工事現場では赤字を出さないために、適正な実行予算の作成と管理が必須です。
しかし、人手不足や長時間労働で実行予算を管理する余裕のない方も多いでしょう。
本記事では赤字を出さない実行予算の作り方を、わかりやすく解説します。
実行予算とは
メーカーは同じ商品を大量に生産するものですが、建設などの工事で作られる生産物（完成品）は、工事現場単位で異なります。
コストなども全く異なるため、全体の収支管理は難しくなるでしょう。
実行予算
実行予算とは、工事の前に、使用する資材などの原価（工事費）を想定して作成する予算をいいます。工事全体の目標原価を設定した後に、目標利益を上乗せしたものが実行予算となります。
工事現場の収支コントロールが可能となる重要な作業に当たります。
実行予算と基本予算の違い
基本予算とは、建築業者の会計年度ごとに作成される年間予算です。
経営方針・計画に従い、その会計年度の営業予算や工事費予算などをまとめた、概略的な予算をいいます。
実行予算を作成する目的
実行予算を作成する目的は、以下の３点です。
工事現場ごとの予算を把握する
建築業者は、それぞれ工事現場の利益の積み上げが企業全体の最終利益となります。
粗利益は下記の計算式で算出されます。
粗利益=完成工事高-完成工事原価
工事にかかる費用（工事原価）と、目標利益を合算した実行予算を作成することで、工事にかかるコスト・利益率を把握しやすくなります。
赤字や損失を早期発見できる
工事がスタートしてから「作業の遅れ」や「材料不足」などで想定外のコストがかかり、実行予算で盛り込んだ原価と、実際にかかった費用との間に、差異が発生することがあります。
この差異をリアルタイムでしっかり管理し、改善に向けて適切に手を打つことで、赤字や損失を最小限に抑えられるでしょう。
工事現場マネジメント力の引き上げ
通常、実行予算は工事責任者が作成します。
工事責任者は、発注先や協力業者の状況など、工事現場を熟知し、工事全体をマネジメントする高いスキルが求められます。
実行予算を工事責任者に作成させることで、工事責任者がより強い当事者意識を持つことにつながります。
実行予算の作成手順
ここでは、実行予算を作成する手順について解説します。
1．予算作成者を決める
まず、実行予算の作成者を決めましょう。基本的には、先ほど触れた通り、工事責任者が予算作成者になるケースが多いです。
工事責任者は、発注業者、協力業者の事情を深く理解しており、利益とコスト意識を持って業務を遂行してくれると期待できます。
2．見積書から予算を仕分ける
工事契約した見積書に記載されている予算をもとに、仕分け作業を行います。
主に、材料の資材費（材料費）や、工事作業員などに支払う労務費（外注費）などを仕分けします。
3．原価を計算する
仕分けした後、各明細の原価計算をします。
資材費はメーカーに問い合わせして価格の情報収集を行い、労務費は協力業者と協議の上で計算し、明細ごとに原価を決定します。
4．利益を計算する
工事の契約金額（施主から受け取る金額）から原価を差し引きしたものが、工事の利益となります。
建築業者によっては、今後の実行予算作成のデータとして活かせるよう、明細単位で「粗利益」や「粗利益率」の算出が求められるケースもあります。
5．実行予算案の決済
実行予算案が作成できたら、最終調整を行います。各部門と協議し、修正が必要な場合は一部変更を加えて最終案を決済し、作業全体が完了します。
赤字が想定されるケースとは？
主に次の３つのケースで赤字になる可能性が高くなります。
実行予算の作成が大幅に遅れる
実行予算を作成する時間を十分に確保できません。
その結果、発注先や協力業者と十分に交渉できず、具体性がなく、根拠に乏しい、一般的な原価と利益をもとに、実行予算が作成されてしまいます。
工事が既にスタートして、工期の後半になってようやく作成されるケースや、最もひどいケースでは、実行予算そのものが作成されないことすらあります。
見積書の原価見込みが甘い
クライアントに当初提出していた見積書の原価見込そのものが甘いと、受注後、精緻に計算した実行予算との間に、大きな差異が生じる可能性が高くなります。
会社利益を上げる意識が低い
通常、クライアントとの交渉や受注は営業部門が担当し、実行予算の作成などは工事部門が担当します。
本来、受注段階から営業部門と工事部門で、十分な原価設定、見積額や最終発注額の検討がなされなければなりません。
しかし、社内の会社利益に対する意識が低い場合、部門間の連携がとれず、検討ができないケースもあります。
他社との競争が厳しい中で、営業部門は利益率の低い現場であっても受注せざるを得ず、工事部門は実行予算の作成に悩むことになるでしょう。
赤字を出さない実行予算を作成するポイント
実行予算がしっかり作られていないと、黒字になることは少なく、いずれ会社の経営は厳しい局面に追い込まれてしまいます。
ここでは、赤字を出さない実行予算を作成するポイントを解説します。
設定見積書段階での適正な原価
建築業者の営業部門は、クライアントと工事について交渉する際、必ず見積書を提示しなければなりません。
見積書は、工事部門が計算している各原価を積み上げた「積算原価」がベースとなります。
見積書よりも精度が上がったものが実行予算となりますが、受注前後で原価の差異が出ないように、見積書段階から精緻な数字で仕上げておくことが重要です。
実行予算作成時の精緻な原価計算
実行予算を作成する段階では、工事の工程表に従って、資材や協力業者への発注計画を立てます。
価格交渉については、過去の取引実績、技術レベル、資材の品質などをしっかり分析して、綿密に実施することが重要です。
実行予算作成と工事管理システム
実行予算を作成する際に、最も重要なことは積算原価です。
原価を適切に算出し、会社利益を上げていくには、社内の利益に対する意識レベルの引き上げが不可欠です。
社内全体の連携を強化するために、全ての部門の業務フローを見直し、社内システムを構築しなければなりません。
そのツールとして、工事管理システムが非常に有効となります。工事管理システムでは各部門からの情報を一元管理することが可能になり、社内情報の連携が強化されるでしょう。
実行予算と社内ルールづくり
適正な実行予算を作成するためには、工事管理システムを活用して、社内ルールをしっかり整備することも重要です。
例えば、利益を意識した工事受注に関する基準ルールを設けることや、営業部門と工事部門の引き継ぎルールなどがあれば、社内で「会社利益」が可視化されます。
表面的な実行予算上は黒字になっていても、いざ工事が完了すると赤字に陥っている事態を防ぐには、具体的な数値で利益を可視化しなければなりません。
そのためには工事管理システムを運用し、過去のデータをしっかり蓄積して、分析を重ねることが不可欠です。
過去、赤字に陥った傾向や、取引業者との見積もりの変遷など、多くのデータを蓄積し活用することで、より正確な原価計算が可能となります。どこまで工事価格の引き下げが可能か、基準も把握できます。
その結果、業者間の価格競争に巻き込まれず、営業力と収益力の強化にもつながるでしょう。
まとめ
自社の利益体質をより強化するためには、実行予算づくりが非常に重要になることを、理解いただけたでしょうか。
工事管理システムを効果的に運用できれば、予算管理そのものがスムーズになり、社内連携の強化にもつながります。今後、会社利益を強く意識できるような社内体制の整備を図ることをおすすめします。
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