工事写真の主な管理方法としては、ファイリング、エクセル、アプリ、業務管理システムの4つが挙げられます。
この記事では、工事写真の管理方法の概要について解説します。
工事写真は、建設現場で欠かすことのできない重要な資料ですが、写真の枚数が多くなりやすいため、管理の負担も大きくなりがちです。
工事写真をより効率的に管理するためのポイントについても取り上げているため、工務店などで工事写真の撮影や管理をおこなっている人は参考にしてください。
目次
工事写真とは
工事写真とは、工事の施工状況を記録するために撮影する写真です。
撮影する目的は、工事の各段階における施工状況を記録し、工程の記録を残しておくこと。
セメントを流し込むなど、工事によっては、一度作業をおこなうと二度と確認できなくなる箇所もあるため、写真で記録を残しておかなければなりません。
似たような工事がおこなわれる際に、過去の写真を参考にできたり、工事中のトラブルに写真を確認して作業に間違いがないか振り返ることもできます。
さらに、施主に対して施工状況を説明するときに使用することも可能です。
このように、工事写真は建設業のあらゆる場面で活用されるものであり、その重要性は高いと考えられます。
工事写真の管理方法
工事写真を管理する方法はいくつかあります。
ここでは主な方法として以下の4つについて解説します。
ファイリング
工事写真の管理方法の中でも、最も一般的といえる方法がファイリングです。写真を印刷したうえでファイリングをおこないます。
ファイルがあればできるシンプルな方法で、これまでに多くの企業で採用されてきた管理方法です。
一方で、工事写真の枚数が増えると管理の負担が大きくなるというデメリットも。
膨大な数の写真を撮影し、その中から工事台帳に貼り付ける写真を手作業で選ばなければなりません。
また、ファイリングの数が増えると保管スペースも確保しなければならず、オフィス内で管理しきれない場合は、管理スペースを別途用意する必要があるなど手間もコストもかかってしまいます。
当然ですが、工事写真をチェックするために保管場所まで足を運ばなければなりません。例えば、写真を確認するために現場からオフィスに戻らなければならないケースも出てくるはずです。
このような方法は業務効率の低下にもつながります。
エクセル
工事写真はエクセルで管理できます。
手順は、台帳を作成して、工事写真を貼り付けるだけ。ファイリングのように物理的な管理スペースを必要としません。
また、エクセルを含む「Microsoftオフィスシリーズ」は、多くの企業ですでに使用されているツールで、導入の手間がかからない点も大きな特徴です。
一方で、エクセルはサーバーなどを介することで、社内での共有が可能となりますが、共同編集などには適していません。
例えば、誰か一人がエクセルを開いて編集をおこなっている場合、他の人は編集内容をリアルタイムに確認できません。情報共有にタイムラグが生じる可能性があります。
また、2人が同時にエクセルを開いて編集し、保存すると最新情報が反映されたファイルが2つ存在することにもなりかねず、業務を混乱させてしまう恐れも。
そのほかにも、管理する写真の枚数が多くなると、エクセルの速度が遅くなり、操作性が低下するケースも考えられます。
アプリ
近年では、工事写真の撮影や管理ができるアプリもあります。
アプリによっては撮影した写真の自動仕訳や作成する書類との連携ができ、写真管理の手間を大幅に軽減できます。
また、スマートフォンやタブレットがあれば撮影ができるため、撮影機材の準備も不要です。
業務管理システム
写真管理だけでなく、業務全体の管理を効率よくおこないたい場合は、業務管理システムの利用がおすすめです。
業務管理システムの場合、写真や工程表、見積書といった各種資料の保管・管理ができるほか、検索機能がついているため、必要な写真をすぐに見つけることもできます。
また、業務管理システムによっては、スマートフォン・タブレットで使用できるアプリを提供し、現場からアプリを使って工事写真をチェックすることも簡単です。
導入時にコストこそかかりますが、エクセルやファイリングのようなデメリットはありません。
工事写真の管理を効率よくおこなうポイント
工事写真の管理を効率よくおこないたい場合、アプリや業務管理システムの導入がポイントとなります。
例えば、電子小黒板機能を備えているアプリであれば、写真だけでカバーしきれない情報を電子小黒板で補足することができます。
工事台帳と連携できる機能を備えていれば、電子小黒板に記載した情報も自動的に台帳に反映されます。
従来の工事写真撮影は、複数人でおこなうことが一般的でした。しかし、アプリがあれば1人で効率的に済ませることができるはずです。
また、工務店などの建設業に特化したシステムを導入することで、建設業務に関する情報を一元管理することも可能です。
自社にあったシステムを選ぶ
業務管理システムを選ぶ際は、事前に自社の業務を洗い出し、どのような業務での使用を想定しているのか明確にすることが大切です。
業務管理システムは幅広い業務に対応していますが、自社には不要な機能がついているケースもあります。
一方で、自社に最適な業務管理システムを見極めるためには、業務の洗い出しをおこなうことです。
現場の社員へのヒアリングをおこなうほか、業務マニュアルなどがあればそれらを参考にして、業務フローの全体像を明らかにしてください。
業務を洗い出すことで業務フローが可視化され、課題も把握しやすくなります。必要な機能も明確となり、業務管理システムも選びやすいです。
まとめ
今回は、工事写真の具体的な管理方法や管理をおこなう際のポイントなどについて解説しました。
工事写真は、工事の過程を記録し、後から振り返る際などに使用する重要な資料です。
管理方法には、ファイリングやエクセル、アプリ、業務管理システムなどがありますが、業務効率を重視したい場合は、アプリやシステムの利用がおすすめです。
特に業務管理システムは、工事写真の管理だけでなく、工程表や見積書の作成・管理、受発注管理、顧客情報管理、営業管理などあらゆる業務の情報を一元管理できるため、業務効率化を図りたい企業におすすめです。
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