BCP対策は多くの企業にとって、様々な観点から必要不可欠です。
BCP対策とは「Business Continuity Plan」の略語で、「事業継続計画」という意味です。
分かりやすく言うと、自然災害やテロなどの緊急時に被害を最小限にとどめ、迅速に復旧して事業を継続するための対策です。
この記事では、BCP対策のメリットや必要な理由、工務店ですぐに行えるBCP対策を紹介します。
目次
BCP対策を行うメリット
BCP対策は法律上で定められているわけではなく、義務ではありません。
しかし、日頃から対策しておくことで、緊急時に対応できます。
ここでは、BCP対策を行うメリットについて詳しく解説いたします。
損失を抑えられる
BCP対策をしていれば、緊急事態が発生しても、迅速かつ冷静な対応ができます。
例えば、大規模な停電が起きて会社のパソコンを立ち上げることができなくなった場合、業務を進められなくなります。
しかし、従業員が所有している個人のノートパソコンでも仕事をできるようにしておけば、業務が滞ることはありません。
また、ノートパソコンは充電があれば使用できますので、会社のパソコンを全てノートパソコンにしておくのも良いでしょう。
企業の価値を上げられる
BCP対策を実施しているということは、常にリスクを想定し、どんな状況でも業務を遂行するという意思の表れです。
新規契約時に伝えたり、自社のホームページで掲載したりすることで、ステークホルダーからも高く評価されるでしょう。
また、自社の従業員のことを考えているアピールにもなりますので、優秀な人材が集まりやすくなります。
企業の価値を上げることで、取引の数を増やせたり、融資を受けやすくなったりなど、良い影響があります。
社会的責任を果たせる
BCP対策を行うことで、社会的責任を果たせます。
例えば、一条工務店の場合は、災害などの緊急事態に備えて、施設に屋上避難階段や防波壁、水防扉を設置し、リスク管理を行なっています。
この施設は、地域住民の避難場所にもなっています。
このような本格的なBCP対策は地域の工務店では難しいかもしれませんが、「自社のBCP対策はどのような社会的責任を果たせるのか」を念頭に置いてBCP対策を進めていきましょう。
【参考】社会貢献活動 – CSRの取り組み – 一条工務店
BCP対策が必要な理由
BCP対策が必要な理由は下記3点です。
日本は自然災害が多い
日本では大震災や台風、集中豪雨などが頻繁に起きており、年中警戒しなければなりません。
地球の表面はプレートという十数枚の岩盤に覆われてできていますが、日本列島は4枚のプレートが衝突している場所に位置しており、これが地震の原因になっています。
日本の南東側の海上では熱帯低気圧が発生しやすくなっており、これが台風になって暴風雨をもたらします。
また、日本の国土の約7割が山地です。
山地の川は傾斜が急で流れが速く、氾濫が起きやすくなっています。
温帯多雨という気象条件も相まって、土砂災害が発生しやすいのです。
このように、日本はヨーロッパやアメリカよりも自然災害が多く、BCP対策の重要性が高いと言えます。
緊急事態はいつ起こるか分からない
緊急事態はいつ起こるか分かりません。
東日本大震災のような自然災害だけでなく、他国のようにテロ攻撃が発生する可能性も0ではありません。
現在も続く新型コロナウイルスの流行も、一体誰が予想できたでしょうか。
緊急事態は思いも寄らないタイミングで起こるため、日頃からBCP対策をしているかどうかで、その後の企業の運命が決まると言っても過言ではありません。
災害が起きたらどう動くか、テロが発生したらどうするか、感染症が流行したらどのように勤務形態を変えるかなどを事前に決めておけば、慌てることなく迅速に対応できます。
様々なリスクを考慮して対策をとれる企業こそ、一流企業と言えるのではないでしょうか。
顧客からの信頼度を高めるため
BCP対策をしておけば、有事の際に事業を継続でき、クライアントに迷惑をかけずに済みます。
そのため、BCP対策を公表することで、顧客から信頼してもらえるでしょう。
「この企業は何があっても途中で契約を投げ出したり、納期を守らなかったりする心配はない。」と思ってもらえれば、より良い関係を築くことができるでしょう。
BCP対策は、自社にとってもクライアントにとっても大きなメリットがありますので、すぐにでも実施すべきです。
工務店におけるBCP対策
工務店におけるBCP対策として、すぐに行えるものには次のようなものがあります。
テレワーク環境を整備する
テレワーク環境を整備し、いつでもどこでも仕事をできるようにしておきましょう。
セキュリティ面を考慮し、社内でしか重要な書類を見れないようにしている企業は多いです。
しかし、そのような環境だと社員は必ず出社しなければなりません。
また、紙ベースの承認フローになっていると、上司に成果物を確認してもらうためには、その都度会社に行く必要があります。
このような状態では、緊急事態に対応できません。
重要な書類は全てデータ化してクラウド上で見れるようにしたり、オンライン上で業務を承認できるようにしたりすることで、リスクを軽減できます。
チャットツールを導入する
チャットツールを導入し、どのような状況でも仕事のやり取りをできるようにしておきましょう。
業務に関する疑問については、上司や同僚に直接質問するのがもっとも手っ取り早いです。
しかし、新型コロナウイルスの流行によって対面での接触を避ける必要があったり、仕事の進捗状況によってはすぐに回答できない場合もあったりするため、他の手段を使わなければなりません。
従来のようなメールや電話でのやり取りには手間がかかり、相手の時間を奪ってしまいます。
そのため、チャットツールを導入するのがベストです。
チャットツールでのやり取りは気軽にできるだけでなく、スケジュールを共有したり、データやファイルを送信したりすることができます。
パソコンのほか、スマートフォンからでも使えるチャットツールを導入すれば、災害などの影響で会社のパソコンが一時的に使えなくなっても問題ありません。
機密データのバックアップを取る
火災によって紙で保管していた重要書類が消滅したり、サイバーテロによって重要なデータを盗み取られたりする場合があります。
そのため、機密データのバックアップを取り、複数の媒体に保存しておくことで、完全な紛失を防ぐことができます。
バックアップには時間がかかるだけでなく、データを保管するためのクラウドサービスを契約したり、USBを用意したりなど手間もかかります。
手間や時間がかかるという理由でやりたくない人も多いかと思いますが、いざという時のリスクを考えれば、バックアップは必ず取るべきです。
まとめ
今回は、BCP対策のメリットや必要な理由、工務店ですぐに行えるBCP対策を紹介しました。
工務店がBCP対策を行う場合は、バックアップが取れて、テレワークにも対応できるチャット機能付きのシステムがおすすめです。BCP対策と同時に、業務効率化を図ることもできます。
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