてダウンロードするといった手間を省け、無駄な時間とストレスを軽減することが可能です。
電子納品データ作成の効率化
紙の書類を作成、保管するには手間がかかります。ペーパレスといわれる時代ですが、いまだに紙ベースで保存している企業が多いことも事実です。整理してファイルに閉じていくのも一苦労です。
電子データを作成するときには、書類をすべてスキャニングして電子化します。しかしこの作業負担も決して小さなものではありません。
この問題もASPを利用することによって解決できます。
ASPを利用すると、ASP内の書類を一括ダウンロードして電子データを作成することが可能です。利用している電子納品ソフトに取り込むこともできます。
また、ASP内でやり取りをしていない書類も後から追加できるため、すべてをASP内で完結することも可能です。
事例で見るASPの活用例
実際にASPを活用して業務を効率化できた事例を紹介します。
- 働き方改革で導入を決定
- 面倒で時間がかかる工事写真整理も簡単に
- 誰が見ても分かる工程表を簡単に作成
働き方改革で導入を決定
A社は、働き方改革の一環として残業を減らすためにASPの導入を決定。それまでは、現場から発注者出張所まで、片道25分かかっていました。
つまり、往復で1時間近くの移動時間を必要としたのです。
しかし、ASPの導入によって、WEB上でやり取りがおこなえるようになり、移動時間をなくすことに成功しました。
現場から離れる時間も極端に少なくなったため、生産性は向上します。結果的に残業をなくすことにも成功しました。
ASPの導入により、移動時間という無駄を省けた好事例です。
面倒で時間がかかる工事写真整理も簡単に
工事写真の整理を簡素化するためにASPを導入したB社。
それまで、工事写真の振り分けや整理に、多くの時間と労力を費やしてきましたが、解決策を探しているなかでASPの存在を知り、利用を決めました。
現場によっては、多くの写真が必要です。それらを一枚一枚、振り分けたり整理することは、簡単ではありません。
実際、2,000枚を超える写真整理をしたときには、ASPの存在に助けられ、導入して良かったと感じたそうです。
また、すべての写真を自分だけで撮影しているわけではなく、撮影者に聞かなければ、どこの写真か分からないという現実もあり、もしASPを導入していなければ、どれだけ時間がかかったことかと不安を覚えるほどでした。
こちらも、手作業での作業と比較して大幅に時間と手間を削減することができました。
誰が見てもわかる工程表を簡単に作成
共有できる共通のフォーマットで見やすい工程表を作成したい、そのような思いでASPの導入を決めたC社。
ASPを導入するまではエクセルを使って工程表を作成していました。エクセルは、使う側がある程度自由に計算式を入れられる点で便利です。
しかし、細かな修正を加えていくうちに、セルが移動してしまったり、構成比率を加味した進捗率が間違って算出されたりとヒューマンエラーによるミスが少なくありませんでした。
ASPの導入によりヒューマンエラーは激減。専用のフォーマットを使用して、ミスの発生源を根こそぎ絶ちました。
また、全体の工程表を作成しながら、週間・月間工程表も同時に作成できるため、全体を通して作成時間をかなり短縮できています。
工程表自体も発注者から見やすいと好評で、導入して良かったと感じているそうです。
まとめ
業務を効率化するということは、無駄をなくし生産性を高めることにつながります。
だからといって、それほど簡単なことではありません。
しかし、ある条件下においては、意外に簡単におこなえるようになることがあります。それが、新しいツールや新しいシステムが登場したときです。
今回紹介したASPもそれにあたります。ASPを使って、時間と手間を大幅に削減して生産性の向上を目指してください。
